Vecteur de communication, au sein d'une entreprise
ou entre partenaires, l'Intranet / Extranet se transforme peu à
peu en outil d'accès à un ensemble de ressources de
manière standardisée et sécurisée. Comment
s'effectue cette transformation ?
> Quelle est
la différence entre Intranet et Extranet ?
Un Intranet constitue stricto
sensu un réseau interne, basé sur les protocoles
TCP/IP. Chaque employé accède, de manière personnalisée
ou non, aux informations dont il a besoin et dont l'entreprise dispose.
Ceci peut se limiter à la messagerie, mais l'acceptation
actuelle de l'Intranet est plutôt celle d'un réseau
HTTP (Web, donc).
L'Extranet
est un réseau constitué de plusieurs Intranets auxquels
des utilisateurs externes sont autorisés à se connecter.
Il s'agit généralement de lier plusieurs sites appartenant
à l'entreprise, ou de relier l'entreprise à ses partenaires
ou clients privilégiés.
>
Que doit-on prendre en compte avant de concevoir un Intranet ?
L'Intranet se destine
aux collaborateurs: pour connaître les besoins de l'utilisateur,
il faut donc commencer par se renseigner sur celui-ci, et rencontrer
plutôt "l'homme de terrain" que le décideur.
D'autre part, il faut essayer de cerner les problèmes que
l'employé rencontre dans son travail quotidien face à
l'outil informatique. Quelles sont les manipulations qui lui posent
problème ? Lui arrive-t-il de ne pas trouver ce qu'il cherche
parmi les ressources disponibles dans l'enteprise ? Comment cette
situation va-t-elle évoluer avec l'Intranet et les procédures
nouvelles qui l'accompagnent ? Savoir répondre à ses
questions détermine la politique de conduite du changement
à adopter.
Enfin, un Intranet implique
des employés "consommateurs" (de ressources), et
d'autres "producteurs" (de contenu). Et mieux vaut ne
pas trop compter sur la transformation du consommateur en producteur
par le miracle de l'outil Intranet collaboratif...
>
Quelles sont les évolutions passées et futures de
l'Intranet ?
On peut distinguer trois générations
d'Intranet, la première ayant émergé au milieu
des années 1990, la seconde correspondant - en moyenne -
aux Intranets actuels des (grandes) entreprises, et la troisième
prenant corps dans (vraisembablement) un ou deux ans. L'évolution
de l'Intranet se traduit à la fois par plus de personnalisation
et par un plus haut degré d'intégration.
L'Intranet de publication est la version la plus ancienne et donc
la moins sophistiquée. Née avant l'an 2000, elle consistait
globalement en une transition de l'information d'un support papier
vers un support électronique. L'approche était plutôt
horizontale, et les applications peu stratégiques.
Aujourd'hui, on se situe au stade de l'Intranet applicatif. Les
applications, y compris les applications stratégiques, sont
de plus en plus présentes sur le Web. On utilise des
portails pour y accéder. L'approche est plus départementale.
L'Intranet du futur est qualifié par les analystes
de Benchmark Group d'environnemental. Il est pleinement considéré
comme une solution de productivité généralisée
à l'ensemble des employés. On y favorise le point
d'entrée unique vers le système d'information, tout
en personnalisant l'environnement de travail, comme sur le nouveau
portail de Beghin Say, par exemple. On passe aux applications collaboratives
(notamment les espaces de réunion virtuels). On ouvre l'accès
aux réseaux distants, donc cela nécessite des garanties
de sécurité fortes.
>
Quels types d'Intranet sont implantés dans les entreprises
?
La gestion des connaissances (Knowledge Management, KM) est,
de par sa nature même, une des principales finalités
de l'implémentation de services Intranet / Extranet. Si certaines
entreprises cherchent à rationaliser leurs bases documentaires
en les unifiant, la plupart multiplie les bases en fonction des
projets. C'est pourquoi le chantier du KM reste prioritaire devant
celui du collaboratif ou même de l'intégration, et
même quand il ne l'est pas, reste indispensable: chez Vivendi
Universal Publishing, par exemple, un Intranet de publication servant
d'outil de KM est prévu pour donner un coup de pouce à
la récente initiative de portail collaboratif...
Par
ailleurs, dans les grandes entreprises françaises, les grands
axes d'intégration concernent en priorité les bases
de données existantes, puis les applications client-serveur.
Cela participe du phénomène de "webisation des
systèmes d'informations", avec un navigateur en tant
que client universel. Les ERP ont par exemple suivi ce mouvement
en se dotant de volets web intégrables aux Intranets.
Ressources humaines, département Finances, Achats (via
des systèmes d'e-Procurement notamment), se dotent d'applications
métier dans le cadre d'un Intranet ou d'un Extranet. L'Informatique
n'est généralement pas en reste, bien entendu.
> Sur quelles
technologies d'avenir repose un Intranet ?
De nombreux aspects technologiques
rentrent en compte dans un tel projet: nous citons cinq des principaux
enjeux techniques et logiciels dans ce qui suit.
Les serveurs d'application. Leur rôle
est prépondérant dans une architecture e-Business
- ils jouent le rôle de "constructeurs d'application"
à partir de composants hétérogènes -
même si leur mise en place constitue généralement
un projet important. IBM
Websphere et BEA
Weblogic viennent immédiatement à l'esprit. Citons
également Oracle, iPlanet ou les serveurs d'application libres.
Les EAI
(Intégration des Applications d'Entreprise). Ces solutions
sont essentielles pour un Intranet applicatif tirant véritablement
parti de flux inter-applicatifs (et donc de processus métier
complexes). L'offre de WebMethods
(Integration Platform) est particulièrement bien positionnée
sur le marché.
Les langages XML
(eXtended Markup Language) et Java.
XML s'impose de plus en plus comme le langage standard pour la structuration
de contenu. Néanmoins, sa (relative) jeunesse et paradoxalement
sa souplesse (multiplicité de vocabulaires métier)
freinent sa progression dans les entreprises. Le langage Java de
Sun est quant à lui de plus en plus présent dans les
entreprises, notamment par l'intermédiaire de J2EE
(Java 2 Platform Enterprise Edition). Quand la technologie Java
est utilisée, elle l'est généralement pour
l'ensemble des développements Intranet, car elle est jugée
très fiable.
Les Web
Services. L'objectif principal de cette très récente
technologie est l'interopérabilité des applications.
La technologie n'est pas encore assez connue et maîtrisée
pour que les entreprises s'y lancent à corps perdu, mais
suscite une importante curiosité. L'intérêt
des Web Services (qui reviennent à la problématique
de l'intégration XML) est particulièrement flagrant
dans le cadre d'échanges B2B via un Extranet. Leur
utilisation dans ce sens est pourtant encore marginale.
Les solutions de "portail d'entreprise": systèmes
orientés vers la publication et le KM (recherche, indexation,
un peu de collaboratif) comme Documentum
ou Vignette;
systèmes orientés vers le "décisionnel"
(offres d'éditeurs d'ERP comme PeopleSoft,
SAP,
ou encore l'offre de Brio
- suite comprenant une solution de portail décisionnel et
divers outils d'analyse, de requête et de reporting); systèmes
mettant en avant le collaboratif, comme Corporate
Portal de Plumtree,
leader du marché mondial; plates-formes
de déploiement (facilitant la conception de portails), enfin,
offrant de la gestion de contenu mais aussi de l'intégration
applicative, une connexion aux annuaires
LDAP, etc. (citons les offres de Sybase
ou d'IBM, entre autres).
On peut également mentionner
les outils de web-to-host (typiquement, il s'agit d'un interfaçage
web en remplacement de terminaux présentant les applications
hébergées sur des grands systèmes).
> Comment prévoir
les retombées de l'Intranet ?
Si techniquement, la mise au point d'un Intranet peut
s'avérer relativement simple, il est par contre très
difficile de mesurer le retour sur investissements (ROI). En effet,
l'Intranet - quand l'entreprise a su en assurer la promotion en interne
(par des opérations de communication, une newsletter ou autre
système allant au devant de l'utilisateur pour lui rappeler
l'existence et l'utilité de l'outil Intranet) - change la manière
de travailler de tous ses utilisateurs. Comment mesurer financièrement
ce changement ? Il est toutefois possible de comparer les coûts
de l'ancienne et de la nouvelle architecture informatique. Par ailleurs,
pour se faire une idée fidèle de ce que sera l'Intranet
dans son entreprise, il est possible de faire des tests sur une population
représentative de l'entreprise. Ce test confère trois
avantages. Il permet de : juger le coût de la maintenance du
système, constater les effets (positifs ou négatifs)
sur les employés, corriger les éventuelles erreurs avant
l'implémentation générale. [Serge Descombes, JDNet]