Démocratiser l'art du prompt au sein de votre entreprise

Depuis le lancement de ChatGPT en novembre 2022, le terme " prompt " s'est imposé dans le vocabulaire technologique. La démocratisation de l'agent conversationnel d'OpenAI, a propulsé ce concept sur le devant de la scène. Dès lors, on a vu fleurir sur les plateformes des réseaux sociaux des experts du prompt, des " prompt engineers " et des formations en ligne (ou tutos YouTube) pour rédiger des prompts parfaits.

Tandis que, pour les particuliers, construire un prompt relève d’une démarche intuitive—similaire à l’adaptation d’une recette de cuisine —, en entreprise, il est crucial d’adopter une approche structurée, sécurisée et centralisée. L’implémentation d’un Prompt Store est un excellent levier pour faciliter la prise en main des outils d’IA générative, améliorer la qualité des réponses obtenues, et garantir une utilisation homogène de ces outils pour les collaborateurs.

Dans cet article, nous allons explorer les concepts du prompt store et sa mise en œuvre de façon pragmatique et concrète.

Qu’est-ce qu’un (bon) prompt ?

Plusieurs méthodes ont été proposées pour rédiger des prompts efficaces, mais elles reposent toutes sur un principe fondamental : décomposer l’instruction en parties claires et précises. En d’autres termes, rédiger un prompt « expert » revient à combiner plusieurs ingrédients essentiels, parmi lesquels figurent au minimum :

1. Rôle attribué à l’IA
2. Objectif ou tâche à accomplir
3. Contexte et détails
4. Tonalité souhaitée
5. Format de sortie (email, post LinkedIn, tableau, image, etc.)

Des éléments optionnels peuvent venir enrichir le prompt, tels que :

• Restrictions ou contraintes à respecter
• Exemple pour illustrer la demande

Un prompt type peut se formuler ainsi :

"En tant que [rôle], je veux que tu [objectif/tâche]. Le contexte est le suivant : [détails]. Pour cela, tu devras [instructions spécifiques] en adoptant un ton [tonalité]. Assure-toi de ne pas [restriction]. Ta réponse devra être présentée sous la forme suivante : [format]."

Après rédaction, il est essentiel de tester et comparer les résultats obtenus avec différents modèles de langage (LLM) tels que Claude, ChatGPT, Mistral, Gemini ou Deepseek, puis d’itérer en ajustant les termes pour obtenir la meilleure performance.

Qu’est-ce qu’un Prompt Store ?

Un prompt store est une plateforme centralisée qui permet de créer, organiser, stocker et partager des prompts. Cet outil collaboratif favorise une utilisation cohérente et reproductible des prompts dans divers cas d’usage, en facilitant leur accès et leur gestion par l’ensemble des équipes utilisant des IA génératives. La mise en place de cet outil nécessite la mise en place d’une cellule dédiée, qui certifie les prompts pour garantir leur conformité avec la charte interne, tout en assurant une gestion éthique et sécurisée des données.

Pourquoi utiliser un Prompt Store ?

Les avantages d’un prompt store sont multiples. La centralisation des prompts permet un classement par catégories, projets ou cas d’usage tout en assurant un suivi des versions, ce qui facilite l’accès à l’information et met en avant les prompt les plus courants pour chaque sujet. Les prompts les plus performants sont sauvegardés et réutilisés, ce qui réduit le temps de création pour les utilisateurs, et favorise le réemploi. Les équipes peuvent également partager des prompts optimisés, échanger des retours et co-construire des solutions adaptées à leurs besoins.

Des métriques diverses (précision, pertinence, taux de réussite) permettent d’optimiser continuellement les prompts, et aide à la diffusion des bonnes pratiques de syntaxe à adopter.

Enfin, la définition de standards d’utilisation au travers des processus de certification dans le prompt store assure une qualité homogène dans les interactions avec les IA, qui augmente la pertinence globale des résultats.

Comment administrer un Prompt Store ?

Pour une gestion optimale, plusieurs étapes clés sont à considérer :

1. Mise en place de la structure :

Les prompts doivent être classés par fonction (marketing, développement commercial, service client, DRH, finance, communication, etc.) ou par objectifs (analyse, génération de contenu, résolution de problèmes) grâce à un système de mots clés et de métadonnées. Il est nécessaire d’assurer une indexation fine grâce à des labels et des descriptions détaillées, afin de garantir aux utilisateurs de trouver le prompt qui correspond le mieux à leur besoin.

2. Définir les rôles et droits d’accès :

Trois rôles clés sont à mettre en place. Les administrateurs, chargés de valider et de maintenir la base de prompts, ils ont un accès libre à l’outil et peuvent ajouter, supprimer ou certifier des prompts. Les contributeurs, ce sont les créateurs de prompts qui soumettent leurs propositions aux administrateurs. Ils ont un accès modéré à l’outil, et peuvent ajouter de nouveaux prompts à certifier. Les utilisateurs qui consultent et utilisent les prompts selon leurs besoins et leurs droits d’accès. Ils ont un accès limité à l’outil.

3. Documentation et formation :

Afin de faciliter la prise en main du prompt store par les utilisateurs, des ateliers de formations doivent être proposés afin de former les équipes à l’optimisation des prompts et maximiser leur impact. En complément un guide d’utilisation détaillé expliquant comment rédiger, tester et enregistrer un prompt et à partager aux collaborateurs, pour leur servir de point de repère en cas de besoin. L’adoption de l’outil est une phase clé de la réussite d’un prompt store, car cette dernière repose en grande partie sur la collaboration des utilisateurs et les nouvelles propositions de prompt qui permettent de l’enrichir.

4. Mise à jour et optimisation continue :

Une fois en place le prompt store évolue continuellement grâce aux retours des utilisateurs pour ajuster et améliorer les prompts. Des audits doivent également être effectués régulièrement, afin d’identifier et remplacer les prompts obsolètes ou inefficaces.

Les défis d’un Prompt Store

La mise en place d’un prompt store n’est pas sans obstacles : volumétrie, obsolescence, standardisation, confidentialité, … Tous ces éléments sont à surveiller en permanence afin de maintenir un niveau qualité satisfaisant pour les utilisateurs.

En effet, une utilisation intensive peut rendre la base de données volumineuse et complexe à organiser. Il est important de bien dimensionner l’usage prévisionnel de l’outil et de construire une infrastructure de gestion adaptée en conséquence. Il est également indispensable de pouvoir faire évoluer l’architecture avec l’usage, pour ne pas être limité si l’outil est plus utilisé qu’initialement prévu.

La rapidité d’évolution des modèles d’IA peut également rendre certains prompts obsolètes. Il est crucial de préciser avec quel modèle et quelle version chaque prompt a été élaboré, et se tenir au fait des dernière évolutions des modèles, pour adapter les prompts en conséquence ou les retirer s’ils deviennent inutilisables.

La standardisation des prompts permet de garantir une qualité homogène, mais cela peut avoir pour effet de limiter l’innovation dans la syntaxe. Une instance dédiée peut animer des groupes de référents métiers pour stimuler l’évolution créative des prompts, et ainsi garantir des résultats de la meilleure qualité de la part des outils d’IA générative.

Enfin, les prompts comportant des informations sensibles nécessitent une attention toute particulière, et une gestion sécurisée pour éviter toute fuite de données. Ils doivent être revus en permanence au regard de l’évolution de la législation à ce sujet, et des normes internes de partage des informations à des outils tiers.

Exemple concret : un Prompt Store sur SharePoint

Imaginez une solution intégrée à SharePoint qui offre à chaque département un accès direct à une bibliothèque organisée de prompts. Les collaborateurs y recherchent, testent et utilisent des prompts validés par une cellule de gouvernance, tout en apportant des retours constructifs pour améliorer continuellement la base.

C’est exactement ce qui a été mis en place dans un cabinet de conseil pour répondre aux besoins internes de ses consultants et fonctions support.

• La plateforme via SharePoint, offre un accès facile et sécurisé pour tous les collaborateurs. L’interface intuitive permet à chaque utilisateur de naviguer aisément entre les différentes sections et d’accéder aux prompts en quelques clics.
• Les prompts sont rigoureusement classés de manière pragmatique par catégorie (gestion de projet, communication et storytelling, tâches du quotidien,…) et par objectifs spécifiques (génération de rapports, création de contenus, analyses de données,...). Chaque prompt est enrichi de métadonnées précises — mots-clés, descriptions détaillées, et informations sur le modèle d’IA utilisé — facilitant ainsi une recherche rapide et un suivi efficace des versions.
• Avant leur mise à disposition, tous les prompts passent par un processus de validation strict mené par une cellule de gouvernance dédiée. Ce contrôle assure que chaque prompt respecte la charte interne.
• Les utilisateurs peuvent non seulement consulter et utiliser les prompts prévalidés, mais aussi tester et proposer des améliorations via des espaces de feedback intégrés. Cette dynamique collaborative permet d’enrichir en continu la bibliothèque en fonction des retours d’expérience et des besoins spécifiques des projets clients.
• Pour garantir une adoption rapide et efficace, un guide d’utilisation complet est accessible directement depuis le prompt store. Ce manuel détaille les bonnes pratiques de rédaction, les critères de validation et les étapes pour tester et enregistrer un prompt. Parallèlement, des ateliers de formation réguliers sont organisés pour familiariser les équipes avec les fonctionnalités de la plateforme et les aider à optimiser leurs interactions avec l’IA.

Des impacts concrets

Grâce à ce prompt store sur SharePoint, le cabinet de conseil a pu :

• Standardiser la rédaction des prompts, assurant ainsi une qualité homogène dans toutes les interactions avec l’IA.
• Accélérer la création de contenus et réduire le temps de production des prompts de près de 40 %.
• Optimiser la réactivité face aux demandes internes et clients, tout en garantissant une gestion sécurisée et conforme aux standards de l’entreprise.

Ce cas d’usage démontre comment une approche centralisée et structurée de la gestion des prompts peut transformer les pratiques internes, renforcer la collaboration et offrir un avantage compétitif. 

Conclusion

L’administration des prompts via un prompt store représente une avancée majeure pour les organisations souhaitant tirer parti des IA génératives de manière efficace et collaborative. Si cette approche offre des avantages indéniables en termes de productivité et de cohérence, elle implique également des défis, notamment en termes de gestion, de sécurité et d’adaptabilité. Une stratégie bien pensée et des outils performants sont les clés pour maximiser les opportunités et minimiser les risques dans ce domaine en pleine expansion.

Adoptez l’art du prompt et révolutionnez vos processus dès aujourd’hui !

Carine FOTSO & Eric GAUBERT