En finir
avec le stock débordant de papier puis faire
la chasse aux coûts inutiles : tels ont
été les objectifs qui ont poussé
Cermex à s'équiper d'un extranet pour
ces documents commerciaux au printemps 2001. Ce fabricant
de machines à emballer, qui affiche un chiffre
d'affaires de 70 millions d'euros et un effectif de
500 salariés, dispose de deux sites de production
en France (l'un à Corcelles-les-Citeaux, près
de Dijon, l'autre à Lisieux, en Normandie),
auxquels s'ajoutent des filiales en Europe, au Mexique
et à Hong-Kong.
Cette
structure multi-sites était un véritable
casse-tête pour la gestion des documents "papier".
Plus de 100 000 documents, essentiellement à
but commercial, ont ainsi été accumulés
depuis 1996. Une tonne de papier qui, année
après année, "ne faisait qu'augmenter,
explique Pierre Chevalier, responsable produits et
promotion des ventes chez Cermex. Il y avait toujours
des changements de visuels, d'adresses ou de références
qui amenaient sans cesse à relancer de nouvelles
impressions."
L'arrivée
de l'extranet a été un remède
efficace face à cette congestion : les
stocks de brochures ont été divisés
par un facteur 100 et le processus pour leur réalisation
a diminué de deux tiers, en passant de deux
semaines à moins de cinq jours. Le système
deployé
relie l'imprimeur, une agence de communication (nouvellement
partenaire) et quelques commerciaux. En clair, un
réseau à sept utilisateurs. Les ordres
émanent généralement des commerciaux,
souvent basés dans les filiales à l'étranger.
Ils sont réceptionnés par l'agence de
communication puis, après quelques échanges
pour validation, aboutissent à l'impression
d'une série de documents, qui seront ensuite
expédiés. Pierre Chevalier reconnaît
"que le système n'a rien d'extraordinaire",
mais au moins, "il rend des services et réduit
les coûts de manutention. Avant, il nous fallait
un magasinier pour ranger les documents et préparer
les envois. C'est une gestion que nous avons totalement
externalisée maintenant."
Mais que
de patience pour arriver à ces résultats.
"Hormis les délais pour d'intégration
en interne, il nous a fallu équiper notre imprimeur
avec les infrastructures adéquates." Un
chantier qui aura, en tout, duré une année.
Devenu vital, le projet, mis sur les rails par Delphys,
a été
internalisé par Cermex qui en a profité
pour muscler son département informatique.
En moins d'un an, celui-ci est passé de trois
à douze personnes.
Aujourd'hui,
le fonctionnement de l'extranet arrive à maturité.
Cermex compte l'enjoliver, début octobre, avec
une nouvelle charte graphique. Mais c'est surtout
l'interconnexion "totale" avec ses clients
que la société espère réaliser
très prochainement. La première étape
a d'ores et déjà démarré
: une équipe de clients volontaires expérimentent
le nouveau module
de CRM. Une fois le test validé, Cermex envisage
l'extension du service à ses
250 clients professionnels. Il faut dire que la société
dijonnaise y est fortement incitée par des
grands comptes tels que Danone, Unilever ou Bon Colac
qui souhaiteraient brancher leur système d'achat
sur l'extranet de Cermex. Et après ? "Les
places de marché, évoque Pierre Chevalier.
Mais il faudra
patienter encore un peu..."
