COM en Stock: l'Intranet qui fait
"parler les documents"

Primé au Festival Comunica de Deauville (dauphin d'argent), COM en Stock, l'Intranet de documentation du département de la communication de la Caisse Nationale du Crédit Agricole (CNCA) est le symbole d'une nouvelle génération d'Intranet au sein des grandes entreprises.
Com en Stock, gigantesque banque de données multimédia, a été créé pour répondre à un besoin bien précis et clairement identifié au sein de la CNCA. COM en Stock, comme l'exprime la devise qui lui est associée, "chercher, trouver, consulter, visualiser, commander, télécharger des milliers de supports de communication d'actualité ou du patrimoine" répond donc à la problématique suivante: l'accès à l'information dans l'entreprise et la gestion intelligente et dynamique de documents internes.
Face à cet enjeu de plus en plus commun parmi les grandes structures, Com en Stock a été pensé et mis en place pour mettre les documents de communication à disposition opérationnelle des salariés du groupe Crédit Agricole en fonction de leur niveau d'habilitation. Comme l'explique Raphaël Vermorel, responsable du projet au service Communication Interne au Crédit Agricole (CNCA), "COM en Stock n'est pas un Intranet comme les autres. C'est un Intranet qui n'est pas global comme la plupart des Intranets des entreprises. Sa technologie et son ergonomie ont été conçues par des communicants pour des communicants".
Réalisé entre juillet 1998 et août 1999, COM en Stock réunit ainsi tous les documents utilisés pour la communication d'actualité et patrimoniale du groupe. Les utilisateurs de COM en Stock (les responsables de la communication et de l'encadrement forment le coeur de la cible) peuvent retrouver et utiliser à diverses fins environ 4.000 documents différents (audiovisuel, graphiques, publicité, etc). Avec COM en Stock, plus de 500 professionnels de la communication du Crédit agricole répartis dans toute la France (Caisses Régionales, CNCA, filiales) ont un accès rapide et instantané aux documents nécessaires, ce qui permet d'accélérer la mise en oeuvre des actions de communication en fournissant des produits de communication (journaux, affiches, objets promotionnels, communiqués de presse, spots radio ou TV, films d'information, etc).
COM en Stock permet de visualiser et sélectionner les supports, télécharger des fichiers ou passer commande. Les renseignements sur les droits d'auteur, les prix, la disponibilité, les contacts sont indiqués. Les applications directes de cet Intranet sont nombreuses: COM en Stock est utilisé par tous ceux qui réalisent les journaux internes, les sites Intra/Internet, les bulletins, les documents de communication ponctuelle (films, plaquettes, brochures, livres, expositions, CD) et ceux qui animent des réunions, assemblées, formations, etc.
COM en Stock permet de centraliser toutes sortes de documents, donc de gagner du temps et de la cohérence dans la gestion et l'archivage.
Un travail important a été réalisé en amont pour mettre en place cet Intranet, surtout au niveau informatique (réseau sémantique, moteurs de recherches, tests, indexation, architecture, base de données "relationnel-objet" etc). La pari a été réussi, puisque COM en Stock comptera très prochainement 5.000 documents (2.000 photos, 500 graphiques, 50 journaux et publications, 50 films d'informations, 900 références pub, 150 spots, 1.200 affiches historiques, etc). Enfin, grâce à COM en Stock, le patrimoine "Image" du Crédit Agricole a pu être préserver et valorisé. Au niveau de la sécurité, celle-ci est garantie par des niveaux d'accès différenciés selon les utilisateurs, qui autorise un accès partiel, sans mot de passe, pour l'ensemble du personnel connecté à l'Intranet. [Benoit Grange, JI]