Wooby : l'intranet grand public interne selon Bouygues Telecom

Depuis juin 1998, six mois auront suffi à Bouygues Telecom pour mettre en route son intranet de communication interne. Wooby est né le 5 janvier 1999. Depuis, il ne cesse de faire des émules au sein du troisième groupe français de téléphonie mobile. Le nom a été choisi par ses collaborateurs, en particuler les salariés de la communication interne, parce qu'il sonnait bien, "Woo" rappelant le Web, et "by" étant des initiales caractéristiques chez l'opérateur français.
Wooby a été conçu pour mieux structurer les informations internes et leur donner accès auprès des quelques 4 800 salariés du groupe.
Le style général est direct et plutôt jeune, la moyenne d'âge étant de 29 ans. Proche d'un site internet dans sa conception, l'intranet n'a nécessité aucune formation auprès des utilisateurs. Seuls les administrateurs ont suivi une session de 3 jours pour apprendre le maniement de Microsoft Frontpage. Le résultat est éloquent : selon Jean-François Villard, directeur de la communication interne, "pour 84% des collaborateurs, l'information est mieux structurée qu'avant l'existence de l'intranet".
Le site, très complet, regroupe 30 services ou rubriques en ligne. Les news contiennent plusieurs journaux électroniques ainsi qu'une revue de presse quotidienne. Parmi celles-ci, un choix s'affiche directement sur la page de garde. La rubrique "Espace RH" comprend un guide des métiers, des offres d'emploi actuellement en phase de test qui seront mises bientôt en ligne, et le livret d'accueil électronique qui remplace totalement la version papier du guide d'intégration pour les nouveaux arrivants.
Un annuaire rassemble le trombinoscope et un organigramme évolué. Parmi les autres services, on peut citer une rubrique sur la qualité, les offres de produits et services de Bouygues Telecom, des contenus sur les grands projets qui dévoilent la vision du groupe avec charte et valeurs, ainsi que des tableaux de bord pour gagner du temps. Lundi 18 octobre, une nouvelle rubrique Le Défi voit le jour à propos de la coupe de l'América sponsorisée par Bouygues Telecom.

3 500 personnes connectées chaque semaine

Le trafic représente près de 1 600 personnes différentes par jour et 3 500 par semaine, les métiers étant également représentés. Chaque personne dans l'entreprise se connecte au moins une fois par mois. Le top 5 des services les plus visités comprend la revue de presse, l'annuaire, les infos du jour, l'organigramme et la publication électronique 6ème Sens Express. D'après Jean-François Villard, "dès que les offres d'emploi seront mises à disposition de tous, nous nous attendons à ce qu'elles arrivent premières en terme de trafic".
Au lancement, la fréquentation était l'une des principales difficultés à résoudre. Pour pallier à cela, de nombreuses campagnes internes ont été menées, notamment par de l'information sur les gobelets à café, sur les sets de table en papier au restaurant d'entreprise, dans les journaux internes et par l'affichage pour l'ouverture de nouveaux services. Depuis 10 jours, l'intranet se lance automatiquement dès que l'utilisateur allume son PC, ce qui résoud fatalement les problèmes de trafic.
Outre la fréquentation, l'autre difficulté majeure était de "savoir quelles informations diffuser car nous avons différents médias, notamment des journaux internes, des affichages et des cassettes vidéo" affirme Jean-François Villard. "L'idée n'est pas de tout mettre sur l'intranet. Nous lui avons attribué le rôle de bibliothèque interactive par les bases de données, et d'immédiateté de l'info par les news et l'information permanente. La presse écrite, de son côté, est faite pour expliquer plus en détail".
Côté coûts, les investissements ont été plutôt réduits, surtout sur le plan matériel. En effet, Bouygues Telecom dispose en tant qu'opérateur de toute l'infrastructure réseau câblée et des serveurs. Chaque service a coûté entre 20 et 70 kF en temps de développement. L'équipe du début a mobilisé 3 salariés à la direction informatique et 2 à la communication interne. Dans la continuité, une seule personne est affectée à 100 % côté interne et deux côté informatique. D'autre part, 30 administrateurs sont affectés au contenu, soit un par service, et travaillent dans les différentes directions.
La deuxième génération d'objectifs va voir le jour en l'an 2000. "Nous voulons transformer l'essai et nous adapter à la demande des collaborateurs. Tout d'abord, nous allons limiter le nombre de services pour nous concentrer sur la qualité des contenus", déclare le directeur de la communication interne. "Il s'agit aussi de les aider à mieux s'organiser". Pour ce faire, l'intranet devrait bénéficier l'an prochain de fonctionnalités de groupware, de workflow et de gestion électronique documentaire (GED) pour administrer les bases de données et ainsi gagner du temps et de l'argent. Un service de petites annonces en ligne avec différentes rubriques devrait enfin voir le jour, pour suivre la demande forte des utilisateurs. [François Morel, JI]