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Chaque semaine, le JI présente un choix de solution et l'intégration du projet par un prestataire. Pour participer à cette rubrique, contactez Alexandra Bissé


L'entreprise: Logis, PME d'une dizaine de personnes située à Chambord, est spécialisée dans les prestations logistiques (approvisionnement, gestion des stocks, livraison) de produits d'optique auprès d'un réseau de grossistes et d'opticiens français (dont Alain Afflelou). 8700 références sont gérées au total pour le compte de 4 industriels.
Le Responsable du projet: Patrick Voyard, directeur et fondateur de la société. Il a, à son actif, une expérience d'environ 8 ans de consultant informatique.
Le Prestataire: L'implémentation s'est effectuée en interne avec l'aide ponctuelle de deux ingénieurs de Sage pour les développements spécifiques.
La solution: Sage e-commerce 100, la solution de commerce électronique de l'éditeur qui s'intègre à la gestion commerciale 100, option "client en compte".

Quels besoins ont motivé la mise en place de cette solution d'e-commerce ? Patrick Voyard : "Le rythme de notre activité est étroitement lié à la nature même du produit que nous gérons : les montures de lunettes. Un produit lié à la mode a donc avec une durée de vie de plus en plus courte. Dans ce contexte, il est impératif de réduire le plus possible les délais entre les besoins de l'opticien et sa livraison. Je souhaitais passer à un modèle où l'opticien pourrait consulter rapidement le catalogue, passer sa commande de façon autonome et recevoir le lendemain matin sa marchandise. Tandis que nous fonctionnions jusqu'à présent à l'aide d'une équipe de représentants, de télécopies et de téléphone..."

Comment s'est déroulé le choix de cette solution ? "J'utilisais depuis 2 ans la gestion commerciale Sage 500 et c'est naturellement que je me suis tourné vers eux lorsque je suis parti à la recherche d'une solution. Trois fonctionnalités étaient essentielles pour moi : la visualisation du catalogue, le passage des commandes, et la mise à jour avec les stocks. Pour ce dernier impératif la solution choisie devait s'appuyer à 100% sur la gestion commerciale."

Quels ont été les délais de mise en place de e-commerce 100 ? "La phase de réflexion s'est déroulée sur plusieurs mois (fin 99/début 2000). Le projet a été mûrement réfléchi néanmois la concrétisation a été extrêmement rapide. Un premier rendez-vous a eu lieu le 1er mars 2000 avec les commerciaux de Sage pour étudier la faisabilité. Le 20 mars, je recevais la totalité du matériel et logiciel ! Le 1er avril, la solution était opérationnelle. Quatre journées à temps complet ont suffi à l'installation."

Quelle a été votre philosophie quant à l'installation de la solution ? "Le mot d'ordre a été changement. Dans ce type de projet, il n'est pas bon selon moi de vouloir récupérer des bouts de l'ancienne organisation et de la juxtaposer avec la nouvelle. C'est pourquoi, j'ai rénové intégralement l'existant. D'une architecture LAN basée sur Novell 4.11 et de Windows 3.1, nous sommes passés à Windows 2000. Par ailleurs, j'ai opté pour la gestion commerciale 100 au détriment de mon ancienne ligne 500. Et ce dans un soucis de meilleure intégration et de simplification. Un poste dédié a été privilégié pour l'installation des deux solutions pour une meilleure disponibilité."

Quel ont été les principales étapes d'implémentaion de la solution ? "J'ai tout d'abord soigneusement étudié la démo du produit puis j'ai procédé au paramétrage du logiciel de gestion : définition de la structure des familles de produit, des articles, des frais de port, des numérotations....Et ce dans une logique guidée par le besoin utilisateur. Ensuite le paramétrage du site à l'aide d'un assistant automatique de création d'une manière transparente : aucune programmation. La liaison entre la gestion et le site s'effectue via un driver ODBC 100."

Quelles ont été les particularités de vos paramétrages ? "J'ai opéré une sélection de produits que je souhaitais mettre en ligne (produits finis uniquement) à l'aide de filtres ainsi que le paramétrage des règles de facturation (frais de port). Par ailleurs, j'ai fait en sorte que seuls les produits en stock apparaissent sur le site garantissant ainsi la fin des ruptures de stocks. La gestion des stocks est un point crucial dans ma démarche, je l'ai souhaitée la plus fine possible. Ainsi entre 2 mises à jour (la mise à jour des stocks se fera à terme environ 2 à 3 fois/jour, il est possible qu'un produit soit temporairement indisponible. Cet état est indiqué à l'opticien par une signalétique spécifique (point vert)."

Comment se déroule une transaction sur votre site? "L'opticien accède au site grâce à un login et un mot de passe (option client en compte). Il est alors à même de sélectionner les modèles selon les options de son choix : l'avantage est ici une importante diminution du taux d'erreur sur les références dûes à une mauvaise compréhnsion par téléphone ou une mauvaise lisibilité par fax. Après avoir sélectionné ses produits et ses quantités (panier commande), il valide sa commande qui nous est routé directement sur une adresse e-mail. Celle-ci est automatiquement imprimée au niveau du hangar de stockage où les techniciens préparent la commande et procèdent au colisage. La commande n'a plus qu'à être livrée."

Quel a été le budget investi pour la mise en place de cette solution ? "Le budget total a été d'environ 50.000 francs dont 15.000 francs pour le matériel (poste dédié) et, 20.000 francs pour la solution d'e-commerce. L'hébergement mensuel est de 800 francs par mois et est fonction du nombre de mise à jour souhaité entre la gestion commerciale et le site et non pas en fonction du trafic généré. Dans ce cas, une mise à jour est effectuée quotidiennement."

Quel a été l'impact de la solution sur l'organisation interne de l'entreprise ? "Il a été considérable ! Principalement à 2 niveaux : tout d'abord d'un point de vue humain, cette nouvelle organisation aconduit à la réduction de l'effectif de moitié. De 14 employés, nous sommes passés à 10 et serons prochainement 7. En effet, l'automatisation des processus a conduit à des gains de productivité énormes tant au niveau de l'administration des ventes que du commercial. A titre d'exemple, le traitement des commandes mobilisaient 3 personnes à temps complet."

Au niveau des méthodes de travail ? "En logistique, la gestion des flux de marchandises s'effectue selon une méthodologie rigoureuse. Toutes les étapes sont soigneusement formalisées en particulier au niveau des commandes. Auparavant, une paperasse (fax, saisie commande, bon de préparation...) était nécessaire. Désormais 2 étapes subsistent : la réception des palettes de lunettes et la livraison directe au client ! "

Quelles ont été les difficultés éventuelles ? "Sans formation préalable, ni aide externe, je suis parvenu à installer l'intégralité de la solution sans encombres. La seule difficulté de ce projet résiderait peut-être dans la gestion du changement."

Quels sont les projets futurs de développement ? Ils sont riches face au succès de cette première étape. Le premier porte sur l'affinage des requêtes et de l'extraction des données grâce à des filtres plus fins. Ensuite, je souhaite accroître les possibilités de personnalisation produit lorsqu'un client se connecte. Nous travaillons à ce développement spécifique avec 2 ingénieurs de Sage. Je souhaite également procéder à terme à la mise en place d'une base de données et d'un site spécifique pour chacun de mes clients (au nombre de 4 dont Alain Afflelou et Lynx Optique). Et ce en vue de garantir une parfaite sécurité et confidentialité des données entre les différents clients qui sont concurrents entre eux. Enfin, je compte acquérir prochainement le module destiné à la force de vente nomade qui permet l'accès distant aux encours clients.

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