Florent Rogeon : "Avec l'IA, DocuWare IDP transforme la gestion documentaire"
Vous avez lancé DocuWare IDP (Intelligent Document Processing), un service de gestion de documents électroniques (GED) boosté à l'Intelligence artificielle. En quoi l'IDP peut-elle accompagner les entreprises dans leur transition numérique ?
Florent Rogeon. Le rôle de l'IDP, ou traitement intelligent des documents, c'est précisément d'aller chercher les bonnes données, au bon moment, dans des documents souvent hétérogènes.
Comment va-t-on aider les entreprises ? D'abord, sur le plan de la relation client. Dans les projets que nous menons, notre priorité est de capturer correctement toutes les informations contenues dans une commande : les codes articles, les références, les quantités... L'objectif, c'est de garantir que ces données soient correctement enregistrées dans le système de gestion (à savoir l'ERP), qui va ensuite générer la facture.
C'est la même logique du côté de la livraison : les bons de livraison peuvent être lus, reconnus et intégrés automatiquement. Cela permet de sécuriser tout le flux de facturation, en limitant les erreurs manuelles et les écarts.
Mais l'IDP de DocuWare intervient aussi en amont, avant même l'émission ou la réception des documents. Il sert à mettre à jour les référentiels, fournisseurs comme clients. Souvent, ces informations proviennent de formulaires ou d'e-mails, avec une multitude de données (nom du fournisseur, numéro de TVA intracommunautaire, SIREN, etc.) que quelqu'un, côté ADV ou comptabilité, doit ressaisir manuellement dans le système.
L'IDP permet de capturer automatiquement ces données clés, de les vérifier, et de les injecter directement dans le système de gestion. Le résultat : des bases fournisseurs et clients propres, fiables et tenues à jour automatiquement, que ce soit pour des flux entrants ou sortants.
L'IDP peut aussi contrôler tous les documents nécessaires à l'ouverture d'un compte, et de créer les fiches clients ou fournisseurs de manière fluide et conforme. C'est une brique essentielle, notamment dans le cadre de la réforme de la facture électronique, où disposer d'un référentiel à jour est un prérequis fondamental.
Au niveau des usages sur le terrain que vous avez pu observer, quelles sont les situations ou les métiers où vous voyez le plus d'adoption aujourd'hui de l'IDP de DocuWare ? Et quel type de documents ou processus s'y prête le mieux, selon vous ?
Aujourd'hui, l'IDP est particulièrement utilisé pour le traitement des factures de marchandises, qui resteront pour beaucoup au format PDF, même après la réforme. Si mon fournisseur est basé aux États-Unis ou en Asie, il ne sera peut-être pas en mesure de m'envoyer des factures électroniques standardisées.
Dans ce contexte, au niveau des équipes achats ou comptabilité, l'IDP permet d'aller récupérer toutes les lignes d'une facture, même complexe, et de les comparer avec les données de réception. C'est une aide précieuse pour garantir la cohérence et la traçabilité.
On constate également des gains énormes sur un autre type de document : les bons de livraison. Prenons un exemple concret dans l'industrie. Certains de nos clients ont mis en place l'IDP pour automatiser un processus qui, jusque-là, était totalement manuel. Lorsqu'ils achètent de la matière, imaginons de la peinture, et qu'ils travaillent avec des géants comme Airbus ou Boeing, la procédure est très encadrée.
Chaque jour, une personne recevait le bon de livraison, notait à la main dans un fichier Excel toutes les quantités et références livrées, les dates de validité, ainsi que tous les numéros de certificat matière. Ces éléments sont essentiels pour la traçabilité et la qualité des documents.
Ensuite, au moment de lancer une production, l'équipe devait rouvrir ce fichier Excel, consulter le classeur PL, et vérifier que la bonne matière avait bien été livrée, avec une date de validité conforme. Pourquoi ? Parce que si la production est auditée par Airbus ou Boeing, il faut pouvoir prouver que les bons produits ont été utilisés, avec toute la documentation justifiée.
Désormais, grâce à l'IDP, tout ce flux est automatisé. La personne peut effectuer ce contrôle en moins de dix minutes, alors qu'elle y passait auparavant entre une et deux heures par jour. C'est un gain de productivité majeur, et surtout un enjeu stratégique : car s'ils perdent leur agrément avec un donneur d'ordre de cette taille, c'est toute la survie de l'entreprise qui peut être menacée.
Beaucoup d'entreprises, notamment les PME, craignent de ne pas être prêtes pour la généralisation de la facture électronique prévue en 2026. Ressentez-vous aussi cette inquiétude sur le terrain ? Comment pouvez-vous les aider à franchir cette étape ?
Effectivement, on perçoit cette inquiétude, surtout dans les PME. Certains espèrent encore un report de la réforme, mais à mon sens, ils se trompent. La DGFIP et l'AIFE maintiennent leur cap tout en simplifiant certains points pour respecter le calendrier. On risque donc un goulot d'étranglement car beaucoup d'entreprises ne seront pas prêtes à temps.
Cette réforme implique des obligations importantes : nettoyer ses bases, se préparer, mais aussi — et c'est fondamental — définir une bonne fois pour toutes leurs processus internes : les commandes, les achats, les litiges, le traitement des factures… Et aujourd'hui, beaucoup fonctionnent encore de manière assez artisanale, avec des e-mails, des fichiers partagés, des validations manuelles. Peu d'entreprises ont vraiment posé ces processus de façon claire et structurée.
Mais ce n'est pas en choisissant à la dernière minute une plateforme de facturation agréée que l'on rattrapera le retard. Le problème est avant tout organisationnel. Générer une facture au bon format est simple, mais encore faut-il que les données soient correctes. Cela implique de bien structurer sa base tiers, c'est à-dire les fiches clients et fournisseurs.
Demain, on ne facturera plus à une simple adresse e-mail. Il faudra utiliser des identifiants comme le SIREN ou le SIRET, essentiels pour acheminer les factures via les plateformes agréées. Cela demande une vraie préparation en amont.
Chez DocuWare, cela fait des années que nous proposons des outils de workflow pour formaliser et automatiser ces processus. Et cette réforme, c'est justement l'occasion de s'en emparer pour définir, étape par étape, qui fait quoi, à quel moment, avec quel niveau de validation. Il faut un vrai outil pour ça.
Et en matière de sécurité et de confidentialité des données ? Quels engagements prenez-vous chez DocuWare ?
La sécurité est au cœur de notre approche. Cela fait plus de 12 ans que nous proposons la technologie DocuWare en mode cloud. Dès le départ, nous avons construit notre solution sur des standards de sécurité robustes, comme les certifications ISO 9001 et ISO 27001.
Notre produit a continuellement évolué. Nous disposons aujourd'hui d'équipes dédiées à la sécurité et nous accompagnons plus de 13 000 clients, voire 14 000, dans le cloud. Nos procédures sont donc éprouvées, à la fois en termes de robustesse technique et d'organisation.
Mais nous allons plus loin. Nous avons investi dans des certifications spécifiques, notamment délivrées par l'AFNOR, comme la certification Coffre-fort Z42-020 ou la norme NF203, qui garantit l'intégrité et la traçabilité des documents stockés.
Et sur le plan de la conformité RGPD, nous avons obtenu la certification NF552. Elle atteste que DocuWare intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour permettre aux entreprises de mettre en œuvre une politique de gestion des données personnelles pleinement conforme, que ce soit pour des flux RH, client, ou tout autre type de données sensibles.
DocuWare est également une plateforme agréée (sous réserve) dans le cadre de la réforme de la facture électronique. Cela signifie que nous nous engageons à respecter un cahier des charges strict, en matière d'hébergement, de sécurité des échanges, de conformité légale et d'interopérabilité. Le futur agrément définitif viendra compléter nos engagements existants et offrira à nos clients encore plus de garanties dans la gestion de leurs flux documentaires et financiers.
Comment voyez-vous évoluer les usages de l'IA et de l'Intelligent Document Processing dans les prochaines années ? Quelles sont les prochaines grandes étapes pour DocuWare ?
Aujourd'hui, on parle beaucoup d'IA. On l'utilise au quotidien, dans notre vie personnelle, et de plus en plus dans le monde professionnel. Les clients nous posent souvent la question : "Quelle est votre roadmap IA ?" Mais nous, on leur retourne la question : "Quelles problématiques souhaitez-vous résoudre avec l'IA ?", et souvent, ils ne savent pas encore vraiment.
C'est pour cela que nous développons, pour avril 2026, de nouvelles fonctionnalités de recherche augmentée. Ces outils permettront de naviguer intelligemment dans des milliers de documents, d'en générer des synthèses, d'obtenir des comparaisons de contenu, et de répondre à des questions non plus uniquement à partir des métadonnées, mais directement depuis le fond du document.
L'avantage chez nous, c'est que la base documentaire est bien structurée. Quand une IA interroge une base comme celle de DocuWare (propre et organisée), les résultats sont deux à trois fois meilleurs que sur des outils plus généralistes comme Gemini ou Copilot de Google ou Microsoft, qui explorent souvent un "vrac numérique".
Mais les attentes des utilisateurs grandissent. Alors, au-delà de l'IA, il s'agit aussi d'intégrer ces outils dans les parcours d'usage, dans les workflows métiers, pour réellement augmenter la productivité.
Les PME que nous accompagnons font face à des goulots d'étranglement : manque de ressources, difficulté à fidéliser sur certains postes clés. À travers la GED, les services d'automatisation et les briques d'IA, on peut enfin déléguer toutes les tâches répétitives et manuelles à la machine.
L'idée, c'est que tout ce qui "pollue" un collaborateur dans son quotidien — les tâches ennuyeuses, administratives, sans valeur ajoutée — soit pris en charge automatiquement. Et que les personnes les plus sollicitées puissent se concentrer sur l'essentiel et apporter de la vraie valeur à l'entreprise.
Enfin, sur le sujet, nous venons de lancer DocuWare AI Hub. Il s'agit d'un pôle mondial de recherche et développement en IA proposant des solutions d'intelligence artificielle propriétaires et hautement fiables aux partenaires et clients DocuWare. Ce hub jouera un rôle crucial dans le développement au sein de DocuWare de solutions d'IA propriétaires pour le traitement intelligent des documents et la gestion du contenu d'entreprise, basées sur des normes éthiques et de confidentialité des données soutenant des réglementations telles que l'EU AI Act 2025.