Pourquoi l'automatisation des dépenses et des factures est l'avenir de la finance ?
Les entreprises confrontées à une polycrise doivent économiser du temps et de l'argent. L'automatisation des dépenses et des factures améliore la productivité et la compétitivité.
Cette année encore, les entreprises doivent évoluer dans un monde en polycrise qui freine la mise en place d’une croissance durable. Dans ce contexte, chaque minute économisée et chaque euro judicieusement dépensé peuvent avoir un impact significatif sur les résultats de l’entreprise. Le traitement manuel des factures et des notes de frais est un domaine où les entreprises perdent souvent beaucoup de temps et d'argent, aux dépens de la productivité et de la compétitivité. Mais l'avènement des solutions d'automatisation des dépenses et des factures a changé la donne.
Les défis actuels de la gestion des dépenses en entreprise
Selon l’étude PWC “Relever les défis”, l’activation des leviers technologiques est incontournable pour 57 % des dirigeants afin d’automatiser davantage les processus et de gérer plus efficacement leurs données. De même, plus de la moitié des sondés jugent crucial de faire évoluer les modèles de pilotage grâce aux outils d’analyse avancée afin d’améliorer et d’accélérer les prises de décision.
La gestion des dépenses et des notes de frais est une tâche essentielle mais chronophage pour les entreprises de toutes tailles, à la fois pour les équipes Finance et les employés. Ainsi, selon une enquête Asana de 2023, les employés de bureau consacraient près de 58% de leur temps à des travaux à faible valeur ajoutée comme le classement des notes de frais et le traitement des factures.
De plus, la lenteur du traitement des factures des fournisseurs cause des retards de paiement qui sont une source de frustration et d’inquiétude pour les entreprises. D’après l'Observatoire des délais de paiement, le nombre de jours de retard de paiement était en moyenne de à 12,7 jours fin 2023. La diminution des délais de paiement représente un défi crucial pour garantir la stabilité économique des entreprises. Actuellement, la dématérialisation des factures est identifiée comme la méthode la plus efficace pour réduire ces délais (étude ARC-IFOP de 2024). En outre, d'autres mesures telles que l'introduction de logiciels d'automatisation des dépenses et des factures peuvent révolutionner le fonctionnement et la productivité au sein des équipes comptables. Par exemple, le coût du traitement manuel d’une facture est estimé entre 14 et 20 € selon le ministère de l’économie et des finances, alors qu’au travers de l’utilisation d’un logiciel d'automatisation, le coût tombe à seulement 2,18 euros par facture ou 6,31 euros par note de frais.
L'automatisation de la gestion des dépenses et des factures: indispensable dans un environnement économique incertain
Les logiciels d’automatisation des dépenses et des factures présentent de nombreux bénéfices : efficacité, gain de temps, baisse des coûts de traitement, moins de retards de paiement, visibilité en temps réel des dépenses et économies substantielles. Concrètement, les entreprises peuvent gagner du temps en traitant rapidement les relevés, libérant ainsi les employés pour des tâches plus stratégiques. De plus, elles peuvent améliorer la précision des données financières grâce à la suppression des erreurs humaines et bénéficier d'une meilleure visibilité en temps réel sur les flux de traitement des dépenses et des factures, ce qui facilite la prise de décisions et la gestion des flux de trésorerie.
L'intégration de l'IA générative représente une avancée technologique majeure en entreprise. Les services financiers peuvent obtenir des rapports de dépenses en temps réel, optimisant ainsi les dépenses en accord avec les objectifs de développement de l'entreprise. En outre, l'automatisation renforce la conformité aux réglementations et politiques internes, ce qui est essentiel pour toute entreprise, tout en améliorant les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements plus rapides et à des processus rationalisés, ce qui peut conduire à des conditions et des prix plus avantageux. Enfin, en accélérant les processus et en réduisant les délais d'exécution, l'automatisation améliore l'expérience des employés en réduisant le stress et le temps passé lié aux remboursements, contribuant ainsi à améliorer leur satisfaction en interne.
La majorité des dépenses se produisent lors des déplacements professionnels. Par conséquent, combiner la gestion des dépenses et les voyages dans une solution tout-en-un est un moyen de rationaliser les processus et d'économiser du temps et de l'argent. Ainsi, l'utilisation d'une "super application" mobile tout-en-un pour les voyages, les cartes professionnelles et la gestion des dépenses offre un avantage crucial car elle élimine les tâches chronophages, libérant ainsi un temps précieux pour que les équipes se concentrent davantage sur leurs activités principales et soient plus productifs. D'autres options incluent des plateformes qui facilitent l'intégration des paiements et de la gestion des dépenses avec d'autres systèmes de l'entreprise, tels que les systèmes pour les RH, la comptabilité et l’audit. Dans un monde en constante évolution, l'automatisation des dépenses et des factures émerge donc comme une solution indispensable pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus pour une meilleure planification financière.