Capture intelligente pour la comptabilité : traiter efficacement les factures dans un contexte international

Grâce à la capture intelligente, le traitement complet des factures devient possible et si la solution est capable de reconnaître plusieurs langages, elle devient alors un outil fiable pour les entreprises internationales.

Sujet administratif ordinaire, la gestion des factures est essentielle à toutes les entreprises. Pour autant, si la numérisation a permis de nombreuses évolutions dans l’entreprise, la capture des factures reste quasi inchangée. Aujourd’hui encore, le traitement est souvent manuel et fastidieux, alors qu’il existe des solutions qui permettent d’automatiser les processus de façon intelligente, de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité du traitement.

Le zéro papier n’est pas encore la règle dans la vie quotidienne des entreprises. Quand les entreprises tentent de digitaliser le traitement des factures, les employés se retrouvent à retranscrire manuellement les informations des documents papier dans un système de type ECM (Entreprise Content Management). Si les documents sont scannés et stockés au format PDF, bien souvent, les différentes informations de la facture ne peuvent être extraites automatiquement. 

Grâce aux technologies de reconnaissance de caractère (OCR), les solutions de capture de document peuvent aider à l’automatisation, mais la plupart font appel à des modèles pré-définis pour classifier les informations capturées : quel est le numéro de facture ? Quelle est la date de la facture ? Quel est le montant final de facture ? Etc.

Sur un marché mondial, et sans une standardisation internationale des formats de facture, il est impossible de concevoir un modèle de capture unique.

Pour optimiser et automatiser le traitement des factures, une solution logicielle doit répondre à certains critères essentiels. 

Par exemple, le système doit être capable d’identifier différents types de documents de façon autonome. La solution doit également identifier, reconnaître et traiter toutes les informations pertinentes de tout type de document, quels que soient leur présentation ou leur format. C’est ce que permet la capture intelligente qui associe OCR et intelligence artificielle. En alimentant en amont le système de quelques informations, il est possible de le rendre sensiblement plus pertinent. Des automatismes sont nécessaires à chaque étape du processus, car ils permettent l’identification des différents champs et données présents dans les factures, pour ne soumettre au contrôle humain que les “inconsistances”. 

Le contrôle et le feedback réalisés par les employés permettent à la solution d’apprendre comment classifier ce qui était considéré comme inconsistance jusque-là, d’enregistrer cette nouvelle connaissance et de la réutiliser au besoin. Ainsi, chaque document traité permet à l’intelligence artificielle de s’améliorer, de reconnaître automatiquement un plus grand nombre de détails avec un plus grand degré de fiabilité.

Grâce à la capture intelligente, le traitement complet des factures - qui va bien au-delà de la capture d’image - devient possible et si la solution est capable de reconnaître plusieurs langages, elle devient alors un outil fiable pour les entreprises internationales. De surcroît, le système peut lier le numéro de bon de commande (ou Purchase Order) de la facture considérée à sa commande correspondante, assurant la disponibilité de tous les documents associés à un processus donnée, en quelques clics. Si une facture contient différents articles de différentes commandes, la capture et la classification automatiques facilitent grandement le traitement. Les informations relatives aux taxes, ainsi que celles relatives au fournisseur sont automatiquement capturées, assurant une mise à jour constante du système. Grâce à ces fonctionnalités non seulement les factures entrantes mais également les factures sortantes, les avoirs, les bons de livraisons et bien d’autres types de documents peuvent être traités, en accord avec le RGPD, et toute autre réglementation nationale et/ou standard choisie par les entreprises.

Les grandes entreprises, qui doivent traiter de gros volume de documents dans différentes langues ne peuvent se permettre d’ignorer les avantages des solutions intelligentes d’automatisation. En moyenne, il y a 15 champs par document qui nécessitent d’être vérifiés et retranscrits. La capture intelligente permet aux managers de prendre de meilleures décisions plus rapidement, d’améliorer leurs productivité et efficacité, et de réduire les coûts au niveau global.