Marie-Sophie Valletoux, Directeur de l'organisation et des systèmes d'information pour Europ Assistance Holding

"Nous souhaitions disposer d'une structure intermédiaire de type OLAP pour manipuler beaucoup plus facilement les données, approfondir nos analyses et travailler de manière autonome"

A la tête du groupe, la holding, créée en 1998, a pour mission de conduire la stratégie d'Europ Assistance et de piloter sa gestion. Elle est relayée par cinq directions géographiques et vingt-quatre filiales couvrant 208 pays et territoires. Coté informatique, chaque filiale a, au fil du temps, conçu et exploité son système d'information de manière quasi autonome.

Un ancien système doublement limité
La création d'Europ Assistance Holding est l'occasion de mettre en place un reporting standardisé. Pour consolider les données de ses filiales et analyser les performances financières du Groupe, un premier outil interne est développé en C++ et baptisé "EARN". Il permettait de récupérer tous les mois la centaine d'informations nécessaires au reporting du groupe, grâce à son interface web.

Une fois ces données importées dans la base de données centrale sous Microsoft Access, les possibilités de reporting et d'analyse étaient doublement limitées. Par les fonctionnalités du produit Office d'une part, et par la maîtrise qu'en avaient les utilisateurs d'autre part. Un système qui rendait les contrôleurs de gestion beaucoup trop dépendants du service informatique, dès qu'il fallait modéliser une nouvelle requête ou un nouveau tableau de bord.

Alors responsable Organisation et Planification pour Europ Assistance France, Marie-Sophie Valletoux prend l'initiative avec Eric Vilon, responsable du contrôle de gestion d'Europ Assistance France, de doter l'entité d'un système de reporting financier à la fois simple et puissant, basé sur une utilisation conjointe des technologies SQL Server Analysis Services et Microsoft Excel. Leur objectif est clair : "Nous souhaitions disposer d'une structure intermédiaire de type OLAP (Online Analytical Processing) pour manipuler beaucoup plus facilement les données, approfondir nos analyses et travailler de manière autonome ". A son arrivée à la holding, début 2001, Marie-Sophie Valletoux emporte le projet avec elle et lui donne son envergure inter-filiales.

Pour concrétiser au plus vite et dans les meilleures conditions le nouvel environnement, Europ Assistance s'adjoint les services des consultants de Microsoft Services. L'équipe projet, intégrant les directions informatiques et financières de la holding et des filiales, modélise un premier cube sur la base des analyses pré-existantes, puis réalise une seconde version, intégrant un découpage différent des informations pour de nouvelles analyses.

"Dans le cadre de leur mission, les consultants Microsoft ont également conçu un "add-in" Excel pour améliorer l'interface et apporter aux utilisateurs plus de souplesse et d'autonomie dans la génération des rapports et l'exploitation des données", complète Florent Secula, Chef de projet en charge des aspects techniques. "Les informations contenues dans les cubes OLAP peuvent en particulier être récupérées à l'unité, comme par exemple le chiffre d'affaires d'une entité précise pour un exercice précis".

L'additif prend la forme d'un simple menu supplémentaire sous Excel. Une première partie est dédiée à la connexion au cube, l'autre, baptisée OLAP Cell, permet d'isoler une information précise en sélectionnant les axes d'analyses appropriés parmi la dizaine disponible. Les adresses de cellules étant des paramètres possibles, les tableaux et graphiques sont générés facilement et avec une grande fiabilité. La dernière partie de l'add-in, OLAP Wcell, est une fonctionnalité analogue mais dédiée à l'écriture d'une valeur au niveau du cube. Enfin, un "package groupe" est constitué pour déployer quasi automatiquement la solution sur les filiales existantes, mais aussi pour installer toutes les nouvelles entités.

Avec ou sans serveur local
Le projet distingue deux types de configurations : certaines filiales implémenteront elles-mêmes SQL Server Analysis Services localement sur un serveur Windows 2000 Server, pour doter les contrôleurs de gestion d'une pleine autonomie sur leurs propres analyses. Avantage supplémentaire : la consolidation des données vers la holding est désormais réalisée automatiquement en utilisant un réseau privé virtuel (VPN). La France et la Belgique, retenues comme pilotes, ouvrent la voie. A moyen terme, il est même prévu d'ouvrir des forums d'échange pour capitaliser sur les meilleures analyses et tableaux de bord.

Les autres filiales disposeront d'une connexion en VPN (réseau privé virtuel) pour remonter les informations, grâce à une solution basée sur Terminal Server. Les services Terminal Server permettent l'exécution d'applications clientes, d'analyse et le stockage des données sur un serveur Windows 2000. Ils fournissent un accès distant au serveur grâce à un logiciel d'émulation de terminal.

La filiale portugaise a testé cette configuration souple et économique avant le déploiement généralisé. Europ Assistance Holding dispose quant à elle d'un serveur de type Pentium III à 1 Ghz, de 512 Mo de mémoire et de disques en configuration RAID 5. L'add-in Excel a été installé sur l'ensemble des postes. Les utilisateurs, formés, sont désormais autonomes.

Démarré au quatrième trimestre 2001, le projet s'achève en mars 2002 et, avant l'été, l'ancien outil EARN est remplacé dans l'ensemble des filiales par la nouvelle solution. Au final, la mise en place de ce nouvel outil de consolidation ne représente pas un budget lourd, ni en terme d'investissement ni en terme d'exploitation.

Les analyses permettent aujourd'hui de suivre la rentabilité par contrat ou par client, et toutes les lignes du compte d'exploitation. Chaque entité dispose d'un premier niveau d'analyse. La holding exploite un second niveau, mais l'ambition du groupe est bien de doter l'ensemble des structures d'un datawarehouse (entrepôt de données) au périmètre de consolidation de plus en plus opérationnel.