Les quatre vies
du PDA
Par JDNet
Solutions (Benchmark Group)
URL : http://www.journaldunet.com/solutions/0301/030114_pda.shtml
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Mardi 14 janvier 2003
Au milieu des années 90, les directions
informatiques sont bombardées par de petits appareils à la
mode, faciles à perdre et difficiles à administrer :
les assistants personnels. L'objet a tout pour plaire au salarié,
et tout pour agacer le technicien. Presque dix ans après son apparition,
le PDA est désormais reconnu comme un objet utile, capable dans certains
cas de doper la productivité de l'employé. Les administrateurs
ont-ils pour autant accueilli le petit nouveau avec un sourire ?
Pas si sûr si l'on en croit Pascal
Brière, DG d'Extended Systems pour la France. Son entreprise réalise
des outils de synchronisation du PDA aux applications d'entreprise (messagerie,
ERP, etc.). Il est quotidiennement confronté aux problèmatiques
engendrées par l'intégration des PDA chez ses clients. D'après
son expérience, on peut répartir les entreprises en quatre
groupes, des plus passives aux plus enthousiastes.
Les
entreprises les plus laxistes "ne contrôlent rien ou presque -
rapporte Pascal Brière -, elles ne font rien pour l'épanouissement
des PDA dans leurs
murs.
D'autres
prennent le problème à bras le corps, et mettent en harmonie
les PDA avec les serveurs de messagerie, ce qui se révèle
souvent fort rentable".
Puis viennent le troisième et le quatrième
stade : "Les plus volontaires développent des applications
qui tirent parti des possibilités du PDA, et les plus courageuses
débarquent carrément leur ERP sur les assistants personnels".
Ces quatre stades sont repris et détaillés dans les tableaux
ci-dessous :
Stade 1 - La désorganisation
Stade
2 - La centralisation
Stade
3 - L'appropriation
Stade
4 - L'intégration
(Tableaux
issus des observations de Pascal Brière)
Quatre étapes :
quatre niveaux d'investissement
Sauter d'une étape à l'autre représente un investissement
chaque fois plus lourd, rentable dans certains cas seulement : "il
commence à être pertinent de centraliser l'administration
des PDA lorsque le parc dépasse les 20 unités". Quant
au débarquement de la grosse artillerie sur le PDA - un ERP
ou une appli propriétaire par exemple -, il ne se justifie
qu'après un calcul de ROI savant.
Malheureusement, les solutions sont loin
d'être mûres : "il y a encore pas mal de progrès
à faire, notamment du côté des PDA. On attend toujours
des assistants abordables capables de communiquer tous azimuts".
Mais aussi du côté des applications : "les logiciels
sont en train d'évoluer vers le push, qui permettra d'envoyer
une info à un PDA sans attendre qu'il se synchronise".
Résultat : les entreprises qui
se lancent dans le troisième ou le quatrième stade d'intégration
essuyent parfois les pots cassés. Est-il pour autant urgent d'attendre ?
"C'est à voir ... Les pionniers rencontrent des difficultés,
mais ils prennent dans le même temps une avance considérable
sur la concurrence ... C'est un pari intéressant".
Stade
1 - La désorganisation
|
Scénario
|
Des PDA ont été introduits
dans l'entreprise à la suite de démarches indivuelles,
ou par de petits groupes d'utilisateurs. La direction informatique
a une mauvaise connaissance de leur existence, quand elle ne les
ignore pas délibérément. Le parc des PDA est
très hétérogène : on retrouve du
Palm OS, de l'Epoc et du Windows CE à tous les étages.
Ce sont bien souvent les salariés qui doivent connecter leur
assistant personnel au client de messagerie. Le support technique
est parfois aux abonnés absents, il peine de toute façon
à répondre aux demandes des utilisateurs.
Ce cas de figure est encore très courant, y compris dans
de très grosses structures.
|
Applications
embarquées
|
Les
applications auxquelles les utilisateurs ont accès sont réduites
au strict minimum : les
mails, les contacts et l'agenda. |
+
|
- Investissement
de base
|
Le budget de l'informatique n'est
pas grevé par de nouveaux postes, comme les licences des
outils d'administration, ou les coûts de l'administration
des PDA.
Mais attention : les coûts du support technique sont
dans le même temps démultipliés.
|
-
|
- Satisfaction de l'utilisateur
|
L'utilisateur est mécontent :
le support technique n'est pas toujours capable de l'aider. Notons
que la synchronisation du PC et du PDA est parfois laborieuse :
par exemple, les Pocket PC ne sont pas vendus avec un outil de synchronisation
Lotus. Il faudra l'acheter séparément.
|
-
Coûts de maintenance
|
Le support technique
et l'administration sont coûteux : les interventions à
distance sont impossibles, et les administrateurs connaissent assez
mal le parc des PDA. |
-
Niveau de sécurité
|
Le niveau de sécurité
est faible. La direction informatique n'a aucun contrôle sur
les informations contenues dans le PDA, qui est - rappelons-le
- relativement facile à dérober. En outre, l'utilisateur
pense rarement à crypter ses informations, et à sécuriser
ses transferts. Un PDA peut être une brèche majeure dans
le système d'information. |
-
Rentabilisation du PDA
|
Les données incluses
dans le PDA échappent au contrôle de l'unité qui
gère les connaissances de l'entreprise, et qui pourrait en
tirer de la valeur, de deux façons. Soit en poussant des informations
vers l'utilisateur lorsqu'il a des périodes d'inactivité,
soit en exploitant les informations qu'il saisit sur le terrain. |
Stade
2 - La centralisation
|
Scénario
|
Le Help Desk a fini par prendre conscience
du coût de l'anarchie qui règnait, et du mauvais niveau
de service dont les utilisateurs finaux bénéficiaient.
La DSI a décidé de mettre en place un serveur centralisé,
capable de prendre en charge la synchronisation de chaque PDA. Peu
importe la marque de l'assistant, l'utilisateur se connecte à
travers un programme unique à un serveur distant, qui se
charge de faire le lien avec son serveur de mail et d'agenda.
|
Applications
embarquées
|
Les
applications auxquelles les utilisateurs ont accès sont réduites
au strict minimum : les
mails, les contacts et l'agenda. |
+
|
- Coût
du support technique
|
La configuration des PDA et la résolution
des pannes s'effectue à distance. Le technicien de maintenance
a accès à tout, y compris la base de registres du
PDA. La solution est standardisée, et donc plus facile à
administrer. Une étude de Porsche et de Daimler Chrysler
montre que les coûts du HelpDesk ont baissé de 70 %
environ.
|
- Le
mail est accessible hors des murs
|
A
partir du moment où la gestion est centralisée, on peut
établir une passerelle vers l'extérieur de l'entreprise,
afin que les salariés accèdent à leur messagerie
hors les murs. |
- Meilleur
contrôle sur la sécurité
|
La
centralisation facilite le contrôle de la sécurité :
on peut agir sur la nature des informations embarquées et mettre
en place des solutions de sécurisation administrées
de façon centralisée. Cependant, les applications de
sécurité ne sont pas encore suffisamment mûres :
il existe peu de solutions de cryptage des informations contenues
sur un PDA. |
-
|
- Coût de la solution
|
Les coûts d'administration
baissent, mais il faut acquérir les compétences et
les licences qui permettent de faire de l'administration centralisée.
Le calcul de rentabilité est à faire au cas par cas.
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Stade
3 - L'appropriation
|
Scénario
|
L'attitude de la DSI change radicalement :
plutôt que de minimiser le coût des PDA, l'entreprise
tente de le transformer en une source de revenus, en générant
des gains de productivité. Les employés nomades peuvent
dans certains cas être beaucoup plus productifs en déplacement
s'ils sont équipés d'un PDA. Les techniciens de maintenance
feront leur rapport sur le terrain et commanderont les pièces
en temps réel, les visiteurs médicaux exploiteront
leurs temps morts pour remplir leurs formulaires, etc.
|
Applications
embarquées
|
Les
applications sont beaucoup plus pointues : des outils de gestion
de la connaissance, de force commerciale, etc. Elles
sont parfois développés sur mesure, et elles sont calibrées
pour un usage bien précis. |
+
|
- La
productivité
|
Les employés exploitent mieux
leurs temps morts et éliminent certains déplacements
coûteux. Ils ont accès aux informations stratégiques
sans avoir à se déplacer en un temps très court.
L'économie en termes d'heures de travail justifie dans certains
cas l'investissement.
|
-
|
- Pari risqué
|
Les applications et les technologies
ne sont pas encore tout à fait mûres : comme tous
les pionniers, l'entreprise prend des risques. De plus, l'investissement
se monte à plusieurs dizaines de milliers d'euros.
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Stade
4 - L'intégration
|
Scénario
|
On tente - ni plus ni moins -
de faire entrer le système d'information dans le PDA. C'est
le stade de l'intégration le plus poussé, auquel quelques
rares enteprises pionnières parviennent. Toutes les applications
capitales - dans lesquelles la DSI a beaucoup investit -
doivent être reliées au PDA, afin d'améliorer
le retour sur investissement des applications.
|
Applications
embarquées
|
Tout
type d'applications lourdes, comme les ERP, les systèmes SCM,
les solutions CRM, etc. |
+
|
- Le
ROI du SI
|
Les retour sur investissement des
gros applicatifs est optimisé : les employés
nomades peuvent enfin les utilser, et les autres employés
y ont accès dans toutes les conditions. La valeur d'un ERP
ou d'une solution de CRM s'en trouve améliorée.
|
- La
productivité
|
Les employés exploitent
mieux leurs temps morts et éliminent certains déplacements
coûteux. Ils ont accès aux informations stratégiques
sans avoir à se déplacer en un temps très court. |
-
|
- Difficultés technologiques
|
Les fabriquants de gros applicatifs
ont tendance à proposer des versions pour PDA très
peu ouvertes. L'entreprise n'a pas le choix du terminal, ni celui
des technologies annexes : il faut tout acheter chez le même
éditeur et le même fabriquant. Les choses se compliquent
encore lorsque l'on veut faire cohabiter plusieurs applicatifs :
les choix technologiques ne peuvent plus être conciliés,
sauf si l'on recourt à des applications spécifiques,
placées entre le PDA et le gros applicatif, et qui jouent
le rôle d'un mini EAI.
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[Nicolas Six, JDNet]
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