La capture intelligente accélère la transformation numérique pour plus de résilience
Une proportion étonnamment importante d'organisations s'appuie encore trop sur des processus papier. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, il s'agit là d'un frein. Les entreprises qui sont passées au télétravail du jour au lendemain ont pu le faire parce que leurs processus leur permettaient.
Désignée "l'expérience de télétravail la plus importante au monde", la crise du Covid-19 a contraint des millions de personnes dans le monde à travailler à distance presque du jour au lendemain. Inévitablement, certaines organisations étaient mieux préparées que d'autres à gérer cette transition et ont pu faire preuve d'une plus grande résilience en ces temps imprévisibles.
Une étude Gartner menée avant la pandémie a révélé que près de 90% des hauts dirigeants d'entreprise considèrent la transformation numérique comme la clef de leur succès organisationnel et comme une priorité absolue. Néanmoins, seuls 40% d'entre eux ont fait atteindre une certaine envergure à leurs initiatives numériques. La crise sanitaire ayant servi de test de résistance pour les entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs d'activité, il est rapidement apparu que les organisations qui avaient été plus lentes à s'engager dans la voie de la digitalisation s'étaient révélées moins résistantes. Comment ces organisations peuvent-elles donc renverser la situation ?
L’ère du numérique
Une proportion étonnamment importante d'organisations s'appuie encore trop sur des processus papier. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, il s’agit là d’un frein. Les entreprises qui sont passées au télétravail du jour au lendemain ont pu le faire parce que leurs processus leur permettaient de poursuivre leurs activités normalement, même à distance. Au-delà de l'amélioration de la résilience opérationnelle, l'adoption complète d'une approche donnant la priorité au numérique permet d'obtenir des informations fondées sur les données, d'améliorer la collaboration entre les services et de transformer l'expérience du client.
Poussés par la pandémie qui accroit la pression sur leurs organisations, la plupart des DSI et des chefs d'entreprise savent qu'ils doivent digitaliser leurs opérations. Mais ils ne savent pas toujours quels sont les outils les mieux adaptés pour les aider à atteindre cet objectif. Ce manque d'implication pour rendre l’information utilisable explique qu'environ 84% des projets de transformation numérique se soldent par un échec.
Pour pallier ces lacunes, l’une des bonnes pratiques consiste à capturer et extraire ces informations dès qu’elles entrent en contact avec l’entreprise. Les documents entrants doivent être immédiatement convertis en données utilisables par l’entreprise à intégrer dans les processus métier, permettant ainsi à l’organisation de réaliser une transformation numérique significative.
Une approche intelligente de la capture des informations
La capture intelligente permet aux entreprises d’extraire les informations, de les transmettre à leurs destinataires et de les conserver en vue d’une récupération à long terme. Le terme capture fait souvent penser à la reconnaissance optique de caractères (OCR), qui existe depuis plus de 25 ans. Mais c’est bien plus que cela : il s’agit de créer des métadonnées et d’aiguiller le contenu vers le bon utilisateur ou système.
L’OCR fait certes partie du processus de capture de base, c’est-à-dire la numérisation de documents. Cependant, la partie intelligente se déroule après l’acquisition des documents sous forme électronique, avec l’extraction automatique des mots-clés, le classement des documents, la connexion du contenu aux processus métiers et l’envoi des informations aux systèmes appropriés.
La capture intelligente peut également être épaulée par l’IA pour un niveau d’automatisation accru. L’IA peut permettre au système de capture intelligente de comprendre la syntaxe humaine, y compris dans des données non structurées telles qu’un e-mail ou un Tweet. Une solution d’IA aux fonctionnalités complètes intègre le traitement du langage, interprète l’état émotionnel de l’auteur (positif, négatif, joyeux, en colère ou neutre) et la distingue les éléments factuels et les opinions. Grâce à une solution combinant l’IA et la capture intelligente, les entreprises acheminent les informations sans avoir à reprogrammer leur système et mettent en place une base solide pour leur projet de transformation numérique. Cette technologie flexible et automatisée transmet les informations aux utilisateurs et systèmes qui ont en besoin, dans la plupart des cas en temps réel.
La RPA ne suffit pas
Tendance du moment, la RPA fait appel à des logiciels robots qui améliorent l’efficacité et la précision des collaborateurs travaillant sur de grandes quantités de données normalisées. Si le terme peut évoquer des images futuristes de robots automatisant toutes sortes de processus, la réalité est bien différente. La RPA se prête idéalement à la rétrocompatibilité et l’automatisation de processus manuels à forte intensité de main-d’œuvre, par exemple l’acquisition de données auprès de systèmes tiers. Une solution de RPA peut ainsi se révéler très utile dans certaines applications car elle peut capturer efficacement des informations dans des documents standard. Mais il n'est pas aussi efficace dans les projets de transformation numérique comme beaucoup d'experts le pensaient il y a quelques années. La technologie présente des lacunes.
A la différence de la capture intelligente, la RPA rencontre des difficultés à traiter des informations non standard, notamment des données non structurées telles que des e-mails. Les fournisseurs de solutions RPA tentent de pallier cet inconvénient en nouant des partenariats dans le domaine de l’IA et de la capture de données. Mais s'ils ont besoin de deux autres solutions pour compléter leur technologie afin de réaliser véritablement leur transformation numérique - une telle approche est susceptible d'être inefficace en termes de coût global de possession de la solution et de retour sur investissement.
Une voie rapide vers la transformation numérique
La capture intelligente associée à l’IA offre divers avantages de nature à accélérer le parcours de transformation numérique d’une entreprise tels que : l’élimination des tâches fastidieuses – les utilisateurs n’ont plus besoin d’entreprendre des tâches telles que l’intégration de métadonnées ; Un point de capture unique – tous les documents papier et électroniques sont instantanément transformés en contenu utilisable par l’entreprise et sont automatiquement acheminés en temps réel vers les systèmes et les utilisateurs appropriés ; Une seule plateforme - pour tous les départements, utilisateurs et processus à travers le monde ; La simplification de la gestion de la conformité et des informations – le contenu est classifié à la seconde où il entre dans l’organisation, qu'il s'agisse d'un e-mail, d'un document papier ou d'une pièce jointe au format PDF, sur la base de d’étiquettes de sécurité et de conformité, de données à caractère personnelles et de la localisation.
En déployant une solution de capture intelligente, les entreprises peuvent optimiser et accélérer leur prise de décisions. Par exemple, dans le secteur des services financiers, les employés pourraient améliorer le contrôle de la situation des emprunteurs en se référant à des sources d’informations aussi bien structurées que non structurées. En matière de détection de la fraude, la capture intelligente peut déterminer les habitudes et les lieux d’achat des clients, afin de déclencher instantanément une alarme en cas de détection d’une anomalie.
Dans la santé, la capture intelligente pourrait servir à collecter l’ensemble des informations concernant un patient donné et à toutes les conserver dans un format numérique sécurisé. Cela donnerait au personnel médical instantanément accès aux éléments dont il a besoin. Cette solution pourrait également être configurée de façon à restreindre automatiquement l’accès aux informations sensibles afin de protéger la vie privée des patients.
La crise du Covid-19 a souligné la nécessité qu’ont les entreprises de se digitaliser. En fin de compte, les entreprises qui opèrent cette transformation seront mieux placées pour non seulement faire face à l'adversité mais aussi pour tirer le meilleur parti de la reprise dans un monde post-pandémique. Le moyen le plus simple d’y parvenir consiste à automatiser le plus grand nombre possible de processus et à transmettre rapidement les informations là où elles sont nécessaires. Là où la RPA convient parfaitement pour automatiser des processus simples, elle peine à l’accomplissement de tâches plus complexes sans impliquer d’importants efforts de réingénierie et d’investissement. La capture intelligente offre alors davantage de flexibilité et peut accompagner la transition d’une entreprise au fur et à mesure de son évolution.