"Pour
réduire l'erreur humaine, rien de mieux que
l'automatisation informatique". Cette pensée,
Jean-Pierre Boutet, PDG d'Asoger-Carodas, l'a
eu un beau matin de janvier 2000 "en enfilant
les chaussures". Une révélation
pour ce dirigeant d'une PME de la restauration de
300 personnes qui était jusqu'alors confronté
à un problème épineux : "Quasiment
toutes les prises de commandes contenaient au moins
une erreur". Cinq mois plus tard, en mai 2000,
l'idée s'est concrétisée en un
Intranet d'approvisionnement. Depuis, exit la
re-saisie longue et fastidieuse des commandes passées.
Exit également le travail de mise à
jour des prix et des conditionnements "qui évoluent
très fréquemment dans ce secteur".
Tout s'est
fait très rapidement. Après avoir eu
l'idée, Jean-Pierre Boutet s'est tourné
vers Sage, son partenaire informatique de toujours
qui a proposé à Asoger-Carodas sa solution
de e-commerce. Ne restait plus qu'une "formalité"
: mettre en place le système. "La prise
en main des collaborateurs fut plus courte que je
ne l'aurais imaginée, se souvient Jean-Pierre
Boutet, apparemment guère traumatisé
par son e-Transformation. Deux sessions de deux heures,
et les 30 à 40 premiers utilisateurs étaient
en mesure d'exploiter correctement le système."
Très
rapidement, l'Intranet s'est révélé
être une spirale vertueuse. Après avoir
intégré la solution e-Commerce à
sa structure, Ascoger-Carodas l'a connectée
à tous les autres systèmes, "sans
effort supplémentaires d'interfaçage,
parce que nous sommes équipés depuis
près de 5 ans des solutions Comptabilité
Pack+ Gestion Commerciale 100 de Sage." Résultat
? "Quand une commande est saisie, elle arrive
directement à la compta. Les comptes sont ainsi
suivis en temps réel."
A côté
des dépenses, les tarifs des approvisionnements
en produits frais peuvent être également
suivies en temps réel. "Nous
avons pris la formule trois connexions par jour à
notre base de données. C'est suffisant pour
notre activité", estime Jean-Paul Boutet.
Le catalogue de 300 références reflète
ainsi "la fraîcheur des produits",
les mises à
jour des prix "s'effectuant à l'heure
du déjeuner, en fin d'après-midi et
la dernière plus tard dans la nuit."
La flexibilité
aboutit finalement à des économies sur
chacun des maillons du service d'approvisionnement.
Un gain que Jean-Paul Boutet estime à 90.000
euros par an. "C'est simple, le système
a affiné la gestion de notre exploitation.
Nous continuons à livrer nos produits frais
dans les restaurants avec le même nombre de
camions qu'auparavant, alors que nous avons ouverts
entre temps 10 nouveaux restaurants. Et nous avons
supprimé les frais de mises
à jour à la main des prix."
De toute
évidence, les résultats ont été
d'une si grande importance que Jean-Paul Boutet "ne
pense pas un seul instant à revenir en arrière".
Equiper en ordinateur ses 35 restaurants, tout comme
les 10 prochains restaurants ouverts en 2003, est
même passé sur le haut de ses priorités.
D'un néophyte
des systèmes d'information, il est devenu "un
précurseur", Ascoger-Carodas étant
selon lui "la seule entreprise du milieu à
disposer d'un tel système". Il envisage
maintenant l'installation d'un module de gestion de
présence des salariés. Réalisation
selon lui plus intéressante qu'un nouveau site
Web, "qui n'a fait que 100 visites en un an d'existence".
Ou qu'un extranet, tant
"les professionnels de ce milieu sont loin de
s'intéresser à ce genre d'organisation".
