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Archiver, c'est conserver un document dont on a plus l'utilité
immédiate, mais qui peut encore servir, soit à
titre informatif, soit à titre de preuve dans l'éventualité
d'une contestation, d'un litige devant les tribunaux,
ou lors d'un contrôle de l'administration.
Dans ses aspects juridiques,
l'archivage est lié à la question de la
preuve: il est nécessaire de conserver tous les
actes au sens large nécessaires à la justification
de droits jusqu'à l'expiration des délais
prévus pour effectuer une contestation, c'est-à-dire
jusqu'à l'expiration du délai de prescription.
Ainsi, les documents commerciaux doivent être
conservés pendant des durées allant de
1 à 10 ans.
L'archivage électronique
: un besoin pratique réel
Selon la loi
du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve
aux technologies de l'information, un document électronique
a la même valeur juridique qu'un écrit
sur support papier à condition que son auteur
soit dûment identifié et que le document
soit établi et conservé dans des conditions
de nature à en garantir l'intégrité.
La question de la conservation
est donc indissociable de la question de la validité
juridique du document électronique, et correspond
à un besoin pratique réel. Comment se
servir de la preuve électronique si la conservation
afférente aux documents électronique n'est
pas résolue ?
Difficultés liées
à l'archivage des documents électroniques
La loi du 13
mars 2000 a posé le principe de l'indépendance
entre l'écrit et son support. En pratique, un
document numérique est entièrement dépendant
de son environnement: matériel informatique,
logiciel, système d'exploitation, formats d'encodage
et de fichier.
De nombreuses difficultés
d'ordre technique doivent être résolues
pour assurer la pérennisation de l'information
numérique.
Compte tenu de l'évolution
rapide des techniques, il est difficile de garantir
que l'on disposera au moment voulu des interfaces logicielles
et matérielles requises pour accéder à
la lecture du document électronique établi
des années plus tôt: il faut donc également
conserver les matériels et logiciels nécessaires
à la restitution des documents (ce qui semble
onéreux et irréaliste), ou procéder
à des recopies régulières des données
de l'ancien système informatique vers le nouveau
système informatique: on parle de migrations.
C'est cette deuxième solution qui est actuellement
pratiquée par des organismes comme la Direction
des Archives de France.
Existe-t-il des obligations
légales en matière d'archivage électronique
?
Bien que la question
de la conservation des documents électroniques
soit fondamentale, ni la loi du 13 mars 2000 sur la
preuve, ni la directive européenne sur la signature
électronique ne fixent de critères précis
relativement à l'archivage des documents électroniques
et les moyens à employer.
Le papier est considéré
comme un support fidèle et durable : la question
des modalités de conservation des archives papier
n'est pas réglementée, et ne fait pas
l'objet de controverses juridiques. En revanche, un
support numérique est considéré
comme un support peu fiable et peu pérenne de
conservation. L'archivage électronique de documents,
quelle qu'en soit la nature, nécessite donc de
s'interroger sur la fiabilité du système
utilisé.
La législation
fixe comme seule condition de l'archivage légal
l'intégrité du document archivé
- La Norme AFNOR Z 42-013
L'AFNOR
a publié des "Spécifications relatives
à la conception et à l'exploitation de
systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation
et l'intégrité des documents stockés
dans ces systèmes". Publiée en juillet
1999, cette norme a été révisée
en décembre 2001.
Aucun texte ne rend obligatoire
cette norme. Bien que critiquée en raison de
son caractère peu opérationnel, elle reste
une référence en matière d'archivage
électronique.
La norme fournit un ensemble
de spécifications concernant les mesures techniques
et organisationnelles à mettre en œuvre
pour l'enregistrement, le stockage et la restitution
de documents électroniques afin d'assurer la
conservation et l'intégrité de ceux-ci.
Elle s'applique uniquement
aux systèmes informatisés comportant des
équipements de stockage optique utilisant des
supports de type non réinscriptibles WORM (Write
Once Read Many) pour l'archivage. Ces supports sont
considérés comme non réinscriptibles
: il est impossible d'effacer une information enregistrée,
impossible d'apporter à l'information enregistrée
une modification.
Cette norme fixe des recommandations
d'ordre technique quant aux moyens matériels
et logiciels, des consignes d'exploitation, de sécurité,
de traçabilité des documents numérisés
et d'audit périodique du système. Elle
vise à assurer l'intégrité des
documents conservés par la mise en place d'un
processus qualité du système d'archivage.
Définir la politique
d'archivage électronique
En matière
d'archivage de documents électroniques à
des fins de preuve, il faut pouvoir démontrer
que l'opération d'enregistrement des données
s'est effectuée correctement et ceci à
toutes les étapes de son traitement.
Les données sous
forme électronique doivent être archivées
dans des conditions offrant des garanties de sécurité
contre toute altération, modification ou destruction
et doivent pouvoir être restituées ou consultées
ultérieurement et être conformes à
leur forme et contenu initiaux.
Dans la perspective d'assurer
la sécurité juridique d'un système
d'échange électronique, il est essentiel
de se préoccuper de l'archivage des documents
électroniques dès la phase de conception
du système.
Avant l'établissement
du cahier des charges en vue de l'exploitation et/ou
du développement du système de gestion
de l'archivage électronique, il sera nécessaire
de déterminer les besoins de l'entreprise.
Il faudra ensuite déterminer
les outils techniques qui permettront d'appliquer ces
procédures et de répondre à ces
besoins.
Le support choisi doit
garantir l'intégrité des données
archivées. À côté des cédéroms
de type WORM, de nouvelles techniques apparaissent (exemple:
le Century Disc, un cédérom en verre recouvert
d'une couche métallique). Des sociétés
spécialisées dans les infrastructures
de stockage d'information offrent des solutions en vue
de répondre à ce besoin d'intégrité
(exemple: solution de stockage Centera de la société
EMC² ).
Faut-il externaliser
l'archivage électronique ?
La mise en œuvre de moyens techniques d'archivage
de documents électroniques offrant des garanties
de sécurité et d'intégrité
est un métier éminemment technique, relevant
de professionnels de l'informatique. Certains spécialistes
préconisent de confier cette tâche à
une unité spécialisée, distincte
du service informatique, au sein des entreprises ou
administrations. Une
autre voie envisageable est l'utilisation des services
d'un prestataire extérieur.
L'externalisation offre
deux avantages. En
premier lieu, le prestataire qui archive est indépendant
de son client. Notamment,
si le co-contractant ne dispose pas des équipements
nécessaires pour archiver sur de longues durées
dans des conditions satisfaisantes, la conservation
des documents est unilatérale et donc susceptible
d'être contestée.
En second lieu, ce prestataire
externe ou tiers archiveur sera un professionnel spécialisé,
à même d'assurer les évolutions
des systèmes pour assurer la pérennité
des données qui lui sont confiées, les
procédures d'exploitation adéquates, la
sécurité des données et de leur
accès.
Au niveau des inconvénients,
on peut relever qu'on augmente toujours le nombre des
intervenants à la relation contractuelle de base
: co-contractants, autorité de certification,
tiers archiveur. Et un système complexe augmente
les risques.
Cette activité n'est
pas réglementée. La mission confiée
à l'archiveur relève donc entièrement
de la liberté contractuelle.
Enfin, d'un point de vue
pratique, il est essentiel de se préoccuper de
la question de l'archivage des documents électroniques
dès la phase de conception du système
d'échanges électroniques.
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Valérie Sédallian