Les projets informatiques sont des projets particuliers : ils sont immatériels, sur mesure, complexes et souvent stratégiques pour le développement de l'entreprise qui s'y engage.

La définition des objectifs, des rôles et des responsabilités, ainsi que le suivi rigoureux du projet, ont des incidences primordiales sur le succès de l'opération et, en cas d'insuccès, sur la résolution du conflit.

Que l'on soit client ou prestataire, il est indispensable d'anticiper juridiquement très en amont les difficultés, pour assurer le succès de l'opération et se ménager des atouts en cas de litige.

Même les plus modestes projets informatiques sont particuliers. L'acquisition d'un simple progiciel professionnel, complété de quelques prestations de développement et de maintenance doit susciter des questions importantes : quels sont les engagements de service, quelle est la portée du transfert des droits sur les codes du progiciel et des développements, peut-on en faire assurer librement la maintenance, quid en cas de disparition de l'éditeur, les codes ont-ils fait l'objet d'un dépôt et dans quelles conditions … ?

Les grands projets informatiques sont quant à eux d'autant plus complexes qu'ils nécessitent un grand nombre de prestations et de prestataires distincts, et que leur implémentation dans l'entreprise a de conséquences transversales : il s'agit par exemple de la mise en place d'un progiciel de gestion intégré, d'un progiciel de gestion de la relation client ou de l'externalisation des moyens et besoins informatiques, éventuellement en mode ASP.

L'encadrement juridique doit être envisagé très tôt
La gestion des projets informatiques doit être très stricte afin d'éviter les dérapages de délais, de prix et de qualité de services. Plus la gestion de projet aura été anticipée en amont puis définie dans le ou les contrats, plus elle sera facile à maîtriser en cours de réalisation.

Au stade même de l'élaboration du cahier des charges et de l'appel d'offres, il est important de définir l'organisation générale du projet : quelle est son périmètre, sa durée et son planning ? Y a-t-il des dates clés, des objectifs chiffrés et des pénalités ? Est-ce un contrat clé en main ou plusieurs contrats spécifiques ? Quels seront les prestataires, les équipes et les sous-traitants impliqués, leurs rôles, leurs responsabilités et leurs liens ? Y a-t-il un maître d'œuvre et des obligations de résultats ? Quel est le montage financier de l'opération ? Y a-t-il une cession globale des droits de propriété intellectuelle ? Comment assurer la pérennité de la solution logicielle mise en œuvre ? Qui assurera la maintenance, et dans quelles conditions ? Comment s'organise la réversibilité ?

Surtout, il est très bénéfique, tant du côté du client que des prestataires, de définir très tôt une liste de points à risque du projet, afin de pouvoir en tenir compte lors de la négociation des contrats. Il est d'ailleurs de plus en plus fréquent que les clients adressent aux soumissionnaires un grand nombre de pré-requis juridiques qui devront être acceptés puis repris dans le contrat, ou même, qu'ils annexent un véritable projet de contrat qui servira de base aux négociations.

Puisque la mise en œuvre des projets informatiques entraîne nécessairement un changement de méthode considérable dans l'entreprise, les utilisateurs doivent être réellement impliqués dans le processus d'implémentation. Une véritable politique de conduite du changement doit être définie et appliquée, tant par le client que par le prestataire.

Les contrats doivent être parfaitement adaptés au projet
Dans la rédaction contractuelle, chacun des engagements du client comme du ou des prestataires doit être précisément défini. Les engagements particulièrement renforcés (qualifiés par exemple "d'essentiels") pourront permettre plus facilement de mettre en cause la partie défaillante, de dénoncer une faute lourde et d'écarter les éventuelles limites de responsabilité prévues contractuellement (C. Cass. 22 oct. 1996 ; CA Paris 22 juin 2001).

Le bon déroulement d'un projet passe nécessairement par un découpage clair des lots, phases et types de prestations (livraison, installation, développements spécifiques, migration des données, intégration des logiciels, interfaçage et paramétrages, déploiement, hébergement, exploitation des flux, formation, garantie, maintenance…).

Les clauses de propriété intellectuelle doivent distinguer les différents éléments composant la solutions, en précisant s'ils étaient ou non préexistants au contrat : logiciels standards, développements spécifiques, interfaces, paramétrages, dossiers de conception, documentation, données, bases de données, outils informatiques, méthodes et savoir-faire …

Il convient également de décrire précisément le processus de recette, qui, s'il est suivi tout au long du contrat, permettra au client de faire valoir d'éventuelles réserves sur les prestations ou permettra au prestataire de considérer que ses prestations sont conformes.

Anticiper un éventuel contentieux
C'est fréquemment au stade de la recette, provisoire ou définitive, que sont mises à jour les difficultés et que les litiges surviennent. Si le montage contractuel a été finement établi et que la conduite du projet a été sérieusement effectuée, il sera d'autant plus facile de définir le périmètre et les conséquences des défaillances.

Le prestataire pourra ainsi mettre en défaut le client qui n'aura pas évalué ou exprimé clairement ses besoins, qui n'aura pas fait connaître les contraintes et difficultés particulières, qui aura élargi le périmètre ou réduit les délais des prestations, qui n'aura pas collaboré activement ou avec diligence et surtout, qui n'aura pas procédé de bonne foi à la recette du système.

De son coté, le client pourra mettre en défaut le prestataire qui n'aura pas respecté le cahier des charges ou le plan d'assurance qualité, qui aura fait déraper les délais ou les coûts, qui n'aura pas suffisamment encadré le projet lors des comités de pilotage ou qui aura été incapable de corriger dans des conditions acceptables les anomalies graves ou bloquantes identifiées lors de la recette.

La mise en œuvre d'une solution informatique est souvent, et parfois à tort, considérée par les clients comme une prestation globale. Aussi, en cas de difficulté d'implémentation (ou dans les cas plus fallacieux de changement de stratégie de l'entreprise), le litige porte sur l'ensemble du projet et sur la totalité des préjudices réellement ou prétendument subis.
Compte-tenu du caractère technique des défaillances et de la difficulté d'évaluer des préjudices de plus en plus importants (montants engagés, ressources immobilisées, perte d'exploitation ou d'image…), la pratique des expertises judiciaires, privées ou amiables, augmente. Celles-ci sont l'occasion pour chacune des parties de revenir avec l'expert sur l'ensemble du projet, depuis les travaux préparatoires et l'appel d'offres. Chaque document technique, contrat, annexe, courrier, e-mail ou PV de comité a donc toute son importance dans la stratégie de demande ou de défense.

L'expérience montre que les clients, pourtant généralement profanes en matière de projets informatiques, ont de moins en moins de difficultés à faire valoir leurs droits face aux éditeurs, intégrateurs ou fabricants. Encore faut-il que les contrats aient suffisamment défini ces droits et la mise en jeu possible des responsabilités. Et que les clients aient aménagé, tout au long du projet, la traçabilité des prestations et des échanges. A défaut, les professionnels des projets informatiques, surtout s'ils ont imposé leurs contrats standards et se sont couverts à chaque étape de leurs prestations, seront probablement mieux armés devant les tribunaux ou lors d'une expertise.