 |
|
|
| |
| INTRANET EXTRANET |
| La Mutuelle Générale refond son système comptable |
| L'établissement a opté pour le progiciel de gestion intégrée d'Oracle. L'objectif : coller au nouveau code de la mutualité dans les délais imposés par la loi.
(15/04/2004) |
|
C'est en 2001 que la Mutuelle Générale décide de refondre son système de gestion comptable. Un projet qui vise principalement à disposer d'une solution conforme aux conditions relatives aux nouveaux codes de la mutualité... devant entrer en vigueur dès l'exercice fiscal 2002.
"Cette réglementation impliquait une réorganisation de nos métiers par filiales, les risques liés aux cotions et aux actions sanitaires et sociales ne pouvant désormais être gérés par la même entité. Sur le plan financier, ce changement nécessitait de mettre en place une comptabilité multi-société", explique Denis Metzger, Directeur financier de la Mutuelle Générale. Autre point à prendre en compte suite à la publication du nouveau texte : "une évolution vers des plans comptables de type assurance ou institut de prévoyance".
Or, l'outil de comptabilité exploité à l'époque par la Mutuelle Générale ne permet pas de remplir ces conditions : iI s'agit d'une application tournant sous mainframe et accessible depuis des terminaux passifs... La recherche d'une application alternative paraît donc indispensable.
Suite à une procédure d'appel d'offres menée dans la foulée, l'établissement présélectionne trois éditeurs : Coda, SAP et Oracle.
"L'outil de gestion comptable du premier présentait certains manques, le traitement des amortissements notamment. Et le second ne répondait pas aux délais de mis en oeuvre imposés par la loi", note Denis Metzger, avant d'ajouter : "ce n'était pas le cas d'Oracle qui proposait une bonne couverture fonctionnelle tout en offrant des garanties adéquates en termes de temps de déploiement". Sans compter que la société est déjà équipée de base de données Oracle. Le choix se fait donc assez naturellement en faveur du progiciel de ce dernier : Oracle e-business Suite.
| Une architecture trois niveaux 100% Oracle |
Autre argument souligné : à la différence du produit de Coda, la solution d'Oracle est dotée d'une architecture trois tiers permettant d'ouvrir aisément des accès Web depuis des implantations distantes. "Ce qui est important pour nous dans la mesure où nous disposons de plus de 100 implantations", précise t-on à la Mutuelle Générale.
Orchestrée en lien avec IBM Global Services, la phase de déploiement du projet demande huit semaines de travail. Principale problématique rencontrée : l'orchestration de l'accompagnement du changement. Un aspect qui aurait principalement touché deux dimensions : la prise en main du nouvel espace fonctionnel d'une part, l'appropriation des notions comptables propres aux ERP d'autre part (la logique de clefs comptables notamment). Face à ce chalenge, la Mutuelle Générale élabore un programme d'accompagnement en s'appuyant sur son centre de formations interne. Elle choisit aussi d'impliquer les équipes fonctionnelles du siège dans l'étape d'homologation du projet.
Qu'en est-il du bilan deux ans après la mise en production de la plate-forme ? "L'objectif a été atteint. Nous avons publié les comptes 2002 dans les temps au regard de la nouvelle réglementation, insiste Denis Metzger. Nous en avons an outre profité pour intégrer au système comptable certains processus gérés jusqu'alors de manière indépendante, tels que le suivi des achats par fournisseurs et la gestion des commandes. Ce qui nous a permis d'optimiser ces tâches."
Un mouvement d'extension fonctionnelle qui va se poursuivre dans les mois qui viennent. La Mutuelle Générales prévoyant notamment d'activer un nouveau module de la suite en vue d' assurer la gestion des demandes d'approvisionnement et des notes de frais.
|
|
|
|
|
|
|
Dossier 
