Les CROUS - centres régionaux des oeuvres universitaires et scolaires -
sont éparpillés en France métropolitaine et d'Outre-mer.
Dans chaque centre travaillent entre trois cent et mille personnes, ce qui représente
sur l'ensemble des CROUS quelque quinze mille fiches de paies à éditer
chaque mois. Or, chaque centre possède sa propre organisation et son propre
service de paie.
Pour homogénéiser l'ensemble et renouveler l'outil informatique
de gestion de la paie et des compétences, le CNOUS - centre national qui
chapeaute les vingt-huit CROUS - a entamé en 2002 une refonte du système
d'information RH. Le chantier a été confié à Sopra
Group, dont la solution Pléiades est destinée aux établissements
publics administratifs.
Les
CROUS se caractérisent également par une triple mission : l'aide
sociale aux étudiants (500 000 bourses délivrées par an),
la gestion de 500 restaurants et celle de 150 000 chambres en résidences
universitaires. "Nous voulions un outil plus global, qui offre un plus large
champ de fonctionnalités et qui permette de fournir à chaque centre
un référentiel national de pratiques, explique Michel Renaud, le
responsable du système d'information du CNOUS. "Nous avons donc commencé
par observer un échantillon d'unités locales pour identifier les
différentes pratiques et ensuite mettre en place des bases de règles
et de paramétrage, " explique Nicolas Pollet, chef de projet chez
Sopra.
En septembre 2003, deux sites pilotes, le CNOUS de Paris et le CROUS de Lille,
ont été choisis. "La paie s'est tout de suite faite en réel
et la phase de doublonnage et de transfert de données a duré deux
mois. Ce qui est finalement assez peu", précise Michel Renaud.
| "La
diversité des contrats et des fonctions rend la tâche de paie complexe" |
Sopra a également créé des outils d'entrée et de
sortie pour relier Pléiades au logiciel de gestion financière du
CNOUS - Orion - de l'éditeur Civitas. "C'est une opération
lourde, car la tâche de paie est rendue complexe par la diversité
des fonctions, des types de contrats et des situations individuelles". Une
phase de paramétrage et d'adaptation a d'ailleurs été nécessaire
pour la prise en compte des employés aux affectations dans plusieurs établissements.
Au 1er janvier 2004, la première étape a été atteinte
: les vingt-huit CROUS sont désormais équipés, ils gèrent
la paie avec la nouvelle solution. Deux cents utilisateurs finaux ont par ailleurs
été formés. Dans le même temps, une cellule d'assistance
en ligne a été mise en place. L'outil Web utilisé, Mantis,
offre aux utilisateurs la possibilité de remplir en ligne un questionnaire
en cas de problème. 350 questions ont été posées au
mois d'avril, contre 1 000 au mois de janvier. Les retours ainsi formalisés
permettent au CNOUS de mesurer de manière précise la satisfaction
des utilisateurs, les problèmes rencontrés avec l'outil et l'évolution
de son apprentissage.
La deuxième étape, en cours, consiste à mettre en place
des fonctionnalités permettant la gestion prévisionnelle des compétences.
"Nous pourrons y définir les postes et les profils, les mettre en
rapport avec les compétences des personnes et ajuster en proposant des
formations ou des changements de postes", décrit Michel Renaud.
Enfin, début 2005, le projet entamera sa troisième phase, celle
du déploiement au niveau local. Car en région, un CROUS peut réunir
de dix à quarante unités de gestion (restaurants, résidences,
bureaux administratifs) qui comptent de dix à trente personnes chacune
; autant d'entités dont il va falloir évaluer le taux d'équipement
informatique avant de les aider à se relier au réseau et permettre
une collecte plus rapide des informations.
"Pour l'instant, il s'agit d'une architecture client-serveur. Chaque CROUS
a sa propre base de données, explique Nicolas Pollet, chef de projet chez
Sopra. Mais nous allons bientôt créer des accès intranet pour
chaque centre". Le projet suit son cours, apparemment dans les temps, et
devrait s'achever fin 2005. Quant au retour sur investissement, Michel Renaud,
le DSI du CNOUS, préfère attendre une année complète
pour pouvoir dégager un indicateur de performance représentatif.
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