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| INTRANET EXTRANET |
| Natexis Private Equity mise sur le PHP 4 pour son intranet |
| Le pôle capital investissement de Natexis Banques Populaires s'est équipé d'un intranet en un temps record (6 mois), afin de fédérer plus de 200 personnes réparties dans 10 filiales.
(10/06/2004) |
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Né d'une fusion récente, le pôle capital investissemment de Natexis Banques Populaires (Natexis Private Equity) regroupe plus
de 200 collaborateurs répartis dans 11 filiales. Pour fédérer ces
équipes, un intranet a été bâti en moins de six mois, pour un budget initial de près de 30 000 euros.
"Nous avons conduit un appel d'offres au mois de janvier 2003, la signature
du contrat est intervenue mi-avril et le site a été lancé en octobre, déclare Philippe Frugier, responsable multimédia
chez Natexis Private Equity.
Pour départager les "candidats" en lice, les critères de choix ont été
le respect du budget, la disponibilité pour faire face aux délais serrés et la partie conseil (interviews en face à face, animation de groupes de travail notamment). C'est la SSII Groupe Reflect qui a été choisie pour mener à bien le projet.
Trois groupes de travail ont ainsi été constitués, de mi-avril à fin juin, incluant des utilisateurs à la fois opérationnels et fonctionnels de la holding et des filiales. "L'idée était de savoir comment ils travaillaient, quels outils étaient utilisés dans les filiales, ce qu'ils pensaient des outils existants et comment nous pouvions les aider", note Philippe Frugier.
| Quinze entretiens en face à face ont été menés |
En amont de ces
groupes de travail, quinze entretiens en face à face ont été menés afin de mieux connaître les problématiques métier, le profil des utilisateurs et leurs habitudes de travail, sachant que fonctionnels et opérationnels n'ont pas vraiment les mêmes objectifs au sein d'un groupe dont les activités se répartissent en trois grandes familles : capital risque, capital développement et capital transmission.
Les développements ont été réalisés en PHP 4, avec
MySQL 4
comme base de données et un serveur dédié Linux hébergé chez Colt. 220 personnes sont connectées. "Nous avons parallèlement travaillé avec le RSSI [NDLR : Responsable de la sécurité des SI] de Natexis Banques Populaires
sur les aspects sécurité. Nous avons pris le parti de restreindre l'accès aux seules adresse IP du groupe", note Philippe Frugier.
Par ailleurs, l'accès à l'intranet est dépendant d'une création de fiche collaborateur, puis de l'activation de cette fiche par le super administrateur qui n'est autre que... Philippe Frugier. Lors de la première connexion/identification, le mot de passe est envoyé par courriel au collaborateur.
Les rubriques et fonctionnalités proposées sont nombreuses : accès à l'annuaire de l'entreprise, agenda, journal interne, plaquettes de présentation des filiales, études à télécharger, chartes d'image, liste des participations dans lesquelles le groupe a investi (750 lignes) et liens vers certaines applications comme la commande de papeterie. Un système d'alertes est également proposé (50 abonnés).
| Un compromis : mettre à disposition l'annuaire en version papier |
Pour animer l'intranet, Philippe Frugier est assisté de trois autres administrateurs et d'un réseau de 40 contributeurs. "Nous leur avons donné la main pour faire vivre l'outil, après une formation à l'outil d'administration, sachant que certaines rubriques peuvent être alimentées par tout un chacun, via un workflow de validation", ajoute Philippe Frugier. Pour suivre
la fréquentation, l'outil Xiti a été choisi. 3 000 visites sont enregistrées par mois, ainsi que 13 000 téléchargements.
Côté conduite du changement, Philippe Frugier a dû notamment arbitrer entre les demandes très pointues de certains chargés d'affaires - dont certains sont membres du conseil d'administration d'entreprises IT - et celles, moins poussées, des fonctions administratives. "Nous avons également dû faire des compromis, comme mettre à disposition l'annuaire en version papier", conclut le responsable.
La gestion des formations est en cours de déploiement pendant ce mois de juin et la gestion des espaces collaboratifs est prévue pour juillet. Une réflexion sur l'aide à la navigation est également initiée, compte tenu du nombre croissant de contenus mis à disposition des utilisateurs. |
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