Gemini dans Google Meet : notre retour d'expérience après 15 jours d'utilisation
Encore une utilisation maligne de l'IA pour gagner en efficacité. Depuis le lancement de Gemini dans Google Meet le 12 mars dernier, les utilisateurs de la suite Workspace peuvent utiliser l'IA générative pour transcrire et résumer les échanges clés. Une fonctionnalité attendue de longue date qui aurait dû sortir avec l'arrivée de Gemini pour Workspace. Après 15 jours d'utilisation, le JDN vous partage un premier retour d'expérience et quelques conseils pour optimiser le travail de l'IA.
Comment activer Gemini dans Google Meet ?
Officiellement appelé "Prends des notes pour moi", l'IA de Google permet de transcrire et de synthétiser les éléments clés d'une réunion dans un Google Doc. Son utilisation est simple : il suffit de lancer un Google Meet et d'activer dans le panneau latéral la prise de note en cliquant sur "Commencez à prendre des notes." L'IA de Google (sans que l'on sache exactement quel modèle exactement) transcrit automatiquement le contenu audio de la réunion en direct. Une fois la réunion terminée, un document Doc complet est créé par Gemini. Il est partagé à l'ensemble des participants (avec les droits d'édition) et également ajouté directement en pièce-jointe de l'invitation Google Meet.
Le document final est plutôt bien structuré. Ce dernier contient l'ensemble des invités et leurs adresses mail respectives, un résumé bref des échanges et enfin un déroulé détaillé de la réunion sous forme de liste à puce. L'ensemble des points majeurs de la réunion y sont retranscrits. Les propos sont également sourcés avec le timecode exact de leur apparition dans la discussion. Enfin, une transcription classique qui retrace tous les échanges est disponible dans l'onglet "Transcription" du Doc final.
Une IA fonctionnelle malgré 3 limitations majeures
Selon nos différents tests, le document final est toujours opérationnel et ne s'égare jamais (ou presque) dans les discussions secondaires. Attention toutefois aux conversations privées avant une réunion, ces dernières seront parfois retranscrites dans les notes de réunion de façon plus ou moins aléatoire. Le point "détails" du document est quant à lui toujours fidèle aux discussions. Il reprend principalement les éléments factuels abordés (exemple : présentation de résultats) et les tâches à venir avec le nom des acteurs impliqués. (exemple : x doit rendre son audit financier lundi à 9h).
Dans l'ensemble les résultats sont positifs. Toutefois trois problèmes majeurs se posent régulièrement. Premièrement, l'IA prend uniquement en compte (dans sa retranscription de la réunion) le nom des participants connectés à Google Meet. Si plusieurs participants sont connectés sur un même compte Google ou - comme c'est le cas dans de nombreuses entreprises - dans une salle de réunion, l'IA attribue tous les propos à une seule personne. Une vraie limitation qui peut rapidement rendre le compte-rendu inutilisable.
Deuxième limitation : Gemini ne peut pas (encore ?) "voir" les contenus diffusés à l'écran. Impossible alors d'obtenir la retranscription de données présentées en partage d'écran. Dommage quand on sait que Gemini a les capacités pour réaliser ce type d'opération (modalité visuelle en live). Enfin, obstacle, et pas des moindres pour les équipes internationales, la prise de note ne peut se dérouler que dans une seule langue. Dès lors, impossible de switcher de langue au risque que l'IA commence à totalement dérailler (exemple : commencer un Meet en français et le finir en anglais avec un interlocuteur non francophone).
Disponibilité et conseils
"Prends des notes pour moi" est disponible avec Gemini pour Workspace. Les fonctionnalités Gemini sont maintenant proposées gratuitement pour l'ensemble des comptes Workspace Business et Enterprise. Pour utiliser l'IA dans Meet, votre administrateur doit également avoir activé le module. Les comptes personnels peuvent accéder à l'outil en souscrivant un abonnement Google One AI Premium pour 21,99 euros par mois. Enfin, les "fonctionnalités intelligentes" doivent également être activées dans votre compte workspace personnel. Pour l'heure la prise de note par IA fonctionne en Français mais également en Anglais, Allemand, Italien, Japonais, Coréen, Portugais et Espagnol.
Pour maximiser les résultats avec Gemini dans Meet, Google recommande d'activer la fonctionnalité pour des réunions égales ou supérieures à 15 minutes. Assez logiquement, les participants doivent également disposer d'une bonne connexion Internet et que la qualité sonore soit suffisante pour une bonne retranscription. Google recommande encore de créer un lien Google Meet (ou un événement d'agenda) par réunion. Les événements ou liens dupliqués ne permettent pas la retranscription.
Enfin, pour maximiser la pertinence du rapport final et pour éviter les biais liés au multi-utilisateur sur une seule session, nous vous recommandons de mener des réunions avec un poste par utilisateur. Pour optimiser encore un peu plus, il peut être bon de se présenter rapidement une fois avant la première prise de parole. Exemple : "Laurent du service marketing". Lors de l'assignation des tâches, il est également conseillé d'être précis et clair en donnant par exemple le prénom du participant concerné. Exemple : "Marguerite, peux-tu nous rendre ce dossier d'ici lundi soir ?". Enfin, un petit point récapitulatif oral en fin de réunion est un véritable plus pour que l'IA comprenne précisément les décisions qui ont été établies.
En soi, Gemini ne remplacera pas une transcription manuelle beaucoup plus précise pour les réunions stratégiques. Mais il est d'une véritable utilité pour les réunions de tous les jours.