IA et gestion documentaire : au cœur d'une culture d'entreprise positive

Les entreprises ne sont pas épargnées par la pression de l'intelligence artificielle (IA). Bien sûr, ce n'est pas l'IA qui exerce cette pression, mais plutôt la société civile et les collaborateurs.

Certains veulent les technologies derniers cris et avoir la possibilité d’utiliser des outils de leur quotidien domestique au travail. D’autres s’en méfient et soit craignent de perdre en autonomie, soit de ne pas avoir les connaissances nécessaires pour utiliser ces mêmes technologies. Des disparités de perception qui peuvent à terme impacter le bien-être des collaborateurs et la culture de l’entreprise.

Pourtant, « IA ou pas IA », là n’est pas la question. La véritable question serait plutôt : comment tirer bénéfice de l’IA dans les tâches du quotidien ? Car de nos jours, rares sont les solutions et technologies dont on ne vante pas les fonctionnalités boostées à l’IA. Pour en tirer parti sans en avoir peur, il faut remettre l’IA à sa juste place : c’est-à-dire, en faire une aide précieuse, mais invisible.

L’invisible au cœur de la culture de l’entreprise

Prenons de la hauteur : le véritable bénéfice de l’utilisation de l’IA c’est le gain de temps sur certaines tâches chronophages et répétitives, notamment sur la recherche et l’analyse d’informations et de documents.

L'usage d’outils « infusés à l’IA » s’intègre donc parfaitement dans plusieurs valeurs fondamentales des entreprises modernes: l'efficacité, la sécurité, l’innovation, l’agilité ou encore la collaboration, pour ne citer que celles-là. La culture d’entreprise, souvent décrite comme l’âme de l’entreprise, est une notion très concrète composée à la fois de ses valeurs et de ses pratiques. Dans ce contexte, il devient évident que les solutions IA ont un rôle à jouer pour améliorer la performance des collaborateurs et impacteront positivement toute la culture de l’entreprise. A titre d’exemple, la collaboration est plus efficace avec le partage instantané des documents numérisés.

L’IA au service des pratiques quotidiennes de l’entreprise

Bien entendu, il ne suffit pas d’écrire les valeurs de l’entreprise sur ses murs pour qu’elles prennent vie au quotidien. L’espace de travail des organisations (aussi bien physique que virtuel) est un bon indicateur de leur culture d’entreprise. Les petites tâches du quotidien, dont la gestion documentaire, nécessaires mais trop souvent chronophages, font l’objet de discussions entre les collaborateurs autour de la machine à café.

En effet, les entreprises doivent traiter un volume croissant d’informations et de documents chaque jour. Les méthodes traditionnelles, souvent longues et sources d’erreurs humaines, ne suffisent plus à répondre aux exigences d’une société moderne. Elles représentent des coûts directs et indirects élevés, tout en ne répondant pas aux besoins de partage, de traçabilité et de confidentialité.

Il ne s’agit pas de chambouler les habitudes de tous les collaborateurs en s’équipant de solutions compliquées. Comme évoqué précédemment, certains ont encore des craintes qu’il faut lever. Il s’agit plutôt de sélectionner des outils familiers de gestion documentaire utilisés au quotidien (scanner, imprimantes multifonction – MFP-, photocopieuses, …), dont les fonctionnalités ont été améliorées grâce à l’IA pour simplifier chaque étape du processus. Ces outils sont conçus pour s’intégrer aux habitudes des collaborateurs, leur permettant ainsi de gagner en autonomie et en efficacité. Ils libèrent du temps, qu’ils peuvent consacrer à des tâches alignées sur les valeurs fondamentales de l’entreprise.

La formation des collaborateurs sur le fonctionnement des différents outils est essentielle pour qu’aucun d’entre eux ne se sentent exclus et qu’ils puissent tous accéder à la flexibilité offerte par de tels outils. C’est également une nécessité pour lever les craintes qui pourraient subsister.

L’IA au service du RGPD et de l’accès aux informations

Certaines tâches de la gestion documentaire peuvent s’avérer stressantes et entrainer des retards dans leur exécution, car les méthodes classiques ont leur limite. En effet, la nécessité de protection et de sécurité stricte (RGPD, sécurité des données) peut exercer une certaine pression sur les collaborateurs, tout en ralentissant l’exécution de leur travail.

Les tâches manuelles, en plus d’être longues à exécuter, augmentent le risque d’erreurs humaines. Il peut s’agir d’omissions, de création de doublons, ou de mauvaises classifications des documents. Leur découverte peut avoir des conséquences plus ou moins graves, allant de l’amende pour non-conformité à la cessation d’activité de toute l’entreprise à la suite d’une violation de données. Et les employés en sont bien conscients.

Utiliser des technologies avancées d’IA dans la gestion documentaire permet donc d’améliorer la productivité et de garantir la conformité tout en simplifiant l’accès aux informations. Par exemple, il n’est plus à prouver que les capacités de l’IA en matière d’analyse des risques permettent une gestion proactive des vulnérabilités voire la détection d’anomalies dans les documents. Il peut s’agir de données manquantes ou d’incohérences que pourrait laisser passer un œil humain, même averti. Avec les fonctionnalités de recherche intelligente les collaborateurs accèdent rapidement aux documents, font face à moins de situations de frustrations et de stress. Tout le monde peut se retrouver face à l’urgence de devoir retrouver un document important. Si ce dernier a été mal classé, ou se trouve être une petite partie d’un document très volumineux, le temps nécessaire à sa recherche implique que le stress et la pression montent sur celui ou celle qui en a la charge.

L'usage des technologies IA, notamment dans les outils de gestion documentaire, permet la concrétisation de plusieurs valeurs fondamentales qu’on retrouve dans les entreprises modernes : l'efficacité, la sécurité, la durabilité, l’innovation, ou encore la collaboration. Loin d’être compliqué à utiliser, ces outils sont des leviers pour améliorer la culture de l’entreprise et sa performance globale tout en répondant aux enjeux de la société actuelle.