Et si l'intelligence artificielle permettait de replacer l'humain au cœur des plannings ?
La gestion du temps et des effectifs dans les établissements de santé devient de plus en plus complexe (pénurie de professionnels, absentéisme, rétention des talents, etc.).
Souvent présentée comme une innovation technologique majeure, l'intelligence artificielle (IA) crée beaucoup d’attentes. Mise au service des besoins réels du terrain, l’IA peut aider à transformer en profondeur les pratiques de gestion RH. Elle offre une opportunité stratégique de repenser la gestion des ressources humaines qui ont besoin d’évoluer avec les nouvelles exigences des employés.
Vers une planification plus intelligente
La planification des équipes est sans doute le chantier le plus complexe. C’est tout d’abord une tache laborieuse et chronophage pour des managers dont le rôle premier n’est pourtant pas celui de planifier, mais bien celui de soigner ! D’autre part, elle doit concilier des contraintes de plus en plus nombreuses : respect du temps de travail, gestion du besoin métier, disponibilités et compétences individuelles, continuité des soins, et désormais la possibilité de prendre en compte les préférences individuelles et les souhaits des employés en quête de plus d’autonomie et de souplesse dans l’organisation de leur temps de travail. Ce ne sont plus les professionnels qui doivent s'adapter aux plannings, mais les plannings qui doivent s'adapter aux professionnels. 70%* des changements de plannings sont aujourd'hui liés à la gestion des demandes des employés qui souhaitent prioriser leur temps personnel. Ce besoin d’un planning "modulable" à la carte pour responsabiliser et engager davantage les employés devient stratégique. Le planning qui était jusqu'alors présenté comme un cockpit de pilotage pour assurer la continuité des soins, s’impose comme un outil de reconnaissance, d’engagement, et d’attractivité.
L'IA va sans aucun doute introduire de nombreuses améliorations significatives pour faciliter la planification du personnel : automatiser la planification sous contrainte, apprendre des plannings passés (absences) et croiser avec les préférences des salariés pour construire les meilleurs plannings, prédire le besoin / la demande de ressources dans le cadre d’un flux métier… autant d’aspects qui permettront de réduire l’effort dans l’organisation des services en tenant compte d’un nombre croissant de paramètres.
Automatisation de la gestion des remplacements
La gestion des remplacements est un autre domaine où l'IA peut apporter une valeur ajoutée significative. Lorsqu'un besoin urgent se présente, il est crucial de réagir rapidement. L'IA pourrait jouer un rôle de "chef d'orchestre", en identifiant automatiquement les profils disponibles et compétents, et en générant des propositions de remplacement cohérentes avec les contraintes réglementaires. Cela permettrait de gagner du temps et d'assurer une continuité des soins optimale.
Réduction de la charge liée au décompte du temps
Le décompte du temps de travail représente une source majeure de complexité. Il mobilise un grand nombre d’acteurs — gestionnaires, encadrants, professionnels — pour analyser, corriger, expliquer les écarts. Ces opérations, bien que indispensables, consomment un temps précieux. Les établissements investissent beaucoup dans la formalisation de guide de gestion de temps et la formation des équipes. En convertissant les guides de gestion des temps en un format interrogeable via un assistant conversationnel, l'IA permettrait de fournir des réponses claires et rapides aux utilisateurs, sans solliciter constamment la hotline RH interne. Cette approche pourrait être généralisée pour automatiser les réponses aux questions récurrentes, comme l'évolution des compteurs ou les règles de gestion des congés.
L'IA au service de l'humain
Si l'automatisation est un levier important, elle doit avant tout améliorer l'expérience humaine. Les outils doivent rester au service des professionnels, en les libérant des tâches répétitives et en facilitant leur prise de décision. Grâce à l’IA, les solutions RH seront beaucoup plus appréhendables, plus simple à utiliser et deviendront le portail naturel du SIRH, intégré, « intelligent », capable de dialoguer pour informer, guider, alerter. L'IA permettrait aussi une analyse automatisée des données de gestion des temps, offrant des fonctionnalités explicatives ou prescriptives pour améliorer l'efficacité organisationnelle (des outils de BI « augmentée » pour expliquer l’absentéisme par exemple, alerter sur un futur pic d’absentéisme ou encore des chatbots conversationnels pour améliorer l’accessibilité des solutions et leur prise en main).
Personnalisation des outils
On pourrait aussi imaginer un usage de l’IA pour personnaliser les outils de gestion des temps en fonction des spécificités de chaque établissement. Les solutions actuelles, bien que performantes, nécessitent souvent un paramétrage complexe, surtout lorsque des particularités entre différents sites doivent être prises en compte. L'IA pourrait faciliter ce processus en analysant les usages passés et les besoins spécifiques pour ajuster automatiquement les réglages, offrant ainsi un gain d'efficacité considérable pour les équipes RH et techniques.
L’intelligence artificielle ne représente pas simplement une innovation technologique. Elle incarne une opportunité majeure de repenser les organisations, alléger la charge opérationnelle, fluidifier les interactions humaines, et mieux répondre aux besoins du terrain. Elle permet d’imaginer une planification plus réactive, des réponses plus rapides aux sollicitations des employés, une prise en compte plus fine des compétences et des contraintes individuelles.
Mais cette transformation ne sera pleinement réussie que si elle s’accompagne d’un changement culturel : celui d’un SIRH plus agile, plus transparent, capable de dialoguer avec les utilisateurs et de les associer pleinement aux décisions qui les concernent.
*source DRH du CH de Tarbes – SantExpo 2025