Le 1er janvier 2005 marquera le début de l'application du décret sur la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics. A cette date, les organismes publics seront contraints d'accepter les candidatures électroniques pour leurs appels d'offres. Un gain pour l'Etat, qui espère économiser 6 milliards d'euros par an, mais une avancée aussi pour les entreprises.
Le cap du 1er janvier 2005 ne marque pas tout à fait un saut dans l'inconnu. Des entreprises publiques pionières ont déjà entièrement dématérialisé le processus de passation des marchés publics. C'est notamment le cas du ministère de la Défense, de la mairie d'Issy-les-Moulineaux ou de la Caisse des dépôts et Consignations. Dans une moindre mesure, beaucoup d'organismes d'Etat mettent déjà en ligne leurs appels d'offre ainsi que le cahier des charges des marchés.
"Le fait de recevoir les appels d'offres par Internet depuis deux ans a été le premier grand avantage de la dématérialsiation, confirme Pascal Blasquez, gérant de Dialexis, une société spécialisée dans la formation et le conseil, qui répond à une trentaine d'appels d'offre par an auprès des administrations d'Etat. "Aujourd'hui, je ne demande pas mieux que de pouvoir répondre par voie électronique", poursuit-il.
"Nous allons sauter le pas dès que possible", renchérit Fabien Figueiredo, chargé du développement commercial chez Opixido, une agence de communication pour le secteur culturel, institutionnel et pour des organismes privés.
Cette PME de dix-huit salariés répond à une cinquantaine, parfois une centaine d'appels d'offres de collectivités territoriales ou d'organismes publics par an.
Fabien Figeiredo identifie deux facteurs principaux qui plaident en faveur de la dématérialisation du processus de réponse aux marchés publics : un gain de temps en termes d'assemblage des offres et d'organisation du personnel et une économie sur les frais d'envoi postaux.
| Les entreprises sont prêtes, motivées et sereines |
Les entreprises semblent bien préparées. "Nombre de nos documents sont déjà dématérialisés, scannérisées, indique Roland Sarde, directeur d'exploitation chez Cave Canem, une entreprise de gardiennage et de sécurité. L'obligation de constituer un dossier électronique pour répondre aux appels d'offre par voie dématérialisée est loin de constituer un obstacle. "Au niveau du suivi des marchés, cela nous permet de mieux indexer et stocker nos documents", explique Roland Sarde.
Préparés donc, mais aussi motivés et sereins : les entrepreneurs attendent la dématérialisation des réponses aux marchés publics avec impatience. Ce qui ne les empêche pas d'émettre déjà quelques réclamations. Sur la procédure de réponse par voie électronique, d'abord. "Il serait souhaitable de créer un outil d'aide en ligne, comme un guide pratique ou des formulaires pré-établis à télécharger", indique le gérant de Cave Canem. Sur la sécurité de la transmission de données, ensuite. "Avec des clés ou des codes d'accès, nous serions assurés que tous les éléments ont bien été pris en compte", enchérit Pascal Blasquez de Dialexis.
Enfin, sur la nécessité d'aller plus loin encore dans le processus de dématérialisation. "La conservation de documents originaux en version papier pose problème, explique Figueiredo. L'idée d'une coffre-fort électronique, dans lequel chaque entreprise pourrait stocker ses documents administratifs en toute sécurité, est à développer."
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Les entrepreneurs plébiscitent la dématérialisation des procédures
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Le greffe du tribunal de commerce de Paris a réalisé entre juillet et septembre 2004 une enquête en ligne afin de mieux connaître les opinions et les besoins des entreprises en matière de réponse aux marchés publics.
80 % des entrepreneurs sondés sont favorables ou très favorables à la dématérialisation du processus. 61 %
estiment que cela va représenter un gain de temps et 25 % un gain d'argent. Seuls 8 % craignent des problèmes d'ordre technique et 4 % que cela entraîne un surcoût.
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