La démarche de dématérialisation des marchés
publics du ministère de la Défense (Mindef) est
sans conteste l'une des plus abouties de l'administration française.
Initiée par la Délégation Générale pour l'Armement (DGA)
en 2000, elle a été progressivement étendue
à l'ensemble des services du ministère de la Défense.
Avec plus de 8.000 utilisateurs en 2004, la plate-forme du Mindef
est même devenue, selon une étude réalisée
par Bruxelles en mai 2004, la première place de marché
publique européenne.
| La
place de marché du Mindef en chiffres (en 2004) |
|
6.900
|
dossiers
d'appels d'offres mis en ligne, qui couvrent 100 %
des achats supérieurs à 90.000 euros et
plus de 70 % des achats inférieurs à
90.000 euros
|
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55.108
|
téléchargements
de dossiers effectués par des fournisseurs potentiels
|
|
6.200
|
fournisseurs
inscrits
|
|
217
|
entités
d'achats du ministère présentes, soit
de 2.000 acheteurs
|
|
220
|
réponses
aux appels d'offres par voie électronique
|
|
18
|
milions
d'euros d'économie sur les frais administratifs
|
| Source
: Direction Générale de l'Armement |
Du haut de ses cinq années d'expérience en
dématérialisation, la DGA a mis en ligne, le
24 janvier dernier, une nouvelle version de ses portails d'achats,
Ixarm.com (achats de matériel de guerre) et Achats.defense.gouv.fr
(achats courants). Ces portails reposent sur une place de
marché rénovée. Mot d'ordre de cette
refonte : réactivité et efficacité.
Visuellement, ce chantier a abouti sur une refonte graphique
avec l'allègement de la charte d'Ixarm, et la mise
en conformité de celle d'Achats.defense avec le portail
du ministère de la Défense. Cette refontre graphique
s'est accompagnée d'une évolution ergonomique
qui permet un accès direct entre les portails et la
place de marché. Mais le grand changement vient d'une
nouvelle fonctionnalité qui vise à réduire
de plus de 75 % la charge administrative des fournisseurs.
"C'est une évolution lourde de conséquences,
souligne Michel Cadic, directeur des portails de l'armement,
puisqu'elle offre la possibilité aux entreprises qui
répondent aux appels d'offres du ministère de
la Défense via notre portail de se constituer un dossier
de candidature, valable pour une durée d'un an, dans
lequel sont enregistrées et stockées toutes
les informations administratives et juridiques relatives à
l'entreprise."
Cette nouvelle fonctionnalité se veut incitative. L'un
des principaux défis qu'entend relever la Direction
Générale de l'Armement cette année est
en effet de convaincre les fournisseurs d'aller au-delà
du simple téléchargement des appels d'offres.
Il s'agit aujourd'hui de pousser la démarche jusqu'à
la réponse des fournisseurs via la plate-forme d'achat.
6.900 dossiers d'appels d'offres ont été mis
en ligne en 2004. Pour ces dossiers, plus de 55.100 téléchargements
ont été réalisés par les fournisseurs
portentiels, mais seules 220 réponses sont parvenues
par voie électronique. "Il faut accompagner le
changement, explique Michel Cadic, démystifier la dématérialisation."
| 18
millions d'euros d'économie en 2004 |
Aboutissement souhaité de cette démarche e-achat :
la généralisation de la facturation électronique,
dans la continuité de l'expérimentation EDI Rafale
menée en 2004 et qui a permis de réduire les délais
de paiement des pièces de rechange du Rafale à
une dizaine de jours (contre deux à quatre semaines par
courrier postal). La volonté de la DGA est d'étendre
progressivement au cours des deux prochaines années ce
processus au million de factures que reçoit la Défense
chaque année. Un projet ambitieux pour un ministère
qui traite entre 15 à 17 milliards d'euros d'achats par
an.
D'autres efforts restent à fournir en termes de résultats,
notamment pour l'objectif d'élargissement de la concurrence
aux entreprises européennes. Si dans certaines entités
d'achats du ministère le nombre de fournisseur a pu s'accroître
jusqu'à 30 % grâce à la dématérialisation,
les effets de la concurrence sont pour le moment imperceptibles
au niveau européen. "Le problème est qu'il
n'existe pas aujourd'hui d'outils de reconnaissance croisée
au niveau européen entre les certificats électroniques,
ce qui oblige les entreprises à faire une demande particulière
dans chaque pays concerné, explique Michel Cadic. Or
cette démarche peut prendre deux à trois semaines,
ce qui est beaucoup trop long. L'un de nos objectifs pour 2005
est donc de simplifier les modalités d'obtention de certificats
électroniques."
La refonte d'Ixarm.com et de Achats.defense.gouv.fr a été
confiée à Linagora, un prestataire spécialisé
dans les logiciels libres. Face à la montée en
puissance du nombre d'utilisateurs, la DGA a dû repenser
le modèle économique de son portail. L'utilisation
d'outils "open source" lui a permis de réduire
les frais de licences. Le budget de la refonte s'est élevé
à quelque 320.000 euros. Au total, ce sont près
de 8 millions d'euros qui auront été investis
depuis 2000 dans le Portail de l'armement. Le retour sur investissements
est à la hauteur de l'effort fourni : les économies
réalisées sur les frais administratifs sont estimées
à 2 millions d'euros en 2003 et à 18 millions
en 2004. |
