Peut mieux faire. Telle était la note que les salariés
attribuaient en moyenne à l'intranet de leur entreprise en mars 2005, selon une étude
Ipsos - Ujjef (lire l'article
du 07/06/05). Cette appréciation ne remettait toutefois pas en cause
la légitimité de cet outil qui, aujourd'hui, fait partie du quotidien des salariés.
Elle pointait plutôt du doigt la capacité des entreprises
à le faire vivre.
Cette problématique ne concerne toutefois que de loin les grands groupes nationaux français, pour qui le pilotage
de l'intranet répond à une véritable stratégie de communication
et d'optimisation des processus internes.
Décryptage de l'usage de cette technologie par les entreprises grâce à l'édition 2006 de "Stratégie intranet
des grandes entreprises", une étude réalisée par Benchmark Group, société éditrice du Journal du Net
(consulter la liste).
Premier constat : la moitié des grandes entreprises
interrogées ont investi dans la création et le déploiement d'un
outil de communication interne électronique dès la fin des années
1990. Plus de 60 % des versions étudiées datent de moins
de deux ans. A noter que les structures des intranets sont très
disparates : y figure aussi bien des intranets corporate, que des intranets métiers,
des intranets locaux ou des applications de portail. Toutefois,
la structure qui revient le plus souvent est celle de la coexistence
d'un intranet corporate et d'intranets métiers, fédérés autour
du point d'entrée qu'est le portail d'entreprises.
L'audience moyenne des intranets étudiés frôle les 600.000 visites
mensuelles en 2005, soit une progression des usages de
15 % sur un an. Dans le cas de figure type, 48 % de l'effectif
des sociétés sont des utilisateurs réguliers de leur intranet,
contre 38 % en 2004. Ces chiffres montent à 70 % pour
les employés ayant accès à un ordinateur en 2005, contre 62 %
il y a un an. Par ailleurs, la plupart des sociétés étudiées
laisse un accès libre aux services et contenus de l'intranet,
même si pour quelques uns d'entre eux - les espaces collaboratifs
notamment -, une procédure d'identification s'avère nécessaire.
Enfin, 75 % des grandes entreprises interrogées
permettent à leurs collaborateurs nomades d'accéder à leur intranet.
Cet accès est néanmoins réservé aux cadres dirigeants et aux
commerciaux.
Les fonctionnalités offertes par l'intranet se divisent en deux
grandes catégories : les contenus d'informations et bases documentaires,
et les services transactionnels. En 2005, 82 % des intranet
étudiés comportent des bases documentaires (documents de travail,
procédures, notices, etc.). Dans le détail, les annuaires, fonctionnalité
souvent la plus utilisée par les collaborateurs, sont présents
à 95 % dans les intranets des entreprises interrogées.
Ces contenus sont toutefois davantage présents au sein de l'intranet corporate
que des intranets métiers. A l'inverse, les services départementaux
tels que des applicatifs de logistique, de gestion administrative
et financière, de ressources humaines, d'aide à la création,
de gestion de la production ou de la relation clients figurent plus souvent dans les applicatifs métiers.
| Le
collaboratif, principal chantier pour 2006 |
L'usage de forums, chats, Webmails, est également plutôt l'apanage
des intranets métiers. De même que les services collaboratifs,
principalement représentés par des bureaux virtuels, des agendas
partagés et des réunions virtuelles. En 2005, plus des trois-quarts
des entreprises interrogées offrent à leurs salariés un accès
aux espaces de travail collaboratif, dont l'usage le plus prisé
est le partage de documents avec gestion des versions, loin
devant la prévisualisation de documents ou l'utilisation d'outils
de wikis ou weblogs.
Le collaboratif constitue d'ailleurs l'un des deux principaux
axes de développement - futurs ou déjà engagés - des
intranets des grandes entreprises, à égale mesure avec la personnalisation
par métier ou entité géographique. Autres chantiers cités :
la structuration de l'ensemble des applicatifs autour d'un portail
unique, l'amélioration du moteur de recherche ou la mise en
place de procédures de workflow.
Côté back office, le nombre de collaborateurs contribuant à
la gestion de l'intranet, en dehors des équipes informatiques,
varie d'une petite dizaine à plusieurs centaines de personnes.
En moyenne, sur les 22 sociétés interrogées, 48 personnes consacrent
au moins une partie de leur temps à l'intranet. En effet, environ
75 des grandes entreprises ont mis en place un comité de pilotage
composé en moyenne de 7 personnes issues des directions informatiques,
de la communication, voire des ressources humaines.
Le budget moyen consacré à la gestion de l'intranet s'élève
à environ 477.000 euros (sur la base de des réponses de 7 sociétés
parmi les 22), parmi une fourchette variant entre 117.000 et
1,2 million d'euros.
Les
22 entreprises françaises interrogées par Benchmark
Group
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Accor, ADP, AGF, Air Liquide,
Airbus, Alcatel, ASF, Bic, BNP Paribas, Décathlon, EDF,
Elior, Faurecia, Geodis, JCDecaux, MMA, Natexis banques
Populaires, PSA, Saint-Gobain Vitrage, Seb, Société
Générale, Ville de Paris.
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