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| Cas
utilisateurs |
| Le
quotidien l'Equipe gère notes de frais et ordres de mission
avec NDF System |
| Le quotidien sportif utilise la solution de l'éditeur AXC, adaptée spécialement à ses besoins, pour gérer les 750 notes de frais et les 5 500 ordres de mission par an de ses 350 collaborateurs. (Mercredi 4 décembre
2002) |
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Le quotidien sportif, filiale
du groupe Amaury doit traiter chaque mois 750 notes de
frais de quelques 350 collaborateurs ainsi que 5 500 ordres
de mission par an. Il s'agit essentiellement des frais
de transport et d'hébergement des journalistes
de l'Equipe au cours de leurs reportages.
Pour faire face au traitement d'un tel volume administratif
et optimiser les coûts des déplacements,
L'Equipe s'est doté de la solution NDF System de
la société AXC.
Adaptation
de l'outil au cahier des charges
"Depuis 1985 nous disposions déjà d'une
solution sous AS400 pour traiter la gestion des seules
notes de frais" explique Marc Hedde responsable de
l'administration de la rédaction.
Le journal a profité du passage à l'Euro
pour lancer le chantier de la refonte de cette application.
Une étude a d'abord été commandée
à Soleri pour la rédaction d'un cahier des
charges. "Nous voulions profiter de cette évolution
pour mettre en place un outil capable gérer vraiment
les ordres de mission des journalistes et suivre en temps
réel le coup global de ces voyages."
A l'origine la solution NDF System ne traitait que les
notes de frais, mais pour répondre au cahier des
charges de l'Equipe, l'éditeur a fait évoluer
son produit pour le traitement des ordres de mission et
le suivi des voyages.
Reporting précis
NDF System est relié à l'outil Business
Object utilisé par L'Equipe et permet au journal
de bénéficier d'un reporting précis
sur les dépenses de mission, particulièrement
important pour négocier des conditions privilégiées
avec les enseignes hôtelières, les compagnies
aériennes et les sociétés de location
de véhicules. "Par exemple si nous pouvons
connaître le nombre de véhicules loués
dans une année, nous obtenons des conditions très
privilégiées auprès des réseaux."
Auparavant le choix des enseignes et des véhicules
loués se décidaient pour chaque mission."
NDF System permet également de prévenir
les dérapages budgétaires "Nous pouvons
désormais savoir à tout moment si les coûts
dérapent par rapport au budget initial."
NDF System est opérationnel
depuis le mois juin 2001. La solution est hébergée
en mode Client-serveur, à Saint-Ouen sur les serveurs
Citrix du groupe Amaury. La
solution est accessible sur les 12 postes d'assistantes
"Nous n'avons pas souhaité les rendre accessibles
directement sur les postes des journalistes car les règles
à respecter sont nombreuses pour les missions et
l'expérience montre que dans 80% des cas il faut
corriger les éléments avant d'entamer le
traitement informatique."
L'ensemble du projet a
coûté environ 260.000 euros, dont 150.000
euros pour la licence et la formation fournis par AXC.
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