C'est en 1984 que la division Instruments d'Essilor choisit le progiciel de gestion
intégrée Mapics (Mapics ERP pour iSeries). Cette division conçoit,
développe, fabrique et vend notamment des instruments de dépistage visuel (pour
la médecine du travail par exemple) et de taille des verres (pour les opticiens).
Elle complète l'activité la plus connue d'Essilor, celle de la division Verres
qui concerne les verres ophtalmiques.
Depuis 1984, la division Instruments est restée fidèle à
Mapics, suivant ses montées de version successives (Mapics 36, Mapics II,
DB et XA). Le projet a débuté par l'installation des modules de
gestion de la production et des stocks, il s'est poursuivi par le passage à
l'an 2000 puis - entre 2001 et 2002 - par les achats et approvisionnements. Il
se prolonge actuellement par la mise en place d'un outil de workflow, de
procédures de dématérialisation et par une évolution de la gestion des
données techniques.
"Après
la gestion de production et des stocks, nous souhaitions aller plus loin avec
les achats et approvisionnements. Etant donné que, sur le cur du produit,
les utilisateurs de l'usine d'assemblage étaient satisfaits de l'outil,
nous avons choisi d'étendre le périmètre Mapics afin d'obtenir une chaîne intégrée
allant du fournisseur à la production et aux stocks", détaille Max
Mispelter, responsable du schéma directeur des systèmes d'information de
la division Instruments.
Auparavant, cette division utilisait le système d'achats de la division Verres,
piloté par l'ERP J.D. Edwards (qui gère également la partie
comptabilité fournisseurs). Cette dichotomie empêchait l'obtention
d'une vue unifiée. "Nous sommes sortis de J.D. Edwards pour la partie
des achats et avons créé des interfaces pour dialoguer avec la partie
finance, que nous continuons d'alimenter via Mapics. Dans l'autre sens,
nous avons créé des interfaces du côté de J.D. Edwards
qui reste le référentiel fournisseurs pour la partie achats désormais gérée
par Mapics", explique Max Mispelter.
| Un
suivi et un contrôle plus fins du flux d'achat |
La vue d'ensemble ainsi obtenue sur la totalité du processus entre les achats
et la production a un impact direct sur la gestion de la qualité, et notamment
sur le suivi des réceptions d'articles. "C'est devenu l'épine
dorsale du processus de réception qualité. Nous pouvons traiter l'acceptation
des articles réceptionnés mais aussi la suivre avec précision : faut-il
retourner l'article, effectuer une retouche ou l'accepter avec une dérogation
? Cela nous permet au global de mieux juger de la performance de nos fournisseurs,
en termes de délais, de coût, de qualité et de réactivité. A partir du moment
où vous savez où se trouve la non qualité, vous pouvez la faire
prendre en charge par le fournisseur", ajoute Max Mispelter.
En ce qui concerne la comptabilité fournisseurs, le suivi est également
plus fluide : "nous avons une meilleure maîtrise de l'engagé, du réalisé
et du provisioning. A la clôture de fin de mois, si une commande n'est
pas dans les comptes, on le voit tout de suite. Les responsables de section et
le contrôle de gestion peuvent ainsi assurer un suivi et un contrôle plus fins
du flux d'achat", note Max Mispelter.
Le déploiement de Mapics sur les achats et les approvisionnements a représenté
en externe un équivalent de 400 journées / hommes et s'est appuyé sur l'intégrateur
Ilsys (groupe IBS). En interne, deux équipes de trois à quatre "super utilisateurs"
ont été constituées pour travailler de concert avec l'intégrateur.
"Pour une unité telle que la nôtre qui compte 320 personnes, je
vois deux difficultés dans la gestion de ce type de projets. Nous n'avons
tout d'abord pas eu recours à des ressources supplémentaires, les
membres de chaque équipe ayant également leur travail ' day to
day ' à gérer. De plus, quand vous travaillez comme nous dans
une approche par processus, il faut être vigilant au fait que les gens n'ont pas
toujours connaissance de l'amont et de l'aval", conclut Max Mispelter.
C'est justement pour accroître cette vision transversale qu'un outil de
workflow - destiné à automatiser davantage la circulation des informations
- est à l'étude (pour les achats dans un premier temps) et que des
processus de dématérialisation et de suivi des données techniques vont être
prochainement déployés.
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