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| Rhodia HPCII décrit ses processus pour mieux intégrer SAP |
| La filiale de Rhodia mène de front le déploiement de SAP et un plan qualité d'envergure mondiale. Elle a choisi de décrire ses processus et de diffuser les bonnes pratiques auprès de ses salariés, avec le logiciel ARIS d'IDS Scheer.
(03/05/2004) |
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Filiale de Rhodia, Rhodia HPCII est présente en amont des marchés
des produits de consommation (détergents, cosmétiques), des spécialités industrielles
et des formulations agrochimiques. Son chiffre d'affaires est de 620 millions
d'euros, dont près de 50% sont réalisés en Amérique du Nord.
Afin d'accompagner le déploiement de SAP en France (l'Italie et l'Angleterre
suivront prochainement), Rhodia HPCII a cherché un outil lui permettant
de décrire ses processus, de partager les bonnes pratiques et de faciliter
leur appropriation par les utilisateurs. Le logiciel Aris d'IDS Scheer a été
choisi pour cela.
"Nous
avons fait le choix d'un outil qui soit capable d'assurer un partage mondial de
l'information, accessible par Internet et facile à mettre à jour par les
équipes, car nous avions en parallèle le projet d'entreprise de mettre en place
un système de gestion mondial de la qualité", déclare Marie-Madeleine
Vincent, chef du projet SAP chez Rhodia HPCII.
"Quand vous mettez en place un outil structurant, vous devez adapter la description
des processus à la structure de l'outil. Par exemple, pour ce qui touche à
l'order to cash [NDLR : ce qui va de la prise de commande au recouvrement
de la facture], nous sommes partis des grands processus qui sous-tendent la mise
en place de l'ERP et nous avons déroulé les aspects marketing et vente, de la
prise de commande à la facturation en passant par l'expédition... Un logigramme
a été créé, avec le "qui fait quoi", le
"quoi" correspondant aux transactions opérationnelles", explique
Marie-Madeleine Vincent.
| Les processus existaient, c'est la manière d'opérer qui a été modifié |
Les processus existaient déjà, mais c'est donc la manière d'opérer
qui a été modifiée, chacun ayant été informé
de ce qu'il devait apprendre de nouveau, des nouvelles formes de processus. Pour
ce faire, toute la documentation les décrivant - ainsi que l'ensemble des
processus de la maquette de qualité - ont été mis à disposition
de l'ensemble des salariés sur l'intranet de la société.
"Cela permet, par exemple, aux assistantes commerciales, réparties
dans 28 bureaux différents, de regarder précisément comment
une transaction d'avoir doit se dérouler : à quel moment, qui donne la
validation, qui doit exécuter ? Cela permet également à une personne
qui fait un remplacement d'avoir accès immédiatement à la
bonne pratique", note Marie-Madeleine Vincent. Cette démarche s'applique
à tous les modules SAP choisis par Rhodia HPCII, à savoir la production,
la planification, la comptabilité, les ventes, les achats et les approvisionnements.
La partie la plus complexe a été l'order to cash, en raison
de la dispersion des acteurs concernés en interne et des manières
de travailler différentes en fonction des clients, des cultures, etc. Des
échanges fréquents ont permis d'aboutir à un logigramme commun.
Choisi en octobre 2003, le logiciel Aris a donc permis de faciliter la formation
avant le déploiement, ce dernier étant intervenu début avril
2004. Deux personnes pendant 3 trois mois (en équivalent temps plein) ont été
nécessaires.
"Les bénéfices sont multiples : alignement et partage des bonnes
pratiques et d'un consensus. C'est une aide au changement, un ERP est toujours
lourd à intégrer... Dans les prochaines phases, nous allons aborder des cultures
différentes, des façons d'opérer avec les clients différentes et s'il y
a de nouveaux flux, nous repartirons des flux existants. Autre point : le projet
qualité monde, mené en parallèle, doit s'intégrer dans les mêmes
schémas, les processus métier SAP et qualité devant être rapprochés,
c'est une condition de notre activité au plan mondial", conclut Marie-Madeleine
Vincent. |
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