Représentation graphique d'un processus

Pondération : 5/5
Présenter sous une forme graphique attrayante le déroulement d'un processus : tâche, événements, acteurs, moyens utilisés… Mise en évidence des liens entre processus et des échanges d'informations clés au travers de ces liens.

Descriptif :
La représentation met en évidence les acteurs, les flux échangés, matérialisés par la notion de "messages", les conditions d'enchaînement. Les actions ou les procédures peuvent être décomposées en sous éléments. Les objectifs, les indicateurs ou les risques associés au processus peuvent être rajoutés.

Notre appréciation :
Une trentaine de modèles types. La gestion des filtres permet d'afficher tout ou partie des éléments des graphes. Pas de possibilité d'afficher des données en même temps que le diagramme.

Note : 4

Modélisation des interfaces entre processus

Pondération : 5/5
Modélisation des échanges entre processus : définition des informations échangées (nature des données, cadre de l'échange) ainsi que des règles d'échange (condition, périodicité,...).

Descriptif :
Les flux échangés, quelle que soit leur nature, sont traduits par des messages. Ces messages peuvent représenter des données internes ou externes, des flux financiers, des flux de matières, des enregistrements Qualité. Ces messages peuvent déclencher des actions, être simplement consultatifs ou résulter de conditions. La notion de "prédicat", associée à une condition, permet de définir ce qui se passe dans chacun des cas de la condition. La fréquence des flux ainsi que le support qui les véhicule (téléphone, fax,…) peuvent être indiqués. La synchronisation des flux peut également être gérée. A l'instar des processus, ces messages peuvent être déclinés suivant les variantes (notion de "spécialisation" étendue aux messages).

Notre appréciation :
Même si le vocable rappelle les échanges de données, ce concept de message est suffisamment souple pour couvrir l'ensemble des flux échangés entre ou à l'intérieur d'un processus.

Note : 5

Production des procédures et modes opératoires

Pondération : 4/5
Production aisée, à partir des processus décrits au sein du référentiel, de procédures aux normes ISO version 2000. Ces procédures doivent comporter une partie graphique et une partie textuelle détaillée . Elle doivent mettre en évidence le circuit d'approbation et le statut (approuvé, applicable,…). Les documents produits doivent être clairs et agréables à lire afin de faciliter leur diffusion effective.

Descriptif :
La procédure détaille l'ensemble des actions à effectuer suite à la réception d'un événement (message) particulier. MEGA distingue 3 classes de procédures : procédures d'exploitation, d'urgence et procédures exceptionnelles. Les procédures sont représentées par des logigrammes, à l'instar des processus. A partir du modèle, génération automatique d'une procédure au format Word qui, après avoir listé les acteurs, reprend le logigramme et détaille ensuite, pour chaque objet, les commentaires saisis. Les procédures font apparaître le responsable, la fréquence ainsi que les dates de début et de fin de validité.

Notre appréciation :
L'utilisation de deux couleurs permet de distinguer au sein du document produit les données figées (propres au modèle de document) des données variables (propres à la procédure et provenant de la base de données).

Note : 5

Fiche d'identité processus

Pondération : 5/5
La représentation graphique des processus s'appuie sur une base de données de référence qui gère à la fois l'unicité des éléments (processus, événement, acteur,... ) et la possibilité de représenter autant que nécessaire le même élément sans le dupliquer. A chaque élément correspond un ensemble de propriétés qui lui est propre et doit permettre la mise en œuvre de fonctionnalités avancées telles que le costing ou la mesure de performance. Parmi les propriétés clés, citons : - la décomposition de coût par type (matière, personnel, équipement, amortissement,…), - les différents délais minimum, moyen et maximum par types (attente, rodage, traitement), - les éléments de volumétrie. La liste de propriétés propre à chaque type d'élément doit être personnalisable (possibilité de rajouter des champs libres et de renommer des champs existants).

Descriptif :
MEGA s'appuie sur un référentiel des processus, acteurs, moyens. Aux éléments d'un processus peuvent être attachées des données de temps :
- durée d'une tâche : minimale (que la tâche soit exécutée jusqu'à son terme ou non), de traitement, fixe;
- délai d'attente;
- heure de déclenchement.
Possibilité d'affecter aux flux d'échanges d'information des durées de transfert. Une fonction permet ensuite de décortiquer les temps de traitement.

Notre appréciation :
Si les délais sont plutôt bien gérés, les attributs de coût sont très limités. Peu d'attributs attachés au diagramme mais il est possible d'évaluer à ce niveau le coût ou le délai global du processus. ).

Note : 3

Contrôle des règles de représentation

Pondération : 4/5
Existence dans l'outil de règles prédéfinies de validité des graphes par rapport aux éléments qu'ils contiennent et aux liens entre ces éléments. Existence de règles de syntaxe - contraignantes ou non - permettant de guider les utilisateurs. Possibilité de définir des règles propres à l'entreprise. Possibilité de contrôler, pour un ensemble de graphes réalisés, la cohérence de ces graphes par rapport aux règles édictées.

Descriptif :
En fonction du type de modèle choisi, seuls les éléments autorisés sont disponibles. Il est possible de définir ses propres modèles ou règles y compris au travers de nouveaux types d'objet. La notion de dialogues permet également de contrôler le respect des règles syntaxiques ou d'influer sur le fonctionnement du programme (ouverture systématique de la zone commentaire en saisie quand on utilise un élément donné par exemple).

Notre appréciation :
Servant à la fois d'outil de personnalisation de Mega et d'outil de contrôle, la fonction de dialogue (qui nécessite Mega Documentation) répond parfaitement à ce besoin.

Note : 5

Diffusion sur un portail Intranet

Pondération : 5/5
Possibilité pour le responsable de la diffusion de publier de manière transparente (sans intervention d'un webmaster) les processus et autres modèles au sein d'un portail accessible sur l'intranet de l'entreprise. Cette diffusion doit inclure l'ensemble des éléments des modèles : représentations graphiques, compléments textuels, liens avec documents externes. Choix des modèles et des informations à publier. Possibilité de mise à jour incrémentale (uniquement les données modifiées depuis la dernière mise à jour).

Descriptif :
Génération à partir du référentiel processus de l'ensemble des données de la base en dissociant la représentation graphique des informations complémentaires. Génération projet par projet.

Notre appréciation :
Pas de possibilité de mise à jour partielle ni de sélection des données à publier.

Note : 3

Contrôle de l'intégrité référentielle

Pondération : 4/5

Analyse d'impact d'une modification / suppression dans un objet. Application systématique de la modification sur l'ensemble des éléments concernés

Descriptif :
Dans les propriétés de chaque objet sont conservés les liens avec les autres éléments du référentiel. Les modifications sont appliquées de manière transparente au sein du cache local de l'utilisateur.

Notre appréciation :
La mise à jour en différé du référentiel central permet de fait d'annuler une modification ou suppression.

Note : 4

Intégration du système d'information dans la représentation processus

Pondération : 4/5
Mise en évidence au sein de la représentation graphique d'un processus des moyens informatiques mis à disposition d'un acteur ou consommés par une action : application, base de données, outil supportant l'information (e mail, intranet,…).

Descriptif :
Définition des applications et des bases de données et possibilité d'intégrer ces éléments dans la représentation d'un processus.

Notre appréciation :
Ceci couvre en général les besoins au niveau cartographie des processus car aller plus en détail alourdirait sensiblement la représentation. C'est le module Architecture qui couvre les besoins plus détaillés de représentation de systèmes d'informations.

Note : 4

Intégration des moyens opérationnels à la représentation processus

Pondération : 4/5
Mise en évidence au sein de la représentation graphique d'un processus des moyens opérationnels mis à disposition d'un acteur ou consommés par une action : moyen de production, de transport,…

Descriptif :
La notion de ressources permet de représenter les moyens opérationnels consommés par un processus : entrepôt, camion… Ces moyens peuvent être rattachés à un site.

Notre appréciation :
A noter que les ressources informatiques forment une catégorie spécifique qui permet de gérer le coût en relation avec le taux d'utilisation.

Note : 5

Existence de rapports standards

Pondération : 4/5
Mise à disposition de rapports standards permettant d'analyser les données du référentiel.

Descriptif :
L'outil est fourni avec de nombreux rapports types au format Word parmi lesquels : les composants du Manuel Qualité, fiches de poste, matrices acteurs / processus, procédure, mode opératoire, architecture technique...

Notre appréciation :
L'outil retenu pour les rapports (Word) permet de les adapter facilement.

Note : 5

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