A moins de trois mois de la date fatidique du
1er janvier 2005, qui marquera le début de l'application
du décret sur la dématérialisation des procédures
de passation des marchés publics, de nombreuses
entités publiques se demandent toujours quelle sera
la solution miracle qui leur permettra de rester
en accord avec le cadre légal. Pour certaines de
ces entités, la mise en uvre d'une solution de
dématérialisation des marchés constitue un réel
pas en avant, tant au plan de l'évolution du métier
de l'achat public qu'au plan technologique. Dans
l'urgence de la situation, il est primordial de
ne pas se tromper de priorité
Le métier avant tout
Les préoccupations des responsables des achats
publics sont simples : d'abord, continuer à
exercer dans la légalité et rester
en accord avec le code des marchés publics.
Ensuite, limiter au maximum l'instabilité
générée par l'utilisation d'une
solution informatique nouvelle. Face à ce
constat, la solution retenue doit proposer une plus-value
métier et fonctionnelle.
En premier lieu, la solution doit permettre à
l'entité publique de représenter au
mieux son organisation interne : hors de question
d'altérer les circuits de décision
existants et optimisés. Les notions d'habilitations
et de workflow (flux de validation) sont donc primordiales.
En second lieu, la solution doit offrir un bon niveau
d'intégration avec les outils déjà
utilisés par l'entité publique.
Qu'il s'agisse d'outils bureautiques ou de progiciels
dédiés à la gestion des marchés
publics (Marco, SIS-Marchés, …), ces
outils sont associés à des habitudes
de travail qu'il est important de préserver
au maximum, et ce afin de limiter la double saisie
(bien que cette double saisie perdurera tant que
le circuit papier conservera sa place dans la gestion
des procédures d'achat).
Enfin, la solution doit présenter une ergonomie
simple, reproduisant au mieux les enchaînements
habituels des étapes de la gestion d'une
procédure d'achat (création de la
procédure, préparation et publication
de l'avis de publicité associé, mise
à disposition du DCE, …). En effet,
les utilisateurs feront bien souvent avec cette
solution leur premier pas vers les applications
métier déclinées en mode Web.
Il est par conséquent important de ne pas
freiner l'adoption de cette solution en raison d'une
trop grande rigidité ergonomique.
Le prestataire joue également un rôle
stratégique dans la réussite du projet
de dématérialisation des marchés.
Nombreux sont les éditeurs et les sociétés
de service qui se sont engagés sur ce créneau,
certains d'entre eux adoptant un angle d'attaque
technique, souvent par l'intermédiaire d'une
spécialité historique (développement
Web, sécurité, signature électronique).
Pourtant, face aux attentes des acheteurs publics,
et en raison du flou juridique associé aux
questions de la sécurité et la signature
électronique, le prestataire ne peut se permettre
de n'être pertinent que sur ces aspects. Il
se doit également de connaître le métier
de l'acheteur public, de comprendre son rôle
et ses responsabilités vis-à-vis des
élus ou de sa direction et d'avoir une vision
claire du contexte juridique dans lequel il évolue.
Ouverture et évolutivité pour
l'avenir
Porter l'accent sur des critères métier
permettra aux entités publiques de choisir
une solution logicielle pertinente et un prestataire
à la hauteur. Cependant, on ne doit pour
autant pas perdre de vue l'ouverture et l'évolutivité
technique de la solution retenue. La dématérialisation
des marchés publics ne constitue que la
première étape dans le processus
global de dématérialisation de l'administration.
Les prochains grands chantiers sont déjà
connus : entre autres, la dématérialisation
du contrôle de légalité (projet
ACTES, en expérimentation) et la gestion
comptable et financière (projet HELIOS,
pour les collectivités locales et établissements
publics locaux, en développement). Ces
applications de demain laissent entrevoir clairement
des ponts avec la dématérialisation
des marchés publics.
En ce sens, les entités publiques doivent
s'assurer que leurs choix d'aujourd'hui sont en
accord avec les exigences d'intégration
de demain.
Ainsi, la solution de dématérialisation
des marchés publics devra également
garantir un bon niveau d'ouverture et d'évolutivité.
Les moyens techniques pour répondre à
cette exigence sont facilement identifiables :
utilisation de langages et de technologies ouverts
et modulables (le monde de l'Open Source a clairement
un intérêt dans ce cas), mise en
œuvre de plates-formes évolutives,
exploitation de mécanismes d'échanges
universels (basés sur XML), choix de signature
électronique non contraignants.
Aux informaticiens d'assister les acheteurs publics
dans la mise en évidence de ces atouts,
afin d'assurer le juste équilibre entre
pertinence métier et vision technique à
long terme.
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SQLI
Simon Tiffaneau