L'Ecole Nationale de Météo France forme 270 météorologues
chaque année. Début 2004, la direction générale demande que soient définis les besoins relatifs à la mise en place d'un outil d'agenda partagé.
Un groupe de travail - formé de 3 personnes - se met alors en quête d'une solution adaptée et se tourne, dans un premier temps, vers le monde des logiciels libres. Après des recherches sur Internet, une quinzaine d'outils qui possédant une fonctionnalité d'agenda sont référencés.
"Nous voulions mettre en place un outil que l'on pouvait installer sur le poste de travail, sans remettre en cause l'environnement de travail, à savoir Windows pour le poste de travail et éventuellement Linux pour les postes de développement. Les outils libres de groupware et la fonctionnalité agenda étaient souvent mises à disposition pour des groupes de travail mais pas pour des multi-utilisateurs. Autre problème : peu d'outils libres s'interfaçaient avec Outlook - alors que nous en faisons une grosse utilisation - ou avec les Pocket PC", déclare Bruno Mondin,
administrateur systèmes à l'Ecole Nationale de Météo France.
Autre obstacle
au choix d'une solution libre : le manque de réactivité perçu par l'équipe de Bruno Mondin au niveau du support. "Les temps de réponse aux questions sur les forums, les changements fréquents d'équipes, les bisbilles entre équipes ne nous ont pas rassurés. Au final, il nous semblait que ces solutions manquaient de stabilité pour les déployer dans toute une entreprise", ajoute l'administrateur systèmes.
Finalement, c'est vers la solution Meeting Maker que Météo France s'oriente, tout d'abord en récupérant une version d'évaluation qui répond à la plupart de ses critères, même si la synchronisation Outlook reste absente des fonctionnalités disponibles. Entre temps, Oracle démarche l'organisme public et propose Oracle Calendar, qui est testé. "Malgré de nombreuses fonctionnalités très intéressantes - Netmeeting, prise en main à distance, lecture des mails et des calendriers de façon sonore -, on a mis deux jours à faire fonctionner la moitié de l'outil Oracle. Mais il fallait acheter 1 000 licences minimum pour y accéder", note Bruno Mondin.
| 30% des utilisateurs potentiels sont réellement preneurs |
Fin 2004, le choix se porte donc sur 30 licences de Meeting Maker, la version 8.5 ayant été sortie par l'éditeur (et donc la synchronisation avec Outlook). Pourquoi 30 licences et non pas une centaine, nombre total des utilisateurs potentiels ? "Parce qu'une enquête utilisateurs a mis en avant que le besoin réel de fonctionner avec un agenda, tous les jours, ne concernait que 30% des utilisateurs, 30 autres pour cent utilisant l'agenda mais pas tout le temps, les 30 autres pour cent n'y voyant aucune utilité", précise l'administrateur.
Le partage des tâches et le partage d'agendas étant primordial dans ce type de postes liés à l'organisation de cours, de conférences, de réunion, etc. l'outil apporte beaucoup de souplesse à la structure. "Les clients Web ne posent aucun problème, ainsi que les clients lourds - c'est-à-dire les applications Windows multifenêtres - même si parmi les personnes qui les ont testés, certains n'ont pas aimé l'interface. Leur avantage est que l'on peut avoir du fonctionnement hors ligne", ajoute Bruno Mondin.
Côté performances, l'application est très légère : 100 méga pour toute l'installation, sur un serveur bas de gamme mono-processeur sous Windows 2000. "Du point de vue du temps d'accès sur la machine, dans la documentation, il est spécifié qu'une ligne 32k suffit pour 3 000 utilisateurs. Nous, nous sommes sur du réseau à 100 Méga, nous n'avons pas noté de dysfonctionnement", conclut le responsable. |
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