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| Placoplatre reconstruit sa gestion des contrats |
| Le spécialiste des produits en plâtre a choisi Legal Suite pour remplacer une solution maison vieillissante. 4 000 contrats ont ainsi été répertoriés, ce qui génère d'importants gains de temps dans les recherches.
(13/10/2005) |
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Controntée à un logiciel maison de gestion des contrats qui ne répond plus aux demandes de son service juridique, la société Placoplatre décide en 2002 de lancer une réflexion pour le remplacer.
"Notre demande devenait de plus en plus complexe. Nous avons regardé sur le marché et avons rapidement sélectionné Legal Suite. Ce qui nous a intéressé chez cet éditeur était la gestion par modules, avec possibilité de faire des liens entre eux", se remémore Marie-Pascale Hugodot, directrice juridique de Placoplatre, entreprise spécialisée dans la fabrication et la commercialisation de produits fait en plâtre - ou à base de plâtre - pour le second uvre du bâtiment.
Le choix intervient en 2003. Cinq modules sont d'emblée choisis par la direction juridique : consultations, contrats, contentieux, sociétés et immobilier. Le module "consultations" comporte deux sous-parties : études (étude d'une nouvelle loi par exemple) et projets (à chaque fois qu'un nouveau contrat est soumis à étude ou rédaction). La partie "contrats" répertorie l'ensemble des contrats une fois signés, qu'ils soient terminés ou en cours.
Le module contentieux est classique, il permet notamment de gérer les contrats traditionnels mais aussi les sinistres assurances. La section "sociétés" est, elle aussi, sans surprise, des développements ayant cependant été demandés à l'éditeur pour pouvoir rattacher deux sociétés entre elles, suite à des fusions par exemple. Enfin, le module "immobilier" a, lui, entièrement été développé sur mesure.
"Nous leur avons demandé de développer des liens entre d'une part les modules "contrats" et "sociétés" et d'autre part entre "contrats" et "immobilier". Ce développement spécifique n'a pas été simple. Nous savions ce que nous voulions mais nous sommes des juristes, pas des informaticiens. Pour savoir comment transformer tout cela informatiquement, il a fallu beaucoup d'échanges mais aussi de la réflexion, notamment pour admettre que nous ne pourrions pas faire rentrer dans le système tous les cas possibles et inimaginables", reconnaît Marie-Pascale Hugodot.
"Je pense que j'ai fait une erreur en prenant 5 modules d'un coup"
(M.P. Hugodot - Placoplatre)
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Les développements spécifiques sont donc de deux ordres. Dans un premier temps, des liens ont été créés pour rattacher un contrat à l'historique des sociétés, des fusions, des apports partiels d'actifs, etc. Cela permet, quand les contrats d'une société sont consultés dans le logiciel, de retrouver les contrats signés par une société absorbée ainsi que de gérer les conventions réglementées (convention entre deux sociétés ayant des administrateurs communs ou des liens capitalistiques).
Dans un second temps, les liens entre les modules "contrats" et "immobilier" ont permis de créer des onglets "parcelles" dans les fiches contrats et vice-versa. La problématique de Placoplatre est en effet de gérer des parcelles de terrain et non de baux, car l'entreprise utilise beaucoup de gypse, matériau extrait de carrières qu'elle exploite au travers de milliers de parcelles en France. Il lui fallait donc répertorier ces dernières en faisant la distinction entre celles qui lui appartenaient et celles sur lesquelles elle avait des droits.
"Avec le recul, je pense que j'ai fait une erreur en prenant 5 modules d'un coup, même si cela me donnait une bonne vue d'ensemble. Cela a représenté un travail énorme et si c'était à recommencer, je ferais autrement, en fignolant d'abord un ou deux modules avant de passer à un autre", note la directrice juridique.
Côté gestion du changement, les choses se sont plutôt bien déroulées, même si certaines lenteurs ont pu être constatées des deux côtés. "Les utilisateurs veulent quelque chose qui marche tout de suite, comme dans tout déploiement d'un nouveau système informatique...", ajoute Marie-Pascale Hugodot.
| La solution est en cours de couplage avec un système d'information géographique (SIG) |
Quant aux gains de productivité, ils consistent en des gains de temps, les recherches - désormais multicritères - étant plus rapides. "Cela nous fait gagner du temps et surtout, cela nous permet d'avoir une base de données de toutes nos parcelles. C'est donc aussi un outil de gestion de patrimoine, que nous sommes d'ailleurs en train de coupler à un système d'information géographique pour pouvoir faire apparaître ces parcelles sur une carte", précise Madame Hugodot.
Sur cette carte, différentes couches d'informations
pourraient apparaître, comme le cadastre, les baux emphytéotiques (baux passés pour une durée maximale de 99 ans) ou la propriété de Placoplatre sur telle ou telle parcelle.
Une volumétrie de 4 000 contrats a été rentrée dans le système, le plus ancien remontant à 1920. "Tous les contrats n'ont pas été numérisés. Nous y avons pensé - le logiciel le permet - mais ce serait un travail de titan, certains contrats étant par exemple écrits à la main, recto-verso ! La numérisation est réalisée quand nous rédigeons nous-mêmes les contrats. Sinon, aucun budget n'a été débloqué pour cela", conclut Marie-Pascale Hugodot.
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Le
projet en bref
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Entreprise
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Placoplatre
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Siège social
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Suresnes (92)
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Effectifs
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1 900
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CA
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550 millions d'euros
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Secteur
d'activité
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Produits en plâtre et à base de plâtre pour le second uvre du bâtiment
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Type
de projet
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Gestion des contrats
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Editeur
retenu
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Legal Suite
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Date
de lancement du projet
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2002
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En
production depuis
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2003
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