Début 2004, Truffaut s'engage dans le projet de déploiement d'une solution informatique visant à automatiser son processus de consolidation budgétaire. La technologie retenue pour le projet : Cognos Planning (Cognos). Jusqu'alors, l'opération était réalisée par l'agrégation de fichiers Excel en provenance des magasins du groupe. Les données étaient intégrées manuellement au progiciel de gestion (en l'occurrence SAP) utilisé par le spécialiste de la jardinerie et de l'animalerie.
"Nous avons retenu cette offre pour l'ergonomie de son interface, proche d'Excel. Ce qui contribuait à simplifier le déploiement et la gestion du changement", commente Karl Hamayet, contrôleur de gestion chez Truffaut. Parmi les autres logiciels envisagés figuraient notamment les applications Hyperion.
Déployée durant l'été 2004 par BGFI Consulting, la solution est mise en production en septembre de la même année. D'emblée, les magasins ont la possibilité de saisir directement leurs données. Une première consolidation est réalisée en novembre 2004. "Le premier lot concernait les prévisions de chiffre d'affaires, ainsi que des marges et des démarques", détaille Karl Hamayet.
Le déploiement se poursuit courant 2005 par l'extension du dispositif de consolidation aux champs des frais généraux, et à la gestion de la masse salariale. Pour ce second lot, Truffaut décide de mettre en oeuvre un module spécifique supplémentaire pour effectuer des analyses croisées. Objectif : réaliser des comparatifs entre magasins portant sur l'affectation des ressources humaines par département, en vue d'une meilleure optimisation.
Chaque semestre, les 42 magasins du groupe saisissent leurs informations financières via l'interface Web de Cognos. Un contenu qui vient enrichir un historique de trois ans. Sur cette base, le système se charge de générer des propositions quotidiennes. "Elles prennent en compte les fluctuations observées dans le passé à l'occasion de jours ou de périodes particulières, les week-end prolongés ou les fêtes par exemple", indique Karl Hamayet.
| Un historique de trois ans permet d'affiner l'analyse |
Le calcul du chiffre d'affaires prévisionnel prend en compte différents éléments comme la structure du magasin ou la présence d'un ou plusieurs concurrents à proximité.
Côté masse salariale, des données sont importées du logiciel de gestion des planifications des ressources humaines. "Un flux qui permet à la solution Cognos de fournir une prévision précise, prenant en compte notamment le nombre de jours de majoration salariale en fonction du planning et le nombre de saisonniers à mobiliser", explique Karl Hamayet.
En sortie de Cognos, les données sont intégrées à SAP. Le workflow de l'outil permet au contrôle de gestion de suivre les saisies réalisées par les magasins et les projections générées pour chacun d'eux. Le personnel peut également assurer la consolidation d'indicateurs (CA, frais généraux et masse salariale). Le système fournit ainsi au service une vision globale sur les prévisions, avec à la clé la possibilité de fixer des objectifs au niveau groupe jusqu'aux niveaux les plus granulaires (départements, linéaires, etc.).
Parmi les principaux apports de la nouvelle plate-forme, Karl Hamayet évoque des gains de temps, le nouveau processus évitant les doubles saisies. Autres éléments soulignés : la finesse de la solution Cognos en termes de prévision, et la réactivité qu'elle autorise sur le plan des décisions magasins relatives aux politiques d'approvisionnement, de conditionnement, et de gestion des ressources humaines.
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Le projet en bref
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Organisme
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Truffaut
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Secteur d'activité
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Distribution
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Type de projet
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Finance
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Solution retenue
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Cognos Planning
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Date de lancement du projet
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Mai 2004
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Mise en production
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Septembre 2004 (1er lot)
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Dossier 
