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| Le Groupement des Mousquetaires automatise sa politique voyages |
| L'agence de voyages interne du spécialiste de la grande distribution a choisi les solutions d'Etap-On-Line pour gérer déplacements et notes de frais. Avec, à la clé, un ROI inférieur à trois ans.
(24/05/2006) |
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Acteur de la grande distribution, le Groupement des Mousquetaires compte 4 000 points de vente regroupés sous 10 enseignes dont Intermarché, Vêti ou encore Netto. Il emploie environ 112 000 personnes.
Pour gérer les déplacements et frais professionnels de ses collaborateurs, le groupe dispose de sa propre agence de voyages interne, ITM Voyages. Elle est également en charge de la gestion des notes de frais.
Début 2005, ITM Voyages décide de mettre en place un outil de gestion de son activité, en partenariat avec Stime, la SSII interne du groupe. A l'issue d'un appel d'offres, la solution Ulysse Travel & Expenses, de la société Etap-On-Line, est retenue pour "son adaptabilité, sa convivialité et son coût", selon Sylvain Mommejat, travel manager et responsable de l'agence ITM Voyages.
Le paramétrage proposé par Ulysse Travel & Expenses a en effet permis à l'outil de s'adapter aux spécificités des nombreuses filiales du groupe. "Il n'était ni possible d'appliquer un modèle général pour tout le groupe, ni de l'adapter au cas par cas. Nous avons donc créé plusieurs sociétés modèles qui ont ensuite été dupliquées".
La période de paramétrage et de recette a duré six mois, mobilisant deux techniciens de Stime, l'équipe technique d'Etap-On-line détachée sur le projet et un administrateur, relais fonctionnel, dans chacune des "structures modèles" représentatives du groupe.
Pour la phase pilote, Ulysse est déployé en mode ASP, accessible via une ligne VPN, pour limiter le coût et le délai de mise en œuvre. A terme, l'outil devrait être intégré à l'intranet du groupement.
Cette phase pilote permet, depuis septembre 2005, à 1 200 des collaborateurs d'utiliser quotidiennement Ulysse depuis les quatre coins de France pour gérer leurs déplacements et leurs notes de frais. 6 000 personnes devraient en bénéficier d'ici à fin 2006 avant qu'il soit déployé dans les entités européennes.
| "Un gain de temps de 39% et un délai de rembousement divisé par deux" |
La mise en place de l'outil a non seulement permis une dématérialisation massive de la gestion des déplacements sur les sites pilote mais également, selon le responsable d'agence, "l'acquisition d'une certaine sécurité et un meilleur respect de la politique Voyages", notamment grâce à la mise en place d'un reporting précis, permettant à l'agence d'analyser son activité plus précisément qu'auparavant.
Dès le départ, les retours utilisateurs ont été, à la quasi-unanimité, positifs. Et, pour les quelques récalcitrants du début, pas question aujourd'hui d'un retour en arrière. Facile à prendre en main, l'outil a permis de gagner 39% de temps en moyenne pour déclarer ses frais (grâce notamment à la mémorisation des données utilisateurs) et un délai de remboursement divisé par deux.
Pour l'agence, qui emploie 6 personnes et traite environ 20 000 transactions par an pour un chiffre d'affaires de 13 millions d'euros (notes de frais comprises), la dématérialisation est l'impact le plus visible : plus besoin d'un archivage papier minutieux et chronophage. "Les ordres arrivent désormais directement sur l'écran des agents, qui peuvent les traiter sans se déplacer : un gain de productivité substantiel pour l'agence", se réjouit le directeur.
Tous les maillons de la chaîne semblent donc satisfaits du choix du groupement. "Le coût maîtrisé du projet devrait permettre, toujours selon Sylvain Mommejat, un retour sur investissement dans un délai maximum de trois ans".
D'autant que le coût moyen est inversement proportionnel au nombre d'utilisateurs. "Plus le déploiement est rapide, plus le ROI sera réduit", précise-t-il. La réduction des coûts indirects, de l'ordre de 34 à 56% selon les entités, est obtenue par la compression du circuit papier et des appels téléphoniques. Elle participera également au raccourcissement de délai.
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Le projet en bref
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Organisme
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ITM Voyages / Groupement des Mousquetaires
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Secteur d'activité
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Voyages d'affaires
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Type de projet
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Gestion de voyages d'affaires et de notes de frais
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Solution retenue
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Ulysse Travel & Expenses, d'Etap-On-Line
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Date de lancement du projet
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Début 2005
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Mise en production
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Septembre 2005 (sites pilotes)
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ROI
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Inférieur à 3 ans
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Dossier 
