Une solution PPM en gestion de projet Agile : quel intérêt ?

Avec la montée en puissance du Cloud Computing, les utilisateurs ont de nouvelles exigences en matière de rapidité de prise en charge et de livraison de leurs besoins, évoluant plus rapidement.

Ainsi depuis plusieurs années, les méthodes dites « agiles », plus pragmatiques et davantage porteuses de valeur que les méthodes traditionnelles, ont vu le jour et sont de plus en plus plébiscitées, mettant en avant leur approche plus souple et itérative pour l’approvisionnement des services informatique.

Les nouvelles solutions PPM qui voient le jour couvrent-elles ces méthodes modernes ?

L’approche à deux niveaux du PPM (voir encadré « Rappel définition du PPM ») complète-t-elle le gain de valeur de ces méthodes ? Et en approfondissant la réflexion, peut-on appliquer les concepts agiles à la gestion de porte-feuille de projets ?
D’ordinaire, la démarche Agile est associée à l’utilisation de posts-it pour suivre le cycle de vie des spécifications et développements, et de fichiers Excel comme Backlog pour prioriser les besoins.
Désormais, les nouvelles solutions de PPM intègrent ces nouvelles notions en particulier l’ensemble des pratiques de la méthode SCRUM, méthode agile couramment répandue, mais également toutes les activités inhérentes à l’activité de gestion de projet.
Elles incluent de plus des fonctionnalités nécessaires à la mise en place et à l’utilisation de ces activités qui se voient grandement facilitées par le niveau de maturation de ces solutions.
Parmi les plus courantes, citons :

  • Gestion de la planification agile sous forme de cycles itératifs (sprints);
  • Gestion des tâches sous forme d’un blacklog;
  • Gestion des user story décrivant les besoins;
  • Gestion des ressources et des affectations;
  • Reporting opérationnel;
  • Gestion des rôles (ScrumMaster, Product Owner, …).  
Une solution PPM qui couvre toutes les activités d’une gestion de projet agile augmentera l’implication des acteurs et rendra les projets plus collaboratifs. Celle-ci respectera donc l’objectif des méthodes agiles : replacer le client au centre du projet, en lui permettant une communication fréquente et en lui offrant la possibilité de faire évoluer ses exigences simplement et rapidement, à tout moment.

Mais l’utilisation d’une telle solution ne se limite pas au niveau opérationnel. Celle-ci doit se distinguer en permettant d’appliquer la méthode agile au mieux, mais également de faire les bons projets, de le prioriser et de calculer leur viabilité financière.
Imaginez-vous dans la situation d’un responsable de portefeuille de projets, en charge d’une palette de projets qui ne peuvent tous être couverts par les ressources disponibles. Il convient donc d’initialiser en priorité les projets dont l’importance et le retour sur investissement sont les plus forts ou encore des projets à faible valeur, mais imposés par de nouvelles législations. Cette priorisation n’est pas une tâche aisée, la gouvernance SI pouvant mener régulièrement à modifier ces importances selon le contexte. Être dynamique et réactif au changement est donc primordial. Cette gestion ne ressemble-t-elle pas à un blacklog d’user story ?
L’analogie entre la gestion de projets et la gestion de portefeuille de projets est ici rapide :

au lieu de prioriser des besoins selon l’importance aux yeux du client final, on priorise les projets dans le pipe selon leur valeur. A l’instar d’un besoin, un projet peut être accéléré, mis à l’écart, voir même abandonné. Ceci n’est pas obligatoirement signe d’échec, et permet au contraire d’éviter le gaspillage des ressources ou certains projets déficitaires.
 
La gestion de portefeuille agile ouvre de nouvelles possibilités qu’une gestion traditionnelle en appliquant les mêmes notions, avec davantage de métriques, de réactivité, de réunions efficaces, et plus d’opportunités d’innovation.

Rappel : « Définition du PPM » :

  • Le PPM, ou Project Portfolio Management, est la gestion centralisée des processus, méthodes et technologies d’un ensemble de projets initailisés ou prévus.
  • Cette activité facilite le pilotage opérationnel et suivi qualitatif des projets afin de répondre aux objectifs stratégiques définis.
  • Cette approche à deux niveaux permet donc d’optimiser les arbitrages et leur planification, tout en évaluant le niveau de risque des projets et leur viabilité financière.

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