Pas de projets informatiques sans budget

Mener des projets dans le respect des délais et du budget demande une bonne dose de proactivité. Celle-ci peut être favorisée par la construction cohérente des activités du projet et du budget, la prise de recul périodique et la préparation de visuels concis et pertinents.

Les projets informatiques sont souvent complexes, donc, difficiles à budgéter. Combien de fois, ai-je vu le chef de projets prendre conscience d’un problème de surconsommation à la veille du dépassement de l’enveloppe globale allouée !  Les sponsors sont alors pris à la gorge : le projet s’arrête ou l’on passe de nouveau à la caisse !

Comment établir des budgets corrects, compréhensibles et faciles à suivre ?  Voici quelques réflexions pour ceux d’entre nous confrontés à ce défi.

Pour bien préparer un budget, il faut d’abord garder en tête à quoi celui-ci va servir :

- Objectif 1 : Obtenir les ressources nécessaires à la bonne exécution du projet.

- Objectif 2 : Avoir un outil de mesure de la consommation des ressources au cours du projet

Ces objectifs sont les deux faces de la même monnaie. Car, une fois les ressources allouées, il faut suivre leur utilisation et s’assurer que le projet produit les livrables prévus, avec les ressources prévues.  Les livrables et les ressources sont étroitement liés.  Il est donc nécessaire de construire  le budget sous une structure proche de celle du projet.

 

Avant tout structurer le projet

En premier lieu, il faut structurer le projet sur deux axes au minimum : (1) les phases du projet et (2) le temps. L’analyse des phases nous permet d’identifier les activités, intervenants, livrables, etc.  Le temps nous donne le rythme du projet.

Les phases du projet et l’échelle de temps varient d’un projet à un autre. 

         L’axe phases

Dans cet article, je n’approfondirai pas sur comment déterminer les phases d’un projet. De nombreux livres et méthodes abordent ce sujet.  Quelles que soient les phases de votre projet, l’important est de bien identifier toutes les phases, ainsi que la charge induite par les travaux qui devront s’y dérouler, et les ressources nécessaires.

         L’axe temps

L’axe temps représente la période de déroulement du projet. Bien que souvent ignoré, le rythme du projet est un élément clé dans la détermination des coûts. Un projet trop étalé dans le temps (ou au contraire, mené dans l’urgence) génère des coûts supplémentaires. D’où l’importance d’identifier le rythme du projet lors de la préparation budgétaire, et de le suivre pendant l’exécution du projet.

Relier les 2 axes dans un visuel

Pour communiquer efficacement sur un sujet aussi aride que celui de la structure d’un projet et son budget, je vous propose de préparer un visuel.  Vous devrez le mettre à jour régulièrement pour montrer la situation du projet aux diverses parties prenantes.

Personnellement, je préfère les visuels simples. Les  diverses phases du projet sont posées  dans l’axe temps en prenant soin de traduire la charge par l’épaisseur des formes.  Les échéances clés sont ensuite identifiées et  au regard de l’avancement du projet, nous serons en mesure d’affiner l’estimation budgétaire. 

Exemple :

Voici un projet avec 4 phases. La réalisation démarre lorsque  la conception est achevée à 50%.

Cette dernière se termine à 40% de la réalisation, laissant suffisamment de temps pour la fin de la réalisation.

Le déploiement démarre à 90% de la réalisation afin d’intégrer en réalisation les éventuelles adaptations qui ressortiraient des premières étapes du déploiement.

 Ensuite structurer le Budget

Maintenant que nous sommes clairs sur la façon dont nous envisageons le déroulement du projet, on peut y associer les dépenses.

Identifier les échéances de vérification budgétaire

Pour cela il faut démarrer en figeant les échéances de vérification budgétaire,  c’est-à-dire, les dates auxquelles on fera un contrôle formel des dépenses. Au départ, elles coïncident avec les dates des jalons principaux.  Elles doivent rester immobiles, même si, par la suite, les jalons se décalent.

           Dans notre exemple les échéances identifiées sont :

T1 = 28 février (fin du cadrage)

T2 = 30 juin (fin de la conception)

T3 = 30 octobre (début du déploiement)

T4 = 30 janvier A+1 (fin du projet)

         Estimer les dépenses prévues à chaque échéance de vérification

Il est surprenant de constater que, dans beaucoup des directions des systèmes d’information, il n’existe pas un canevas général pour estimer les dépenses d’un projet.  Et pourtant, les projets sont au cœur des missions de nos DSI !

Ce canevas est constitué de la liste des dépenses connues, organisées par nature des dépenses. Si cette liste n’existe pas dans votre service, c’est le moment de la démarrer.  Compilez les divers sources et natures de dépenses connues. Enrichissez là avec les informations de vos collèges.  Faites un chantier d’amélioration autour de ce sujet.

L'utilisation d'une liste de référence constitue un moyen efficace d’éviter des omissions et erreurs coûteuses, dont on s’aperçoit trop tard.

Avec votre canevas d’estimation des dépenses prévoyez les dépenses attendues à chaque échéance de vérification budgétaire.

Suivre le projet et son budget 

Maintenant que votre budget est structuré et échelonné dans le temps, vous êtes en mesure d’assurer son suivi.

Suivi du Budget au jour le jour

Pendant le projet, surveillez de près les habitudes de dépenses. Sont-elles comme prévues ? Il y a-t-il des paramètres qui ont changé ou qui n’ont pas été pris en compte correctement ?

Faites le nécessaire pour revenir aux paramètres prévus dans le budget ou adaptez le budget.

On sait que l’on a établi un bon budget quand celui-ci a pu être suivi et respecté.

 

Ré-estimation budgétaire à l’échéance de vérification

L’échéance de vérification budgétaire est l’occasion de prendre du recul et de comparer la réalité à ce qui a été originalement structuré (et budgété). Faites le bilan de dépenses à date.  Reprenez votre visuel original et adaptez-le à la réalité du moment en prenant soin de faire ressortir les écarts.  Avec ses deux éléments vous avez la vision du passé et de l’avenir.

Reprenons  notre exemple.

Au 30 juin (T2) la conception n’est pas terminée. Elle doit être prolongée d’environ un mois. La date du démarrage doit être maintenue.

Si l’on regarde le bilan des dépenses à T2 on est très  probablement en ligne avec le budget, voire en sous-consommation, car une partie de la réalisation n’a pas pu être faite dû au retard de la conception.

La mise à jour du visuel, nous permet de voir, par contre,  que le projet va se trouver en difficulté dans un futur proche. Il y aura, bien sûr, le dépassement lié au prolongement de l’activité de conception. Mais ce prolongement fait aussi changer le profil du projet. Dans les mois à venir les activités de conception et réalisation se trouveront fortement parallélisées entre elles avec une plus forte charge de réalisation. Le profil du projet ressemble maintenant à celui d’un projet mené dans l’urgence; avec les surcouts associés.

Au-delà d’une meilleure gestion budgétaire, cet exercice nous aide à mener les projets à leur bonne fin. L’identification de problèmes pro-activement donne une plus grande marge de manœuvre pour prendre des mesures efficaces : attribution d’un budget complémentaire, mais aussi, lotissement des livrables, remplacement des intervenants, changement de la composition des équipes…

Conclusion

Ces réflexions sans prétention,  devraient vous aider dans la préparation de vos prochains budgets et de leurs suivis.  Mener des projets dans le respect des délais et du budget demande une bonne dose de proactivité. Celle-ci peut être favorisée par la prise de recul périodique et la préparation des visuels concis et pertinents.