Dématérialisation, le bulletin de paie papier fait de la résistance

Suite à la loi d’habilitation promulguée par le ministère de l’Economie et des Finances, les entreprises seront dans l’obligation d’intégrer les process de facturation électronique d’ici 2020.

Le numérique est une onde de choc qui a changé en profondeur notre quotidien. Il révolutionne notre façon de communiquer, de consommer, de nous informer ou encore de nous divertir.

Si son empreinte a déjà largement imprégné nos sphères privées, son évidence est moindre lorsqu’il s’agit du monde de l’entreprise ou de l’administration.

Et pourtant, la transition numérique en France est en pleine accélération !

Dans le cadre de son plan de modernisation, le Gouvernement a lancé un signal fort à travers le « choc de simplification » annoncé en 2013. L’objectif ? Rendre les démarches administratives des usagers et des entreprises moins nombreuses et surtout moins complexes. Parce que, si elles sont coûteuses en temps, elles pèsent aussi lourdement sur l’économie : selon l’OCDE, les charges administratives des entreprises coûteraient 60 milliards par an en France…

La clé de voûte de cette mesure phare : la dématérialisation.

Pour les entreprises et leurs salariés, l’un des premiers documents concerné par la réforme sera le bulletin de paie. Un projet de loi est d’ailleurs actuellement en cours de rédaction.

Quoi de plus symbolique que ce document qui scelle le lien employeur/salarié ?

Dans l’absolu, la dématérialisation des fiches de paie apparaît comme idéale : pour les employeurs, elle est synonyme de simplification et d’économie, pour les salariés, elle rime avec gain de temps, fluidité et sécurité.

Et pourtant ! L’acceptation du concept ne fait pas l’unanimité…

De nombreux freins ont été identifiés suite à la promulgation d’une loi en 2009, autorisant  la possibilité d’éditer des fiches de paie électroniques.

Du côté des salariés, il faut garder à l’esprit que « nous ne sommes pas tous égaux face à la technologie » : les plus âgés n’appréhendent pas la transition numérique de la même façon que la génération Y, composée de digital natives ; le taux d’équipement n’est pas non plus uniforme sur tout le territoire.

En outre, les Français restent majoritairement attachés au format papier, qui paraît offrir plus de fiabilité. La confidentialité des données électroniques est en effet le sujet d’inquiétude principal.

Et pour les employeurs, un tel changement demande de former les équipes RH mais aussi et surtout de déployer des efforts importants de sensibilisation des collaborateurs.

Quelles sont donc les solutions pour entrer de plain-pied dans l’ère numérique professionnelle tout en rassurant les différentes parties prenantes ? Suite à la loi d’habilitation promulguée par le ministère de l’Economie et des Finances, les entreprises seront dans l’obligation d’intégrer les process de facturation électronique au sein de leur structure, d’ici 2020. Dans un tel contexte, il s’avère primordial d’anticiper sa transition numérique pour ne pas subir la vague 2.0.

Le multicanal est très probablement la réponse pour en exploiter tout le potentiel.

Les entreprises pourraient proposer des prestations hybrides : éditer des bulletins papiers, doublés ou non, de leurs versions électroniques, ou seulement des formats électroniques pour ceux qui le souhaitent. Pour les formats « Print », il est également envisageable d’en externaliser la diffusion pour réaliser des économies.

Il faut avoir à l’esprit que la dématérialisation des bulletins de paie peut générer des économies substantielles : de 20 à 42 centimes par document.

Quant aux inquiétudes sur la fiabilité, la pérennité et la sécurité des données électroniques, des garde-fous existent pour les dissiper. Les coffres-forts numériques, tels que Digiposte Pass de La Poste ou CDC Arkhinéo de la Caisse des dépôts, assurent l’intégrité des documents et ce, sans limite de temps. De plus, ce type de solutions est certifié par des normes garantissant leur inviolabilité. Des coffres-forts bien plus fiables en définitive que des clés USB ou autres disques durs qui, avec l’évolution rapide du matériel informatique,  risquent une obsolescence rapide !

C’est au travers de telles solutions que la France pourra aborder le « choc de la simplification » et rattraper son retard. « Vilain petit canard » de l’Europe, le taux de matérialisation n’y est que de 15%, lorsqu’il est de 95% en Allemagne ou de 73% au Royaume-Uni.

Adopter la dématérialisation, c’est contribuer à l’effort commun de modernisation et de simplification de notre pays… mais c’est aussi anticiper pour ne pas subir ! Le projet de Loi Macron prévoit, en effet, une obligation pour les entreprises d’accepter les factures électroniques d’ici peu…

Demain, nous devrons tous être prêts !

La Poste / Gouvernement