Six assistants virtuels qui simplifient la vie au travail

Six assistants virtuels qui simplifient la vie au travail Planifier un rendez-vous, réserver une salle de réunion, répondre automatiquement aux mails…. Des bots professionnels automatisent un grand nombre de taches.

Alexa, Cortana, Google Now, Siri… Les assistants personnels envahissent notre quotidien. Dans la bataille que se livrent dans ce domaine les GAFAM, il n'y avait aucune raison que les agents virtuels n'investissent pas la sphère professionnelle. Planifier un rendez-vous, établir le compte-rendu d'une réunion ou réserver un voyage sont autant de taches chronophages qu'ils peuvent en effet automatiser.

Hormis pour Alexa for Business d'Amazon, les assistants intelligents professionnels existant sur le marché sont pour l'heure proposés par des acteurs spécialisés. Mais les grandes manœuvres ont déjà commencé chez les géants du numérique. En début d'année, Facebook tirait un trait sur M, son assistant virtuel grand public, pour orienter sa stratégie de bot vers l'automatisation de la relation client. En mai dernier, IBM lançait Watson Assistant, un service cloud permettant aux entreprises d'embarquer un agent virtuel dans une voiture, une chambre d'hôtel, un magasin ou une salle de réunion.

Julie Desk : une techno française

Julie Desk répond à un besoin pratique et quotidien : caler un rendez-vous sans avoir à multiplier les échanges de mails. Pour lui déléguer cette tâche, il suffit de le mettre en copie d'un e-mail ou de lui adresser directement un message, Julie Desk se chargera du reste. Dotée d'un algorithme d'auto-apprentissage développé par la start-up française du même nom, "Julie" va échanger avec vos interlocuteurs jusqu'à trouver le créneau horaire qui convienne à tous. L'assistant virtuel prend en compte les habitudes et les préférences de chacun. Il peut aussi ajouter des événements à votre agenda ou réserver un restaurant.

Le service se prête particulièrement aux professions gérant un grand nombre d'entretiens comme les chargés de recrutement ou les commerciaux en phase de prospection. Si le process est largement automatisé, il est supervisé 24/7 par des opérateurs humains afin de s'adapter aux situations complexes.

Fondée en 2015 par trois ingénieurs diplômés de Polytechnique, Julie Desk a levé 2,5 millions d'euros en juin 2017. Basée à Paris, la société revendique plus de 300 clients majoritairement issus du secteur high-tech, dont Leetchi, iAdvize, La Fourchette et Emakina. Une licence individuelle s'élève à 200 euros par mois avec 40 requêtes incluses (et 5 euros par requête supplémentaire). Dans l'édition "Entreprise", le tarif dépend du nombre d'utilisateurs. Pour dix utilisateurs, comptez 6 500 euros par an avec 1 300 requêtes incluses.

Alexa for Business, pour les salles de conférence

Près d'un an après son lancement, Alexa for Business s'est nettement enrichie. La version pro de l'assistant grand public d'Amazon prend désormais en charge la réservation de salles de réunion. Via commandes vocales, l'agent virtuel gère également votre emploi du temps, surveille votre liste de tâches et vous rappelle vos rendez-vous. Il lance des appels téléphoniques et vous permet de rejoindre automatiquement une visioconférence. Toujours par commandes vocales, il est possible d'interroger Alexa for Business sur les données de l'entreprise (ventes, stocks...).

En s'adossant à Alexa for Business, une entreprise peut aussi gérer un parc d'enceintes Alexa (réparties dans des salles de réunion, halls d'accueil...) pour fournir des services pratiques aux collaborateurs : commande de fournitures, accès à des informations pratiques.... Alexa for Business permet de contrôler les paramètres d'une salle de visioconférence sans télécommande. Pour cela, l'assistant s'interface avec les solutions commercialisées dans ce domaine par Cisco ou Polycom. Pour plus de sécurité, Alexa for Business peut ne répondre qu'aux collaborateurs dont il aura préalablement enregistré le profil vocal. L'offre repose sur un modèle de tarification mensuelle à l'utilisation à raison de 7 dollars par appareil et 3 dollars par utilisateur.

Amy de X.ai, taillé pour Slack

Conçu par la start-up new-yorkaise X.ai, Amy propose des services de gestion de planning comparables à ceux de Julie Desk avec en plus la réservation de salles de réunion. L'assistant utilise machine learning et traitement automatique du langage naturel (NLP) pour lire vos courriers électroniques et organiser des réunions à votre place. Il suffit de mettre Amy en copie d'un e-mail pour le mettre en action. Le bot peut également programmer des rendez-vous directement dans votre calendrier, qu'il repose sur Google G Suite ou Microsoft Office 365. Au-delà la messagerie, Amy s'intègre aux flux d'activité de l'application de team messaging Slack.

X.ai a levé 34 millions de dollars depuis sa création en 2014. La start-up revendique 98% du Fortune 100 parmi ses clients, avec notamment Coca-Cola, Walmart, General Electric, AT&T et Disney comme références. Elle propose trois déclinaisons : une offre individuelle (à 8 dollars par mois), une édition team (à 12 dollars par utilisateur et par mois), ainsi qu'une édition entreprise (à 24 dollars par utilisateur et par mois) aux fonctionnalités plus avancées en termes de sécurisation et d'administration.

Clara cible les DRH

Bis repetita. Comme Julie et Amy, Clara se connecte à votre calendrier pour planifier des rendez-vous en votre nom. Même process. Une fois que vous l'avez mis en copie d'un mail, l'assistant reprend la conversation avec votre interlocuteur pour trouver une plage horaire, envoyer un rappel pour confirmer votre présence puis trouver une salle de réunion ou une session de visioconférence disponible.

Basée à San Francisco et incubée par le célèbre Y Combinator, la start-up éditrice de Clara (Clara Labs) vise tout particulièrement les professionnels des ressources humaines confrontés à un grand nombre d'entretiens à planifier. Fluidifier le processus d'embauche est perçu comme un atout dans la guerre des talents. Clara se synchronise avec la plupart des gestionnaires de candidatures du marché (ATS, Applicant Tracking System). Clara Labs ne communique pas ses tarifs.

Reason8 gère les réunions

L'assistant de Reason8 vient à l'étape d'après, quand tous les participants à une réunion sont présents. Prendre des notes fait souvent perdre le fil de la discussion. Reason8 se propose d'assurer l'enregistrement audio d'un meeting mais aussi sa retranscription en mettant en évidence les points saillants des échanges. Sur cette base, il automatise aussi la création de résumé.

Reason8 développe son propre moteur de traitement du langage naturel pour comprendre le sens des phrases et déterminer dans le flot de la conversation quelles décisions ont été actées et quelles tâches en découlent. L'application utilise un modèle de deep learning pour identifier les voix des différents locuteurs afin d'attribuer les citations à la bonne personne lors de la restitution. Enfin, elle fait appel à l'API de speech-to-text du cloud de Google. Pour la captation de la réunion, Reason8 propose une application iOS ou Android.

Créée en mai 2016 aux Etats-Unis, Reason8 a bouclé une levée de fonds d'amorçage de 1,2 million de dollars auprès de business angels russes. Ses tarifs ne sont pas publics. Une autre jeune pousse américaine, Voicera, propose avec son bot vocal, Eva, un service similaire dont les tarifs démarrent à 8 dollars par mois et par utilisateur.

Edison Assistant, le couteau suisse

En accédant à votre calendrier, vos messageries et comptes sociaux, Edison Assistant (anciennement EasilyDo) propose de mettre de l'ordre dans la multitude de messages reçus chaque jour. Au sein d'une application iOS ou Android, l'agent virtuel va les compiler et les catégoriser en les associant à vos déplacements, vos dépenses ou vos abonnements. Il s'attellera aussi à supprimer les contacts obsolètes ou en doublons. Via sa fonction Smart Reply, il offre la possibilité de répondre rapidement aux e-mails en proposant une sélection de réponses personnalisées générées par une IA.

Edison Assistant mêle vie privée et professionnelle. Via un fil d'actualité, il vous rappellera les deux prochains rendez-vous ou réunions à venir en faisant la distinction entre engagements personnels et professionnels. Il fournira par ailleurs des informations sur le statut d'un colis à livrer et vous avertira en cas de retard ou d'annulation d'un vol. Fondée en 2011 en Californie, Edison Assistant revendique Adobe, HP, Hilton ou Amazon parmi ses références. Prix non communiqués. Sachant que son API est payante au-delà de 500 comptes connectés.

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