Quelle est la meilleure approche de l'automatisation pour votre entreprise ?

Les deux types d'automatisation que l'on rencontre le plus fréquemment dans les environnements IT sont l'automatisation robotisée des processus et l'automatisation de la charge de travail.

Il n'est pas rare que les termes d'intelligence artificielle (AI) et d'automatisation soient utilisés à tort. L'automatisation consiste à piloter ou contrôler un processus de façon à accomplir des tâches, sans intervention humaine ou presque. L'IA est une technologie horizontale qui analyse des schémas de données pour apprendre de l'intelligence humaine et tenter de la reproduire. Les règles qui régissent un système d'automatisation sont toujours préprogrammées, souvent par des humains.

Cette simple confusion peut suffire à dissuader les entreprises les plus modestes d’adopter l’automatisation malgré les bénéfices qu’elle peut leur apporter, faute de se considérer capables, sur les plans opérationnels et technologiques. Or elles ont tort, en tout cas partiellement. En effet, si l’IA reste inaccessible pour la plupart des petites entreprises, rares sont celles qui ne peuvent pas tirer des avantages notables, d’une dose d’automatisation.

Les deux types d’automatisation que l’on rencontre le plus fréquemment dans les environnements IT sont l’automatisation robotisée des processus (robotic process automation ou RPA) et l’automatisation de la charge de travail (workload automation ou WLA). La RPA est fondamentalement un logiciel programmé pour effectuer des tâches basiques imitant les comportements humains dans des applications. Généralement ce genre de solution est installée sur le poste de l’utilisateur qui la commande directement. Un logiciel de WLA sert à concevoir, programmer, surveiller et gérer des scripts et des exécutables dans l’entreprise. Installé sur les serveurs de l’entreprise, il est utilisé par les membres des équipes IT.

Ce sont deux approches complémentaires qui visent des scénarios très différents. Beaucoup d’entreprises sont en position de tirer profit des deux à la fois. Essentiellement, les solutions RPA et WLA libèrent du temps de travail humain qui peut alors être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Si vous envisagez l’automatisation dans le cadre de la transformation digitale de votre entreprise, voici plusieurs points importants à prendre en compte.

Identifier précisément les avantages recherchés

Votre entreprise est-elle submergée par une forte volumétrie de données à organiser et saisir ? Le temps qui y est consacré pourrait-il être utilisé à meilleur escient ? Si vous répondez par l’affirmative et que la programmation ne vous est d’aucun secours, alors une solution RPA pourrait sans doute vous soulager, car la saisie des données est le domaine ou elles excellent. En plus de reproduire les entrées des utilisateurs dans l’interface utilisateur d’une application, une solution RPA peut aussi télécharger automatiquement des fichiers à partir de sites web et formater automatiquement les documents.

Peut-être que votre entreprise à des besoins plus sophistiqués et, qu’en plus d’être inondée de données à classer, son bon fonctionnement suppose l’exécution simultanée de dizaines voire de centaines de processus chaque jour. Il peut s’agir d’opérations de traitement des données, de transfert de fichiers, de surveillance des accords de niveau de service (SLA), de rapports d’activité complexes, de processus d’ouverture et de fermeture quotidiens, etc. Dans ce cas, une solution WLA pourra vous être utile, peut-être en complément d’une solution RPA.

Évaluer les risques liés à chaque approche

Chaque processus en place est plus ou moins résiliant avec des adaptations parfois difficiles. Tous ne résistent pas de la même façon au changement. Voici pourquoi :

Les processus manuels résistent au changement parce que les êtres humains y sont réticents. Il peut être difficile de se faire une idée claire du process effectivement appliqué, car c’est une information répartie entre de nombreux individus, souvent sans que quiconque ne détienne l’intégralité. Toutefois, il est plus facile de s’adapter à des changements mineurs.
Une solution RPA peut automatiser les tâches répétitives de certains opérateurs. Mais le propriétaire du process global ignore toujours les détails spécifiques de ce qui est fait. Et, pire encore que dans le cas de processus manuels, une stratégie RPA peut échouer rien que parce qu’un changement mineur est apporté à un site web ou sur un écran avec lesquels la solution RPA interagit (ex. l’ajout d’une fenêtre pop-up de confirmation). Inversement, les opérateurs humains peuvent reconnaître ce qu’il convient de modifier pour que le process continue de fonctionner.
Une solution WLA résiste au changement simplement parce que reconstruire les étapes d’une automatisation mobilise du temps et de l’énergie. Mais dans le cas de la WLA, l’automatisation mise en place est bien documentée, si bien que l’on dispose d’une feuille de route complète du process. Les conditions d’adaptation au changement sont alors aisément compréhensibles et le calendrier prévisible, en tout cas bien plus qu’avec des processus pilotés par des individus ou des robots.

Cette distinction des risques inhérents à chaque approche conduit à préférer la stratégie WLA chaque fois que c’est possible et à opter pour la stratégie RPA pour les seules étapes qui résistent à l’automatisation programmatique. La documentation des process WLA aide à surveiller les applications RPA et à limiter les risques afférents à une solution RPA.

Maitriser votre budget

Comme l’installation et la mise en œuvre d’une solution RPA sont simples et rapides, cette stratégie revient à priori moins chère, surtout dans un scénario avec des besoins simples et un nombre limité d’utilisateurs. Mais si les besoins et les effectifs augmentent, il en sera de même pour le coût d’une solution RPA, en sus des risques précités.

À l’inverse, une stratégie WLA induit un coût d’investissement supérieur lié à l’ampleur de la tâche de déploiement et de mise en œuvre. Mais il est possible que l’option WLA soit au final moins onéreuse du fait de sa capacité à monter en charge et de sa maintenance plus aisée au gré de l’évolution des opérations.

Ce n’est pas parce votre entreprise n’est pas prête pour l’IA (compte tenu de l’ensemble des dépenses et des complexités induites) qu’elle n’est pas prête pour une solution RPA, WLA ou les deux.

Chaque pas que vous ferez vers l’automatisation vous prépare davantage à tirer profit ultérieurement de l’IA. De plus, une approche proactive de l’automatisation fait progresser votre entreprise et lui évite les pièges liés à la persistance de processus inconnus et cachés.