Signature électronique : un outil de poids pour les entreprises

La signature électronique s'impose dans les entreprises, notamment grâce à sa simplicité et sa rapidité d'exécution. Mais aussi parce qu'elle donne des garanties en matière de protection des données.

Débarquée des Etats-Unis il y a une quinzaine d’années, la signature électronique commence tout juste à se faire une place dans les entreprises. Si l’on en croit Docusign, acteur américain de la signature électronique, la pénétration du marché est seulement de 5 à 10 % de son potentiel. Reste que si le marché n’en est qu’à ses balbutiements, rien ne l’empêche de gagner déjà ses lettres de noblesse. Notamment depuis la pandémie de Covid-19, période durant laquelle il était moins aisé de signer des accords manuscrits. «Le Covid a rendu les outils de signature digitaux indispensables pour qu’une entreprise continue à fonctionner, explique Frédéric Brousse, DG Docusign France. Le travail à distance et les confinements successifs ont permis d’accélérer l’usage de la signature électronique pour continuer à opérer. Et la pratique s’est par conséquent généralisée.»

Généralisée parce que les entreprises qui ont signé pour cette solution l’ont immédiatement adoptée. Il n’y a qu’à observer l’étude Forrester de 2020 commandée par DocuSign pour se convaincre que les organisations ont un besoin d’alléger (et donc de digitaliser) leurs démarches juridiques et administratives. Selon le cabinet américain, 65% des organisations subissent des retards dans la conclusion de marchés liés à des problèmes de gestion de contrat ; 59% manquent de visibilité sur l’emplacement et le statut des accords avant l’exécution, enfin, 52% voient 3 à 4 versions de contrat avant qu’ils soient finalisés. Autant de chiffres qui indiquent la lourdeur administrative imposée par la signature manuscrite. 

A contrario, selon Docusign, via la signature électronique, jusqu'à 80% des accords sont conclus en moins d'une journée et 44% en moins de 15 minutes. Une vitesse d’exécution qui séduit un grand nombre d’entreprises. C’est le cas par exemple d’EssilorLuxottica, acteur dans la fabrication et la distribution de verres ophtalmiques, de montures et de lunettes de soleil, qui a signé chez Docusign en 2019 : «La signature électronique accélère nettement le processus, témoigne Alexander Lunshof - General Counsel & Board Secretary chez EssilorLuxottica. La facilité et la rapidité sont des prérequis à la signature électronique. Nous pouvons signer à tout moment, n’importe où, sans besoin d’imprimante, de coursiers ou de services postaux. C’est donc aussi un vrai avantage en matière de traçabilité puisque l’on sait où se trouvent nos documents. Cela nous évite toute la question de la manutention et de l’archivage papier. Je peux vous dire que nous avons depuis augmenté le nombre de documents signés partout dans le monde».

L’enjeu de la protection des données

Pour Alexander Lunshof, si la rapidité est un atout indéniable de la signature électronique, elle est pourtant relayée au second plan par rapport à un autre prérequis : la sécurité. «Avant tout, je dois savoir s’il s’agit bien de la bonne signature», résume-t-il. Cette notion de confiance, Docusign en fait presque une affaire personnelle, tant l’enjeu de la confidentialité est primordial pour les entreprises. « Nous avons en effet beaucoup de questions sur la sécurité, notamment sur la gestion des données, explique Frédéric Brousse. Nous rassurons nos clients en soulignant que les documents sont cryptés, que nous n’accédons jamais aux contenus des documents. Nous pouvons par ailleurs fournir un certificat de preuve pour montrer qui a signé, quand et avec qui ». Ce n’est pas tout. Au sein de l’Union Européenne, les signatures électroniques sont aussi encadrées sur la base des règlements sur l'identification électronique et les services de confiance (eIDAS) mis en œuvre en 2016. Pour prouver que l’entreprise s’investit à fond pour la sécurité des données de ses clients, Frédéric Brousse précise : «DocuSign fait partie de la liste des Prestataires de Services de Confiance (PSCE) certifié par l’ANSSI (l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information)».

Outre l’enjeu de la protection des données, la signature électronique repousse déjà les frontières de la digitalisation. «Nous allons voir arriver une évolution de la réglementation eIDAS pour utiliser des outils d’intelligence artificielle pour accélérer les processus de signatures qualifiées, assure Frédéric Brousse. Et chez Docusign, nous avons l’ambition de créer un cloud pour permettre au client de préparer les contrats, les signer et les mettre en œuvre directement dans leur système.» Plus que jamais, la signature électronique est un outil plein d’avenir.