Quelles solutions choisir pour digitaliser son siège d'entreprise ?
La crise sanitaire a bouleversé en profondeur l'organisation du travail. Avec la généralisation du télétravail, une entreprise se doit aujourd'hui d'assurer une continuité d'activité avec des salariés disséminés géographiquement et travaillant avec des outils hétérogènes. Un nom est désormais donné à cette digital workplace. L'hybrid workplace, comme l'appelle un nombre croissant de fournisseurs, vise à proposer une expérience collaborateur unifiée, associant le meilleur du présentiel et du distanciel.
Dans l'édition 2022 de son "État de l'art de la transformation interne des organisations", le cabinet français Lecko dresse la liste des principales briques qui constituent cette hybrid workplace. Tout commence par la coédition en ligne de documents. Popularisé par les suites collaboratives Microsoft 365 et Google Workspace, le concept n'a rien de nouveau mais il devient incontournable dans une organisation en mode hybride.
Privilégier la collaboration unifiée
Présents sur site ou intervenants à distance, les collaborateurs vont travailler sur le même document en apportant en temps réel des commentaires et des propositions de modification. Le partage d'écran permet, lui, de présenter ses contenus à tous les participants d'une session en ligne. Une nouvelle génération de plateformes dites de management visuel parmi lesquelles Miro, Mural, Stormboard ou les français iObeyan et Klaxoon. Ces environnements persistants permettent à des personnes absentes à une réunion de se mettre à jour. On retrouve aussi dans ces solutions des pratiques propres à l'agilité comme les tableaux en mode Kanban et les murs tapissés d'étiquettes virtuels que l'on déplace pour signifier l'avancement d'un projet.
Pour Bastien Le Lann, directeur associé chez Lecko, "l'organisation du travail en mode hybride doit justement s'inspirer des fondamentaux des méthodes agiles, au premier rang desquels la définition d'objectifs orientés résultats, la transparence des échanges et la célébration des réussites". Un outil de gestion de projet comme Trello rend, par exemple, transparent les tâches à réaliser par chaque membre de l'équipe.
S'orienter vers des outils inclusifs
Une peu vite oubliés, les réseaux sociaux d'entreprise (Jalios, Jamespot, eXo Platform, Talkspirit...) retrouvent un regain d'intérêt dans un monde post-Covid en permettant de faire circuler l'information et de célébrer les réussites. Ces RSE ont aussi développé des fonctionnalités pour favoriser les échanges informels, par exemple la Machine à Café Virtuelle chez Powell, les stories chez Wimi ou encore le métaverse collaboratif en 2D du côté de Jamespot.
La pandémie a rappelé l'importance d'intégrer les travailleurs dits de première ligne par le biais de canaux digitaux. Sociabble, Steeple ou encore Workplace from Meta proposent des plateformes dédiées à ces fronteline workers. "Ce qui permet de réconcilier knowledge workers et frontline workers", estime Bastien Le Lann. "Faute de mieux, les premiers utilisent historiquement surtout le mail, et les seconds WhatsApp."
"Il convient de réorganiser l'information dans un espace projet commun et éviter la répartition individuelle des contenus en local"
Le mode hybride donne également un coup de jeune au concept de knowledge management et aux bases de connaissances accessibles au plus grand nombre pour favoriser l'intelligence collective. Attention toutefois à l'infobésité, s'alarme Arnaud Rayrole. "Avec le passage au cloud, il y a déjà une profusion de contenus disséminés dans des SharePoint, des Drive et autres Yammer ainsi qu'un grand nombre d'espaces partagés laissés à l'abandon", prévient le directeur général de Lecko. Pour éviter cette surcharge informationnelle, il faut, selon lui, gagner en discipline et requestionner les pratiques de travail. "Il convient de réorganiser l'information dans un espace projet commun et éviter la répartition individuelle des contenus en local", conseille Arnaud Rayrole.
Outiller les salles de réunion
L'hybridation conduit également à revoir les espaces de travail en entreprise. Les mètres carrés supprimés avec la généralisation du télétravail sont réinvestis pour créer de nouvelles salles de réunion présentant une grande variété de formats. Elles doivent être équipées d'outils de communication assurant une égalité de traitement entre les collaborateurs présents sur site et ceux qui interviennent à distance.
Les solutions de visioconférence Zoom, Google Meet ou Cisco Webex font largement appel à l'intelligence artificielle pour optimiser la qualité de l'image et du son ou créer des espaces virtuels plus inclusifs quel que soit le lieu de connexion des participants. Elles peuvent être complétées par des caméras intelligentes qui zooment automatiquement sur la personne qui parle. Les consultants de Lecko évoquent notamment Logitec, Facebook Portal et Google Meet Hardware.
Par ailleurs, les tableaux blancs interactifs de type Jamboard de Google, Surface hub de Microsoft, Webex Board de Cisco ou MeetingBoard de Klaxoon offrent, selon Lecko, "un support de travail et de collaboration commun à une salle de réunion et à des personnes intervenant à distance". Au-delà de ces équipements, il existe des applications pour caler une réunion dans un agenda partagé (Google Agenda, Outlook), pour traduire les échanges ou assurer la prise de notes automatique. Aster aide ainsi à préparer l'ordre du jour d'une réunion puis génère, à son issue, un compte-rendu.
Du no-code aux métaverse
En dépit de la profusion d'outils sur étagère pour bâtir une hybrid workplace, des besoins très spécifiques à une organisation peuvent ne pas êtres couverts. Lecko conseille de faire appel aux plateformes de low-code / no code pour digitaliser rapidement un processus simple reposant jusqu'alors sur support papier. Avec très peu ou pas de code, il est ainsi possible de créer une application de validation-approbation ou de réservation de salle de réunion.
Enfin, difficile de ne pas terminer cet article sans évoquer les métaverse. Les futurs univers immersifs en 3D pourraient devenir à terme les lieux de ralliement des collaborateurs pour se réunir, échanger ou se former. Ces nouveaux espaces virtuels serviront aussi, si l'on en croit les experts, à recruter et intégrer de nouveaux collaborateurs, mais aussi à renforcer la cohésion d'équipe via des événements d'incentive.