Sourcing IT : et si la réponse à un appel d’offres devenait un formidable outil de team building ?

L’appel d’offres, étape parfaitement codifiée du sourcing IT, ne se limite pas seulement au choix de son ou ses futur(s) prestataire(s). Bien au contraire. C’est le moment idéal pour maximiser les chances de succès du projet.

Faire des métiers vos complices dès le début du processus

Bien que clients directs de la DSI, les métiers sont très souvent mis à l’écart des processus d’appel d’offres. Leur contribution se résume généralement à quelques exigences business macroscopiques, souvent transmises bien en amont du lancement d’appel d’offres. Le risque ? Ne pas tenir compte des évolutions qui peuvent intervenir lors du processus. Ces nouveaux besoins, non collectés et donc non identifiés, ne parviennent pas jusqu’à la maîtrise d’œuvre (à savoir, la DSI qui pilote l’appel d’offres). Résultat ? Un sentiment de frustration, une incompréhension, un manque d’implication des métiers, des propositions fournisseurs ne couvrant pas l’ensemble du périmètre ou encore des chiffrages approximatifs issus de longues listes d’hypothèses fournies par la DSI. Cela mène généralement à une rupture entre les parties prenantes. Les métiers, écartés du projet alors que directement concernés, ont le sentiment de subir le partenaire choisi et son mode de fonctionnement.

Impliquer les équipes métiers, dès le lancement de l’appel d’offres, favorise la mobilisation avec la DSI, qui avancent ainsi main dans la main pour choisir le prestataire le plus pertinent et le mieux adapté.

Regrouper les compétences les plus reconnues issues de toutes les parties prenantes

Mener un appel d’offres, c’est avant tout mener un projet ! Or, s’appuyer sur une équipe réduite, n’intégrant pas l’ensemble des parties concernées, peut être source de conflits et de dissipation entre les parties prenantes. Pire, cela peut conduire à une perte de vue de l’objectif commun. Il est important d’impliquer au sein d’une même équipe les Métiers, l’IT, les acheteurs et les juristes avec une organisation claire et des échanges structurés.

En fédérant les énergies de toutes les parties prenantes, un véritable esprit d’équipe se développe et permet ainsi de diriger l’ensemble des forces vers une même direction.

1. Ouvrir un espace d’échanges pour tous

Le choix d’un partenaire est une affaire collective. Moins les différentes parties prenantes du projet pourront exprimer et partager leur point de vue, plus l’adhésion au projet sera difficile. A contrario, plus les collaborateurs sont sollicités et plus la confiance s’installera. Ils accepteront ainsi plus facilement la décision finale et la démarche sera appréhendée et comprise par tous.

Être transparent en offrant la possibilité de s’exprimer, est un formidable outil pour renforcer le lien entre les différents niveaux de décisions et prendre du recul.

Si ces espaces de communication peuvent prendre des formes très différentes, il est essentiel de bien définir les règles d’échanges et de prendre le temps de trouver le format le plus adéquat.

2. Communiquer continuellement

La communication permet une compréhension mutuelle en vue d’une action. Bien que le sujet soit classique, il est bien trop souvent négligé. Dans les faits, les règles de communication ne sont pas toujours respectées. Or, dans une phase d’appel d’offres, rien n’est plus frustrant pour les équipes que de se voir annoncer l’arrivée d’un nouveau fournisseur la veille du démarrage de sa mission. Une bonne stratégie de communication commence dès le début du projet.

Une fois les cibles identifiées, il convient de définir les messages clés, la fréquence d’échanges et le format pour chaque message. L’effet tunnel est ainsi évité et les parties prenantes embarquent en douceur dans le projet.

3. Jouer la carte du facilitateur

Côté client, piloter un appel d’offres nécessite une réelle expertise sur le sujet. Se faire accompagner d’un facilitateur, spécialiste du sujet transforme l’expérience sur les processus et apporte une vision externe et cohérente. Côté fournisseur, le facilitateur se positionne en garant du bon déroulement du processus de sélection.

Qu’il soit interne ou externe, l’expert facilitateur apporte une vision nouvelle à l’équipe au service de laquelle il déploie ses compétences pour :

- Orchestrer les activités : en définissant les différentes étapes du processus de sélection et en garantissant la meilleure stratégie de sélection,

- Eclairer l’équipe projet : en apportant des critères de choix objectifs pour garantir une évaluation honnête,

- Adopter un rôle pédagogique : en rappelant à chaque étape les règles du jeu et en remobilisant les bonnes parties prenantes au bon moment.

L’intervention d’un expert, externe au projet et dont le rôle est centré uniquement sur la facilitation du processus d’appel d’offres, crédibilise l’appel d’offres et équilibre la relation.

L’appel d’offres, outil de motivation pour les équipes projet

En considérant l’appel d’offres comme la première pierre d’un projet (et non comme un processus fastidieux et contraint), l’équipe peut ainsi se construire autour de ce socle. Pour cela, il est indispensable de jouer la carte de la transparence et de la communication, d’impliquer chaque partie prenante en amont mais aussi dans l’équipe du projet. L’appel d’offres devient alors un formidable moyen de souder son équipe projet de la motiver lors d’une véritable opération de team building pré projet capable de fédérer des collaborateurs qui, dès le prestataire choisi, seront dans les startingblocks.

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