Petites entreprises : bien communiquer pour s’affirmer sur le marché

Logiciels de gestion type ERP, comptabilité, RH, outils de CRM… les petites entreprises aussi doivent se doter d'outils numériques.

Lorsqu’elles se lancent et entament leur développement, les petites structures telles que les PME, les start-up ou encore les indépendants ont des besoins et contraintes très spécifiques. Pour assurer leur croissance, elles doivent réussir à trouver l’équilibre délicat entre objectifs de conquête du marché, recherches de financement, maîtrise des coûts et management des équipes. Pour réussir cet exercice complexe, elles doivent rapidement mettre en place un fonctionnement efficace de pilotage de leur activité et, pour ce faire, s’équiper de tout un éventail d’outils technologiques tels que des logiciels de gestion type ERP, des outils de CRM, ou encore des logiciels dédiés à la comptabilité et aux RH. Essentiels au démarrage de l’activité, ces investissements sont largement prioritaires pour les entrepreneurs.

Le choix des outils de communication d’entreprise a quant à lui tendance à être relégué au second plan. Nombre d’entreprises qui débutent se réjouissent de pouvoir tirer parti d’outils gratuits et, s’il est vrai que ceux-ci ont l’avantage de ne pas faire gonfler les coûts, ils n’en sont pas toujours adaptés à un usage professionnel pour autant. Ces outils ont en effet tendance à renvoyer une image d’amateurisme de l’entreprise à ses interlocuteurs, qu’ils soient clients, investisseurs ou prestataires. Par ailleurs, souvent mélangés aux outils de communication personnels des collaborateurs, ils peuvent ralentir les équipes dans leur productivité et représentent également une menace pour l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des salariés, qui se retrouvent sollicités en dehors de leurs horaires de travail. Plus grave encore, ces outils sont souvent insuffisamment sécurisés pour protéger efficacement les données qui y sont échangées.

Pourtant, pour développer leur clientèle, fédérer leurs équipes et atteindre leurs objectifs de croissance, les PME, start-ups et indépendants ont tout autant besoin, si ce n’est plus, d’outils qualitatifs pour communiquer que les grandes entreprises.

La communication au service de la productivité

Entre recherche de partenaires, rendez-vous clients, rencontres d’investisseurs ou encore recrutements, il est parfois difficile pour les dirigeants de start-up ou d’entreprise en pleine croissance de s’assurer de la bonne circulation des informations avec les équipes, malgré la proximité. Or, pour ne pas perdre en efficacité et en productivité, il est vital que l’entreprise continue de nourrir ses équipes de sa vision à long terme et des objectifs qui en découlent, même lorsqu’elle prend son envol. Tout en s’assurant que les collaborateurs puissent échanger de manière structurée.

En s’équipant d’outils de communication et de collaboration adaptés à ses besoins, l’entreprise en croissance peut conserver un mode de communication direct, simple et transparent, tout en s’assurant que les informations restent bien centralisées. Ces outils offrent aux équipes un cadre propice aux échanges, au partage d’idées et à la diffusion des informations, ainsi qu’un accès immédiat aux savoirs et ressources de l’entreprise. Cela se traduit par une plus grande efficacité et des collaborateurs qui se sentent davantage investi dans la stratégie et les succès de l’entreprise.

S’équiper de ce type d’outils permet également aux équipes d’être plus flexibles et mobiles, sans que cela ne vienne entraver leur collaboration et freiner le développement des projets. Sur du plus long terme, cela donne la possibilité à l’entreprise d’envisager plus sereinement une croissance à l’international avec des clients, fournisseurs ou partenaires basés à l’étranger.

Se prémunir du risque réputationnel

Parvenir à renvoyer une image professionnelle en toutes circonstances est une dimension capitale de la réussite des petites entreprises et de leur pérennité à long terme. Cet enjeu réputationnel se retrouve au cœur des préoccupations d’entreprise, qu’il s’agisse de séduire des prospects, de convaincre des clients ou même de faire connaître ses services auprès du grand public. Dès lors, il est tout naturel d’exiger des outils de communication professionnels fiables, qualitatifs et complets qui offriront à l’entreprise en croissance toutes les fonctionnalités dont elle a besoin pour se démarquer de ses concurrents et qui sont traditionnellement réservées aux plus grandes structures.

D’autre part, en s’appuyant sur des outils qui ne sont pas adaptés à l’usage professionnel, l’entreprise prend des risques conséquents en matière de réputation. Les exemples de cyberattaques et d’atteinte aux données personnelles ayant touché des applications de messagerie ces dernières années sont suffisamment nombreuses pour que les entreprises repensent leur approche et s’équipent de solutions sécurisées garantissant par exemple un chiffrement des communications de bout en bout et le respect des dispositions du RGPD.

Vecteur de maîtrise des coûts

Pour répondre à l’accélération de la transformation digitale, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à investir dans des solutions cloud. Ces solutions sont en effet avantageuses puisqu’elles permettent de s’affranchir d’investissements lourds et d’éliminer les frais liés à la gestion ou la maintenance du matériel. Modulaires et évolutives, elles répondent de manière particulièrement pertinente aux besoins des entreprises, s’adaptant à leurs évolutions et accompagnant leur croissance. Par ailleurs, leur facturation est généralement plus transparente. Cette flexibilité permet donc aux entreprises d’envisager l’avenir plus sereinement et de garder une meilleure visibilité sur leurs coûts.

Encore trop d’entreprises négligent les outils de collaboration et n’en font pas leur priorité, mais les conséquences ne sont pas à sous-estimer. Dispersion des informations, indisponibilité, pertes financières, autant d’éléments qui perturbent les équipes, et peuvent venir générer de la méfiance de la part des clients. Bien choisir sa solution est donc essentiel. Les jeunes entreprises ou les professionnels s’apprêtant à se lancer dans l’entrepreneuriat doivent comprendre qu’un outil de collaboration fait partie des prérequis à sa croissance, au même titre que la création du site web ou même des cartes de visite ! 

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