Reconnaissance optique de caractères : une réponse à l'optimisation des process des cabinets d'avocats

La technologie OCR peut aider les cabinets d’avocats à adopter des processus plus flexibles, rationalisés et centralisés.

Les cabinets d’avocats ont longtemps éludé la question de l’optimisation de leurs process. Mais sous les pressions budgétaires de leurs clients, face à la crise financière de ces dernières années, à l’intensification des réglementations et à la concurrence, ces organisations se voient contraintes de devoir en faire plus avec moins. Cette prise de conscience implique de reconsidérer leur mode de fonctionnement en limitant le nombre de collaborateurs intervenant sur chaque dossier, en restreignant les services administratifs, et en centralisant davantage les opérations.
Heureusement, certaines technologies peuvent les aider à gagner en compétitivité sur le long terme quelle que soit leur taille. Les rôles changent également. Des consultants Viennent se greffer aux équipes internes des consultants dont les attributions leur font tienir compte des systèmes utilisés par une multitude d’autres fonctions, la gestion des opérations métier, des connaissances, des risques, de la conformité, etc. En se dotant d’une plate-forme IT unifiée, centralisant les solutions de capture de données et de rationalisation du workflow, les cabinets d’avocats gagneraient en agilité de fonctionnement.

Gros volumes et valeur ajoutée

Certains cabinets ont déjà mis en place des procédures de rationalisation du workflow, les experts des transferts des droits de propriété notamment, mais il est temps de dissiper l’idée fausse selon laquelle seules les grosses structures peuvent en retirer des avantages. La rationalisation du workflow et l’automatisation des processus métier peuvent générer des gains d’efficacité et de rentabilité en transformant n’importe quelle tâche manuelle, même à forte valeur, en un processus défini.
Pour trouver le juste équilibre entre les besoins et les attentes des clients externes et des utilisateurs internes, ces derniers n’étant pas habitués aux processus fixes, une certaine dose de flexibilité est nécessaire, afin de les convaincre d’accepter la conduite du changement. Personne ne veut se sentir enrôlé de force dans une armée d’automates.
En refusant de sauter le pas de la standardisation et de l’automatisation des process, les cabinets se compliquent souvent la tâche. Nombre d’entre eux reconnaissent qu’ils vont devoir concilier la satisfaction des demandes de services de leurs avocats et la nécessité de structurer ces prestations pour réduire autant que possible les coûts encourus. En sachant précisément ce qui sous-tend la défense de chaque dossier, un cabinet pourra évaluer ses honoraires au plus près pour renforcer sa compétitivité, proposer davantage de services et remporter de nouveaux contrats. De surcroît, en ayant une visibilité totale sur un process, les avocats multiplient les chances de gagner en productivité, de réduire le nombre de collaborateurs mobilisés par dossier, et donc de diminuer les coûts pour le client.

Le poids du back-office revu à la baisse

Si la plupart des cabinets ne reportent pas sur leurs clients ce que leur coûtent les prestations administratives, les gains d’efficacité en back-end ne peuvent qu’accroître leur marge de rentabilité.
Une grande proportion des organisations du classement Fortune 500 ont déjà adopté des services partagés. Avec la consolidation du secteur de la justice, l’heure est venue de consolider les services de back-office des cabinets d’avocats. En identifiant les potentiels d’efficacité de fonctionnement et en les appliquant à la conduite des dossiers, les cabinets apporteront plus de cohérence à leur service client.
Au-delà des questions de relation client et de défense du dossier, de vérification de l’existence de conflits potentiels et de blanchiment d’argent, une discipline à part entière mérite qu’on réfléchisse à son automatisation : la numérisation de la correspondance.
Il arrive que plusieurs jours s’écoulent avant qu’un courrier postal ou même un document confié au système interne de gestion du courrier parvienne à son destinataire. Numériser ces documents dès leur arrivée, définir et appliquer des règles de classification et standardiser la procédure de remise aux destinataires sont des dispositions simples, qui peuvent accélérer nettement le cycle de remise et limiter les risques de perte de documents.

L’intérêt d’automatiser la gestion des comptes fournisseurs

De nombreux secteurs ont automatisé ou sont en train d’automatiser leur gestion des comptes fournisseurs. La tendance récente aux acquisitions et à l’expansion à l’international a créé des environnements distribués dans le monde entier pour bon nombre de cabinets d’avocats.
Ils gagneraient en rentabilité à unifier l’infrastructure ERP (Enterprise Resource Planning) de toute leur organisation et à y intégrer les process liés à la gestion financière et des RH.
En capturant tous les éléments de facturation dès que possible pour les convertir en données électroniques, les cabinets se donneraient les moyens de leur stratégie d’automatisation et pourraient éliminer quasiment toute la saisie manuelle de données qui mobilise excessivement de ressources.
En plus des économies potentielles dont ils pourraient faire bénéficier leurs clients, nombre d’autres avantages sont envisageables pour les cabinets d’avocats : meilleure gestion des relations fournisseurs, meilleure conformité réglementaire, totale visibilité sur les obligations financières, réduction des taux d'erreurs, et diminution du risque de perte ou de mauvaise classification des documents.

Les apports des technologies mobiles

Les nouvelles technologies mobiles permettent aussi d’envisager des améliorations de fonctionnement, puisque les avocats ne sont plus aussi contraints géographiquement, et qu’ils peuvent travailler plus librement. Ils pourraient, par exemple, capturer des factures avec l’appareil photo de leur smartphone et communiquer les données à un process numérique d’enregistrement des demandes de remboursement des notes de frais.

L’utilisation judicieuse des nouvelles technologies

Dans tous les cabinets, si elle est utilisée correctement, la technologie est un moteur d’innovation, elle permet des gains d’efficacité et peut aider à développer l’activité. Ceux qui adoptent les nouvelles technologies et qui rationalisent leurs processus seront mieux positionnés pour résister aux prochaines tempêtes, mais ils se donnent aussi les moyens de séduire et fidéliser de nouveaux clients et de poursuivre leur croissance dans un environnement en mutation, sans commune mesure avec celui de leurs aînés.

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