SEPA : êtes-vous prêts ?

Le défi majeur imposé par le SEPA est de faire évoluer son organisation à temps et dans les meilleures conditions. Pour les acteurs concernés, passer au SEPA implique de réelles opportunités, mais rime également avec difficultés et changements importants ! L’adaptation aux nouvelles normes SEPA impacte l’entreprise à tous les niveaux.

Nous ne vous détaillerons pas ici les nombreuses contraintes qu’implique la mise en place du SEPA pour les organisations concernées : car vous les connaissez tous autant que nous ! Ces contraintes, complexes et nombreuses, impactent un très grand nombre d’organisations : la mise en place de la norme touche tous les acteurs économiques utilisant des moyens de paiements dématérialisés, en Euro, dans la zone SEPA-délimitée : les PME, les grands comptes, les administrations, …

Certes, les relations financières entre tous ces acteurs, à l’échelle nationale et internationale, seront à termes simplifiées, moins coûteuses, et plus efficaces. Néanmoins, les sérieux avantages escomptés nécessitent avant tout d’être en capacité de se SEPA-iser à temps ! Pour être prêtes au 1er février 2014, les entreprises ont engagé d’importants chantiers de transformation : migrations des Systèmes d’Information pour être au format SEPA, évolutions procédurales ou organisationnelles, communication interne ou externe.
Ces chantiers sont lourds, chronophages, mais essentiels et stratégiques pour l’entreprise ; or, nous observons aujourd’hui que ces chantiers ont également en commun d’avoir été lancés trop tardivement.
La mise en place effective du cadre normatif SEPA ayant très longtemps été prise pour une chimère, les projets de migration ont tardé à être initiés. Aujourd’hui le SEPA est là, et il reste moins d’une année avant d’atteindre la fameuse « end date » ! Passé le 1er/02/2014, virement et prélèvement nationaux disparaitront !
Les deux questions qu’il convient donc de se poser sont les suivantes : Ai-je les moyens d’être SPEA-isé en moins d’une année … ? Quels sont les contraintes qui sous-tendent cette migration, et quels sont les risques que j’encours si je ne suis pas prêt à temps ?
Être prêt à accueillir le SEPA signifie avant toute chose d’être en mesure de réaliser, a minima, les mêmes opérations de paiement et d’encaissement (nationale et internationale) qu’aujourd’hui, après le 1er février 2014 : ces opérations structurent les relations client/fournisseur, banque/entreprise, maison-mère/filiale, commerçant/client final, entreprise/salariés …
Les impacts du SEPA concernent avant tout la gestion financière de l’entreprise : quelles seront les conséquences de la mise en œuvre du SEPA, sur la gestion de ma trésorerie ? Vais-je maîtriser mes flux financiers entrants et sortants comme je le fais aujourd’hui ? Quels seront les impacts en termes de gestion des encaissements ? Mes clients pourraient-ils se détourner du prélèvement ?

En plus de ces aspects essentiels à la survie de l’entreprise, la question peut également se poser en termes d’image de marque, et de satisfaction client ou partenaire : vais-je être capable de communiquer convenablement auprès de mes clients et partenaires (délivrer mes informations SEPA obligatoires en temps et en heure) ? Vais-je pouvoir les rassurer quant aux changements qui vont survenir ? Et de la même façon, vais-je accompagner suffisamment mes collaborateurs : vont-ils comprendre les changements qu’implique le SEPA, afin d’assurer leurs missions quotidiennes (sont concernés le personnel de la gestion financière, mes également les conseillers clients, les agents commerciaux et des services réclamation …) ? Vos collaborateurs et vos clients ont besoin d’être accompagnés dans ce changement, afin d’être formés et informés, pour éviter tous risques de baisse de productivité, de réticence, voire de même résistance.

Le décor ainsi planté est pour le moins alarmant, effectivement. Nous sommes néanmoins convaincus qu’en ayant anticipé la « end date », ou bien en se donnant dès à présent les moyens d’être prêt à date, le SEPA peut également être à l’origine d’opportunités fortes.
Transformer les contraintes en opportunités est le moyen de motiver les équipes concernées. Le SEPA impacte tous les organes de l’entreprise et l’ensemble de ses relations avec l’extérieur.

Etre SEPA-isé ce n’est pas seulement disposer d’instruments de paiement au format SEPA, c’est également le faire savoir à ses clients. Etre rassurant et « SEPA-transparents », en communiquant de façon claire et efficace autour de la norme et de ses obligations, pourra vous permettre de nouer, ou renouer, un dialogue de qualité avec vos clients et partenaires. Qui sait d’ailleurs si demain, il ne s’agira pas d’un atout concurrentiel ?

Anticiper sur l’arrivée du SEPA signifiera revoir certains processus (tel que le processus de facturation, et d’envoi des informations facture, par exemple) : ne serait-ce pas là pour certains grands facturiers l’occasion de rationaliser les processus concernés, voire optimiser certains points de contact client ?

Au delà, de la vision client, le SEPA c’est surtout l’optimisation de la gestion des flux de trésorerie (réduction des délais de paiement, simplification des procédures de traitement, rationalisation de la chaine facturation-paiement-encaissement-rapprochement comptable) ; c’est aussi, la centralisation de ses opérations sur un seul compte, pour tous ses clients et fournisseurs au sein de la zone SEPA, et ainsi la simplification de la gestion de ses paiements ; et puis, c’est également une formidable ouverture sur le marché européen.

L’horizon SEPA comporte des risques et des opportunités : les vrais gagnants du SEPA seront ceux qui seront prêts au début de l’année prochaine, et qui sauront en plus tirer le meilleur parti de ce nouveau cadre normatif. 

Pour être prêts à temps, entourez-vous des meilleurs experts … votre expert comptable, votre banquier, votre conseil en systèmes d’information, et en accompagnement au changement !

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