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La phase de préparation de l'entretien est déterminante si l'on souhaite aborder les sujets en profondeur. Ni le manager ni le collaborateur ne doivent la sous-estimer. "Je conseille au manager d'identifier trois principales réussites de son collaborateur sur l'année et trois points à améliorer, témoigne Michel Lora, directeur du cabinet de conseil Gii et auteur de "Entretiens d'évaluation : guide pratique pour le manager efficace". Il doit aussi réfléchir aux nouveaux objectifs qu'il compte fixer et aux perspectives d'avenir qu'il voit pour son collaborateur. Puis il demande à ce dernier de se poser ces mêmes questions." Cette préparation est généralement guidée par des fiches d'évaluation ou d'auto-évaluation établies par les RH. Elles ne doivent pas être remplies au dernier moment mais au contraire, doivent être faites au calme, avec le plus de recul possible. Il peut être judicieux de s'y reprendre à plusieurs fois pour les compléter et de les relire à tête reposée.
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