Nous construisons aujourd’hui la façon dont nous travaillerons demain

Comment se construit aujourd'hui l'environnement de travail de demain ? Quels choix prendre et quelles solutions adopter ? Aujourd'hui l'e-mail ne correspond plus à notre façon de travailler et les entreprises doivent amorcer un changement vers un environnement de travail plus collaboratif.

La plupart des entreprises reconnaissent qu’il faut aujourd’hui s’adapter à de nouvelles façons de travailler. Afin de rester compétitives, elles doivent repenser leurs processus internes pour attirer, fidéliser et inspirer les meilleurs employés. L’espace de travail est de plus en plus dirigé par l'intelligence collective et non plus par un seul responsable. De plus, plusieurs générations se partagent le marché du travail, dont celle de ce nouveau millénaire, appelée la génération Y. Hyper connectée, cette génération attend que son environnement de travail réponde à ses besoins et elle recherche un équilibre travail/vie personnelle parfait. C’est ainsi que les employés mènent progressivement l’organisation de leur propre travail, et les entreprises doivent alors adapter leurs modèles.
La tendance du BYOD (bring your own devices) confirme cette tendance, les employés étant libres de travailler sur leurs machines personnelles.
D’autre part, aujourd'hui les moyens de communication ne cessent de progresser, la diffusion de l’information est plus transparente et le partage des connaissances prévaut sur l’expertise personnelle. Pour s’adapter à ces changements, les entreprises peuvent donc offrir un meilleur environnement de travail ainsi que des outils plus performants.

Et si la collaboration d’équipe était la clé de ces transformations du travail ?

Un environnement du travail en pleine révolution

« Les entreprises adoptent de nouvelles façons de travailler centralisées sur l'expansion virtuelle du lieu de travail et les méthodes de communication interne ». Dans la plupart des entreprises les travailleurs utilisent l'e-mail pour communiquer (en interne et en externe). En 2013, un travailleur recevait en moyenne 105 e-mails par jour. Or, même si le taux de croissance ralentit en raison de la hausse des autres formes de communication, en 2015 un travailleur recevra en moyenne 125 e-mails par jour. Les e-mails ne sont donc plus adaptés à la communication des équipes. Ils surchargent le flux de travail, faisant des échanges d'information des processus longs, complexes et peu efficaces.
En parallèle, les employés sont de plus en plus mobiles. Ils ont besoin d'accéder à l’information où qu'ils soient et à tout moment. Ils ont besoin de communiquer rapidement et facilement avec leurs équipes, ou avec des tiers. Et même si les employés ne sont pas toujours physiquement présents sur leur lieu de travail, ils ont besoin de communiquer comme si ils y étaient. Donc, qu’ils soient au bureau ou ailleurs, il leur faut accéder à la bonne information au bon moment afin de se concentrer uniquement sur ce qu’ils ont à accomplir.
Le Futur du Travail repose donc sur une collaboration agile et une transparence du partage de l’information. Nous consacrons encore trop de temps à organiser notre travail au lieu d’accomplir concrètement nos tâches. Pour repenser leurs processus et faciliter leur organisation, les entreprises doivent donc mettre en place de nouvelles méthodologies et utiliser de nouveaux outils à même de remplacer les échanges d’e-mails inefficaces.
Nous assistons à une transition vers un management plus horizontal du travail où les connaissances et la collaboration des employés sont la clé de la réussite des projets.

Un outil collaboratif comme point de départ

Nous sommes progressivement passés d'un environnement de travail centré sur l'individu à une intelligence collective. Pour faciliter les moyens de communication, organiser le travail d’équipe, échanger des documents, discuter en temps réel et suivre l’avancée de leurs projets, les entreprises ne peuvent plus se reposer sur les boîtes e-mails. Il leur faut donc de nouveaux outils tournés vers une entreprise plus sociale. En d’autres termes les entreprises doivent construire un environnement de travail plus connecté et centralisé sur les interactions sociales.
Or les outils ou applications de travail collaboratif offrent cette autonomie aux employés ainsi que plus de visibilité aux managers. Elles proposent des espaces de travail contextualisés où l’information est accessible à tous (selon les degrés d’autorisation). Elles vont plus loin que les échanges d’e-mails en proposant de véritables plateformes où chaque acteur enrichit les connaissances de l’équipe. Plus transparente et plus ouverte, la communication est donc plus ciblée, et le travail progresse plus rapidement. Grâce à ces applications, tous les acteurs d’un projet peuvent facilement s’aligner sur leurs co-équipiers et suivre l’avancée collective du dit projet.
La mise en place d'un outil de travail collaboratif permet donc aux travailleurs d'améliorer leur organisation personnelle et en équipe. Ils peuvent travailler quand et d'où ils veulent. Ils obtiennent la bonne information en suivant des groupes de travail. Donc l'information n’est plus enfermée dans les boîtes e-mail, elle est partagé dans des espaces de collaboration et disponible à tout moment. Une application de travail collaboratif offre donc plus d’autonomie et une gestion plus simplifiée du travail.
Même si parfois réticentes à la mise en place de nouveaux outils, les entreprises ne doivent pas manquer le virage du collaboratif. L’efficacité de leurs équipes reposent désormais sur leur faciliter de communication (en interne comme en externe). Et plus tôt le virage sera pris, plus compétitive leurs équipes seront, car elle seront également plus agiles et adaptables au changement.
Le Futur du travail repose donc sur l'Équipe. Il faut donc lui offrir toutes les méthodologies et outils pour qu'elle s'émancipe du mieux possible.


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Chronique rédigée en partenariat avec les Expertes du Numérique de Girlz In Web

Collaboratif / BYOD