Peugeot gère la qualité avec la solution documentaire d'Ennov

La gestion documentaire est une composante clé pour le constructeur automobile PSA. En effet qualité implique procédures et règlementations précises des pratiques de travail. Rappelons que PSA est certifié ISO 9001 et bientôt ISO 9000. C'est pourquoi le constructeur a décidé en janvier dernier de rationaliser la gestion des documents professionnels transitant entre ses différentes directions. "Nous fonctionnions sur la base d'un sytème disparate d'outils bureautiques et d'une gestion manuelle hétérogène selon les directions", se remémore Pascal Leconte, chef de projet chez Peugeot.

Après un appel d'offres portant sur plus de 5 sociétés (des partenaires Lotus), la société opte pour la solution clé en main d'Ennov : PrismaDoc. "Nous souhaitions une solution capable de tirer parti des fonctions de groupware et de workflow de Domino Notes, notre messagerie", explique Pascal Leconte. PSA avait des exigences assez précises sur les fonctionnalités de la solution : entre autres, ne pas imposer un client Notes pour tous les salariés, permettre la consultation des données via un navigateur. En outre la société souhaitait pouvoir coupler sa gestion documentaire avec sa messagerie afin de générer des alertes automatiquement lors de la publication de nouveaux documents. Enfin, PSA voulait pouvoir signer ses documents.

Près de 40.000 personnes (soit l'effectif de la société) sont potentiellement utilisateurs. Près de 300 à 500 rédacteurs (émetteurs de documents), alimentent la base documentaire. Une dizaine de directions sont désormais à même d'indexer leurs documents et de gérer leur cycle de vie. "Nous avons voulu laisser une certaine autonomie aux différentes directions dans la mise en place de leurs propres documents." Cette pratique a entraîné une certaine hétérogénéité dans le référencement des documents. Les possibilités de recherche transversales s'en trouvent plus limitées.

PSA a fédéré son annuaire LDAP avec le carnet d'adresses Notes (qui contient en plus les profils des utilisateurs de Prisma) afin de ne pas avoir à gérer plusieurs bases d'adresses diverses. Cette possibilité a fait l'objet d'un développement particulier qui sera prochainement en standard dans la solution d'Ennov.
"L'installation technique s'est avérée simple et rapide : il n'a pas été nécessaire d'intégrer autre chose que des bases Notes (pas de bibliothèque de programmes annexes). Les objets se situent seulement sur le serveur pas sur les postes clients. Ainsi l'installation n'a pris qu'une journée. Le plus difficile a résidé dans la définition de l'organisation à mettre en place (quels documents pour quels utilisateurs ?) et les attributs communs (domaine d'application, référence, date, etc.).

Les règles de workflow (jusqu'à 5 niveaux hiérarchiques) sont définies par les administrateurs en puisant dans le carnet d'adresses le nom des signataires. "Du fait de l'interfaçage avec l'annuaire LDAP, les temps de réponse sont plus longs", note Pascal Leconte. La société estime rentabiliser cet investissement dont le montant n'a pas été communiqué grâce aux gains réalisés sur la fiabilité des documents (on sait quelle version est la bonne), à l'accélération des processus (grâce à une validation plus rapide) et une plus grande transparence entre les directions.
[Alexandra Bissé, JD Net]