Comment FT Entreprises organise la documentation stratégique des décideurs

Avant le lancement de son intranet documentaire Entrenoo, la direction du marketing stratégique de l'unité d'affaires Services Téléphoniques d'Entreprises de France Télécom branche Entreprises devait envoyer régulièrement un grand nombre de fichiers de grande taille à la demande des décideurs. Qu'ils soient chefs de projets, d'agences ou directeurs dans des filiales éloignées à travers le monde, des centaines d'utilisateurs recevaient auparavant dans leur messagerie ces documents de 100 à 200 pages aux formats Acrobat, Powerpoint, Word et Excel.
Depuis sa mise en ligne le 1er avril 2000, Entrenoo leur permet ainsi d'accéder à plus de 500 fichiers comprenant nombre d'informations récurrentes, des outils de pilotage ainsi que des études leur permettant d'affiner leurs stratégies. "Nous voulions que l'intranet se substitue à l'envoi d'e-mails qui nous prend trop de temps" déclare David Barbe, chef de projet fonctionnel d'Entrenoo. "Il nous paraissait alors plus simple que les décideurs puisent dans un réservoir les informations dont ils ont besoin. De plus, l'intégration des documents ne devait pas générer de coûts supplémentaires."

Comment déployer un intranet à coûts réduits

David Barbe Chef de projet fonctionnel intranet

Après le choix d'un prestataire, en l'occurrence l'agence web Siliage, la mise en oeuvre du projet a démarré le 15 janvier 2000.
En interne, deux chefs de projet, opérationnel et fonctionnel, ont collaboré avec les deux développeurs et le chef de projet du prestataire sur les développements.
Au total, 5 personnes sont donc intervenues sur le projet, qui n'a duré que 3 mois environ plus une journée de formation à l'outil de conversion de formats.
Le choix de la plate-forme s'est porté sur le système d'exploitation Unix Solaris avec le serveur web Netscape Server doté en standard d'un moteur de recherche.
Hébergée dans les locaux de France Télécom à Vaugirard (Paris XV), la station Sun n'a réclamé aucun investissement supplémentaire, ayant été simplement détournée de ses précédentes fonctions.
Pour convertir les différents formats PPT, Doc ou XLS en HTML, Siliage a prescrit la solution HTML Transit de l'éditeur InfoAccess qui a ensuite été installée sur les deux postes des chefs de projet internes. Sur cet aspect, les coûts se sont avérés très réduits, soit environ 6 000 francs pour deux licences.

Incompatibilité des différentes versions Powerpoint
Au cours des trois mois passés sur la mise en oeuvre de l'intranet, la majeure partie du temps a été consacrée au reformatage des documents afin qu'ils soient pris en compte par HTML Transit.
"Pour chaque type de document, nous associons un type de présentation correspondant à chaque rubrique" explique David Barbe. "Le logiciel effectue la conversion, crée l'index et génère automatiquement le lien correspondant par un simple clic de souris. Mais pour cela, les documents doivent d'abord être préparés, et le plus gros travail a été de les reformater et de définir les types. Nous avons notamment rencontré quelques difficultés techniques sur la transformation de certains documents Powerpoint qui ne voulaient pas passer suivant les versions. D'autre part, Siliage a du reformater à la main un énorme paquet de documents de 150 pages, ce qui a représenté pour nous la difficulté majeure."

4 à 5 heures de mise en page réduites à 5 minutes
"Pour nous, le retour sur investissement se calcule en terme de temps gagné" indique David Barbe. "Pour un document récurrent, nous passions 4 à 5 heures de mise en page pour convertir du format Powerpoint au format HTML. A présent, il suffit de 5 minutes. Nous n'avons pas de temps à consacrer au fait de devenir des webmasters avertis." En parallèle, la mission qui consistait à familiariser les décideurs avec l'outil intranet a été remplie.
Pour l'instant, aucune évolution fonctionnelle n'est encore prévue. D'après David Barbe, "nous allons simplement rajouter de nouvelles rubriques mais nous n'avons pas encore réfléchi quelles seraient celles-ci. Nous sommes une petite unité et nous avons développé un site, ce qui est déjà pas mal. Mais si nous ajoutons de nouvelles applications, pourquoi ne pas reprendre Siliage puisqu'ils sont très professionnels et connaissent déjà l'architecture."
[François Morel, JDNet]