Avec SharePoint Portal Server, Microsoft s'attaque à la gestion de contenu

"Dans le monde des outils de recherche documentaire, un nouvel entrant mérite une attention particulière." C'est ce que nous confiait dernièrement Jean-Louis Bénard, directeur général de l'agence Web FRA, en évoquant SharePoint Portal Server : l'un des derniers nés de la famille des produits d'entreprise de Microsoft (date de lancement prévue : septembre/octobre 2001). Objectif affiché par la société : couvrir l'ensemble des problématiques de gestion et d'organisation de contenu en entreprise. Un pari ambitieux, qui semble remporté… du moins sur le papier.

De la création…
SharePoint Portal Server est entièrement intégré aux outils Office, ce qui lui permet de supporter l'ensemble des formats du package. Parmi les autres types de fichiers pris en charge, on compte notamment HTML, PDF et XML. Une liste qui reste néanmoins extensible - théoriquement à l'infini - grâce à un module de développement baptisé e-filter. Côté processus de création, la console d'administration définie les profils habilités à créer puis stocker tel ou tel catégorie de document, ainsi que les champs obligatoires au sein des fiches de propriété (titre, mots clés, etc.).

…en passant par la validation…
La solution est livrée avec un workflow de publication intégrant deux options principales : un mode séquentiel, selon lequel un document sera validé successivement par plusieurs personnes, et un mode parallèle. Dans ce dernier cas, l'intervention d'un individu (parmi d'autres personnes habilitées) suffira à déclencher une publication. Une interface d'administration définit les règles et les droits relatives à ce processus. Les différents intervenants pouvant demander à être alertés par e-mail de l'arrivée d'un nouveau document. "Les envois sont gérés grâce au protocole SMTP", précise Jean-Paul Gomes, chef de produit SharePoint Portal Server chez Microsoft France. Microsoft Exchange et Active Directory ne sont donc pas nécessaires.

…la diffusion de contenu…
Côté client, un portail intégré s'occupe de diffuser le contenu par profils utilisateur. Concrètement, cette interface se compose de liens déclenchant l'ouverture de fenêtres qui affichent le contenu des fichiers. "Il est également possible d'inclure des pointeurs vers des pages Web distantes, pour avoir par exemple accès des actualités", souligne Jean-Paul Gomes. A la manière d'un annuaire, le portail classe les éléments indexés dans une arborescence de catégories et sous-catégories. Et les personnes habilitées à validation le feront également par cette interface via des bloques personnalisés.

…et la recherche
Proche d'une solution de recherche en langage naturel, le moteur livré avec SharePoint ne semble pourtant pas aussi fin que des outils Verity ou Hummingbird. Il possède néanmoins plusieurs fonctions qui ont relevé notre attention. Sans compter le support des requêtes booléennes (and, or, etc.), le module intègre notamment des thésaurus qui contribuent à affiner une demande en prenant en compte synonymie et termes connexes. En fonction de certains paramétrages en amont, il supprime les articles et autres termes récurants propres à certaines professions. Intégrant 6 langues (anglais, japonais, allemand, italien, espagnole et français), des correcteurs prennent en charge le traitement des fautes d'orthographes. Enfin, un certain nombre de documents de même type (par exemple des CV) seront automatiquementn reconnus avant d'être classés par catégories.

Intégration aux bases de données relationnelles
Capable de lire les méta données, SharePoint s'interface en natif avec serveurs Web, serveurs de fichiers et bases domino. "Les connexions s'appuient sur le protocole HTTP ou sur ADO, ce qui permet de communiquer avec une base de données relationnelle", précise Jean-Paul Gomes. Sur la question de la montée en charge, le porte-parole de Microsoft répond sans hésiter : "SharePoint Portal Server a été déployé sur le site de Redmond. Et aujourd'hui, nous indexons déjà plus de 6 millions de documents".

Principal point fort : l'intégration
"Certes, cette solution n'offre pas toute la finesses d'une technologie multi-dimensionnelle ou de certains moteurs sémantiques, mais elle a le mérite de s'intégrer à Microsoft Office, tout en offrant d'excellentes qualités d'ouverture", précise de son côté Jean-Louis Bénard. Des API (interfaces de programme d'application) lui permettent en effet de s'interfacer avec des progiciels externes, voire comme on l'a vu de faciliter les développements spécifiques. "Sans compter un tarif relativement bas." Tournant sous Windows 2000 côté serveur et Windows 98/NT/2000 côté client, la licence de SharePoint Portal Server s'élève à 25 000 francs - un prix auquel vient s'ajouter 500 francs environ par accès client.