Le curseur des licences est difficile à placer : trop de licences, et l'entreprise perd de l'argent inutilement. Pas assez, et elle se place dans une situation délicate pouvant déboucher sur un procès et une condamnation. Dans une petite entreprise de 10 personnes, il reste relativement facile de garder une bonne visibilité sur le parc des licences et de prendre les bonnes décisions. Lorsque le périmètre d'une entreprise dépasse le millier d'utilisateurs, cette gestion devient un casse tête. Raison de plus pour faire appel à une aide informatisée.

C'est le constat qui a poussé IBM à lancer un logiciel de gestion des licences. Le Tivoli Licence Manager 1.1 n'a pas été développé ex-nihilo : il reprend les grandes lignes d'un service qu'IBM Global Services proposait à ses clients de longue date.

Inventaire puis réflexion
Le fonctionnement du Licence Manager se divise en deux temps : l'inventaire, et la définition d'une politique. La première fonction dresse un inventaire global des logiciels utilisés, cette liste étant régulièrement rafraîchie. Le produit peut être paramétré pour empêcher l'usage d'un logiciel lorsque le nombre de licences achetées est dépassé.

La deuxième étape met à la disposition de l'administrateur plusieurs rapports détaillés sur l'état du parc de licences de l'entreprise. La vision globale qui en découle permet de conduire une politique de changement, afin de parvenir à un dimensionnement idéal du parc des licences - et à un renouvellement en temps et en heure des contrats. Elle permet également d'être mieux armé pour mener des négociations auprès des éditeurs. Autant de fonctionalités qui séduiront les DSI  à l'heure où la réduction des coûts est dans tous les esprits.

Tonalité financière
Comme de coutume, Tivoli ne fait pas figure de pionnier dans la gestion des licences. L'éditeur a donc tenté de faire mieux que ses concurrents en renforçant le volet financier de son offre. Le Licence Manager incorpore ainsi des outils d'approvisionnement, de documentation et de signature des contrats.

Tivoli Licence Manager 1.1 tourne sous WebSphere et est compatible avec Windows et Unix. Le logiciel est facturé 15 dollars par poste. D'autres éditeurs fournissent des produits semblables : WRQ, Network Associates, HP, Microsoft, KeyServer, Attest Systems, Pathfinder, Tally Systems, etc.